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¿Cuál es la frecuencia? Usando la función de FRECUENCIA de Excel

Por David H. Ringstrom, CPA

De vez en cuando puede que quieras determinar cómo los artículos se encuentran dentro de rangos específicos. Por ejemplo, un profesor puede querer saber cuántos estudiantes obtuvieron A, B, C, etc. Un administrador de cartera de bienes raíces puede querer saber cuántos edificios caen dentro de los rangos de 250.000, 500.000 y un millón de pies cuadrados, respectivamente. En tales casos, la función de FRECUENCIA de Excel es la herramienta adecuada para el trabajo.

¿Cuál es la frecuencia? Usando la función de FRECUENCIA de Excel

La función de FRECUENCIA tiene dos argumentos:

  • data_array – un rango de células que contienen valores numéricos
  • bins_array -una gama de celdas que contienen contenedores en los que se deben agrupar los valores numéricos

La FRECUENCIA tiene una característica especial, en que no se escribe simplemente en una celda y se presiona Enter. En su lugar, debes seleccionar las celdas donde quieres poner la función de FRECUENCIA, escribir la fórmula y luego presionar Ctrl-Mayús-Entrar. Si simplemente presionas Enter, entonces FREQUENCY puede devolver un resultado incorrecto. Veamos un ejemplo sencillo.

Como se muestra en la figura 1, supongamos que un profesor desea determinar cuántos estudiantes obtuvieron cada letra de calificación. Las columnas A y B de la figura 1 contienen los nombres de los estudiantes y sus calificaciones. Las columnas D y E contienen las calificaciones de las letras y el valor superior de cada rango de calificaciones de las letras.

Figura 1: Las celdas B1:B10 servirán como el data_array, mientras que las celdas E1:E5 servirán como el bins_array.

Ahora que hemos establecido nuestros datos, estamos listos para usar la función de FRECUENCIA. Primero, seleccionaremos las celdas F1 a F5, como se muestra en la figura 2.

Figura 2: Selecciona las celdas F1 a F5 antes de que escribas la función FRECUENCIA.

Una vez que hayas seleccionado las celdas F1 a F5, escribe la fórmula que se muestra en la Figura 3, y luego presiona Ctrl-Mayús-Entrar. FREQUENCY no funcionará correctamente si simplemente presionas Enter y tratas de copiar la fórmula a las celdas adyacentes.

Figura 3: Asegúrese de pulsar Ctrl-Shift-Enter después de completar la función de FRECUENCIA.

Como se muestra en la Figura 4, cuando se presiona Ctrl-Mayúsculas-Enter, Excel llena las celdas F1 a F5 con la función de FRECUENCIA. Fíjate también en los corchetes que Excel añade alrededor de la fórmula. Estos indican una función de matriz, y estos corchetes sólo se pueden agregar presionando Ctrl-Shift-Enter después de escribir o editar la fórmula. A diferencia de la mayoría de las fórmulas que agregan resultados en una sola celda, FRECUENCIA requiere que seleccione un rango de celdas múltiples para funcionar correctamente.

Figura 4: Excel rellena automáticamente las celdas F1 a F5 y añade corchetes rizados alrededor de FRECUENCIA.

Sin embargo, la frecuencia no es sólo para los profesores. Como mencioné al principio del artículo, un gerente de cartera podría querer saber cuántos edificios se definen como pequeños, medianos o grandes, basándose en los metros cuadrados de digamos 250.000, 500.000 y un millón. La figura 5 muestra un ejemplo.

Figura 5: Presione Ctrl-Shift-Enter después de ingresar la fórmula que se muestra en la Figura 5.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .