Todos conocemos las reglas. Con la primera declaración de impuestos de una empresa, se selecciona un método de contabilidad. La mayoría de los programas profesionales de impuestos prefieren el método de contabilidad de caja, por lo que es el método que suele ser seleccionado por la mayoría de los profesionales de impuestos. Sin embargo, quiero que piense en esta elección la próxima vez que marque el efectivo y continúe. Primero, discutamos los diferentes métodos de contabilidad que podemos usar para los impuestos.
Método de caja
Este es el método de contabilidad más elegido por la mayoría de las pequeñas empresas. Con el método de caja, se reconocen los ingresos cuando se pagan, y los gastos (menos los que se ponen en una tarjeta de crédito) cuando se pagan también.
Por ejemplo, digamos que tienes una empresa en su primer año, y te presentan estados financieros basados en la acumulación. ¿Por qué sus libros están basados en el método de contabilidad de acumulación? Porque el propietario de una empresa necesita saber cuánto dinero se le debe y cuánto debe a otras personas. Sin embargo, de acuerdo con los estados financieros, en el primer año, el negocio tiene 75.000 dólares en cuentas por cobrar y ninguna cuenta por pagar. Sus ingresos netos imponibles según los estados del método de acumulación son de 25.000 dólares. Al convertir los estados al método de contabilidad de caja, los ingresos netos serían (50.000 dólares) – lo que parece atractivo. Sin embargo, tienes que pensar en el mañana.
Determinar el método de contabilidad de una empresa en su primera declaración de impuestos parece muy sencillo, pero el hecho es que se mantendrá en la empresa, a menos que se pida permiso para cambiarlo.
Discutamos los diferentes métodos de contabilidad:
Método de acumulación
Con arreglo al método de contabilidad en valores devengados, se reconocen los ingresos y los gastos a medida que se incurren. El método de contabilidad de devengo está estrechamente relacionado con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), pero no exactamente.
En el ámbito fiscal, las cuentas por cobrar se consideran ingresos y las cuentas por pagar se consideran gastos. Sin embargo, se pueden igualar los ingresos con los gastos. Por ejemplo, si usted facturó a un cliente por un trabajo el 24 de diciembre, y no recibió los ingresos hasta el 4 de enero del año siguiente, tiene que reclamar los ingresos en el año en que se incurrió en ellos, que fue el año anterior. Sin embargo, puedes igualar los gastos asociados con ese ingreso en el año en que se incurrió en él, aunque no se pague hasta el año siguiente.
Ahora, si usted es un contador público, tiene diferentes reglas para la conciliación de ingresos y gastos bajo el nuevo método de contabilidad de los estados financieros que usted produce.
Además, sólo a efectos del impuesto sobre la renta, puede acumular los gastos que está obligado a pagar por contrato durante los tres meses siguientes, como alquileres, salarios y otros gastos.
El método de la contabilidad en valores devengados es más útil que el método de la contabilidad en valores de caja cuando una persona o empresa trata de comprender el rendimiento de un negocio en un período de tiempo determinado. Con el método de la contabilidad por acumulación, todos los ingresos y gastos se cotejan entre sí. Todos los ingresos se registran en el período en que se realizan los bienes y servicios, y todos los gastos se registran en el período en que se compran los bienes y servicios. Este método proporciona una buena imagen del rendimiento de una empresa en el plazo determinado.
Método Híbrido
El método híbrido de contabilidad es una combinación de los métodos de caja y de acumulación. El IRS dice que generalmente se puede utilizar cualquier combinación de métodos de contabilidad de caja, devengados y especiales si la combinación refleja claramente los ingresos y se utiliza de manera consistente.
Con el Método Híbrido hay restricciones que se aplican:
- Si es necesario un inventario para contabilizar sus ingresos, debe utilizar un método de acumulación para las compras y ventas, y puede utilizar el método de caja para todos los demás artículos de ingresos y gastos.
Materiales y suministros incidentales y no incidentales:
- A efectos fiscales, el costo de los suministros puede deducirse en el momento de la compra como un gasto empresarial ordinario y necesario, en el caso de materiales y suministros incidentales, o capitalizarse con arreglo a la sección 1.162-3 y contabilizarse como consumido, en el caso de materiales y suministros no incidentales.
- Más concretamente, los materiales y suministros incidentales que se encuentren a disposición al final del año podrán deducirse en el año de la compra siempre que no se lleve un registro del consumo o no se hagan inventarios físicos, a condición de que los ingresos imponibles del contribuyente se reflejen claramente por este método.
- Si utiliza el método del dinero en efectivo para informar de sus ingresos, debe utilizar el método del dinero en efectivo para informar de sus gastos.
- Si utiliza un método de acumulación para informar de sus gastos, debe utilizar un método de acumulación para calcular sus ingresos.
Cualquier combinación que incluya el método de dinero en efectivo se trata como el método de dinero en efectivo a los efectos del IRC §448.
El concepto más básico de todos los métodos de contabilidad es que debe seleccionar el método de contabilidad que refleje claramente sus ingresos y sus gastos.
Reglas especiales
Una vez seleccionado el método de contabilidad, no puede ser cambiado sin la aprobación del IRS (véase más abajo).
Debe seleccionar el método de contabilidad que refleje más claramente sus ingresos y gastos.
CAMBIANDO SU MÉTODO DE CONTABILIDAD
Para cambiar su método de contabilidad, tiene que presentar el formulario 3115. Me gusta referirme a este formulario como «por favor… oh por favor… audíteme ahora». Deténgase y piense en esto, cuando presenta este formulario, básicamente le está diciendo al IRS que nunca ha reflejado claramente sus ingresos y gastos en ninguna declaración de impuestos anterior, y el Servicio puede querer examinar las declaraciones anteriores.
CAMBIO AUTOMÁTICO DE CONTABILIDAD
En el Rev. Proc. 2008-52, 2008-2 C.B. 587, el IRS publicó procedimientos para obtener el consentimiento automático para cambiar los métodos de contabilidad. Entre los cambios en el método de contabilidad a los que se aplica el Rev. Proc. 2008-52 figuran los siguientes
- La utilización del método de contabilidad del efectivo y los desembolsos por parte de ciertos pequeños contribuyentes;
- Gastos comerciales o de negocios (IRC § 162);
- Depreciación o amortización (Código Sección IRC §§ 167, 168, o 197);
- Gastos de capital (IRC § 263);
- Capitalización uniforme, incluyendo los cambios del UNICAP por los productores de personal real o tangible
- propiedad (Rev. Proc. 2002-19, 2002-1 C.B. 696);
- Métodos de contabilidad (IRC § 446);
- Obligaciones emitidas al descuento (IRC § 454);
- Ingresos por suscripción prepagada (IRC § 455);
- Año fiscal de la deducción (IRC § 461);
- Inventarios (IRC § 471);
- Inventarios de último en entrar, primero en salir (LIFO) (IRC § 472);
- Reservas bancarias para deudas incobrables (IRC § 585);
- Descuento de la emisión original (IRC § 1273); y
- Obligaciones a corto plazo (IRC § 1281).
Una advertencia más – un propietario relacionado de más de un negocio DEBE usar el mismo método de contabilidad para todos sus negocios.
La selección de un método de contabilidad no debe tomarse a la ligera. Se debe determinar qué método es un claro reflejo de los ingresos y los gastos, sin mencionar qué método de contabilidad será el más beneficioso para el cliente.