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Creación de una lista de funciones de la hoja de cálculo Excel “Chainsaw”.

Por David Ringstrom, CPA

Dependiendo de su versión de Excel, tiene a su disposición casi 500 funciones de hoja de cálculo diferentes. Algunas funciones de la hoja de trabajo, como CUMIPMT y NPER, son como la motosierra de mi garaje. No las uso muy a menudo, pero cuando lo hago, ninguna otra herramienta es suficiente. Otras funciones son más parecidas a destornilladores y alicates. Las uso tan a menudo que puedo escribirlas mientras duermo. En este artículo, les mostraré una forma fácil de tener lista una lista de funciones de “motosierra” para que no intenten recordar “¿cómo lo hice antes?”

Creación de una lista de funciones de la hoja de cálculo Excel “Chainsaw”.

Guardaremos nuestra lista en un lugar improbable conocido como el Buzón de Nombres. Es casi imposible usar Excel y no notar el Cuadro de Nombres, que aparece justo encima de la esquina superior izquierda del marco de la hoja de trabajo. La mayoría de los usuarios conocen esto como el espacio en Excel donde se puede determinar la dirección de la celda actualmente seleccionada.

Para ver cómo funcionará nuestra lista de motosierras, haz clic en cualquier celda de la hoja de trabajo en blanco y luego escribe un signo igual. Como se muestra en la Figura 1, la dirección de la celda en el Cuadro de Nombre probablemente será reemplazada por SUM, aunque puede que vea otro nombre de función en su lugar. Haga clic en la flecha junto a la palabra SUM (o cualquier función que aparezca allí), y aparecerá una lista desplegable de diez funciones.Como se muestra en la Figura 1, cuando se elige una función como PMT, aparece el Asistente de funciones. A continuación, puedes completar cada campo o tomar un atajo y escribir los argumentos en el primer campo, separados por comas. Recuerda escribir un signo igual en una celda de la hoja de trabajo antes de hacer clic en la flecha dentro del cuadro de nombres; de lo contrario, verás una lista en blanco o una lista de nombres de rango que se ha creado dentro del libro de trabajo actual.

Figura 1: El cuadro de nombres de Excel proporciona un acceso fácil a las funciones recomendadas o utilizadas recientemente.

Las funciones de la hoja de trabajo que se muestran en la Figura 1 representan el conjunto estándar de funciones recomendadas, que puede reemplazar eligiendo otras funciones en el cuadro de diálogo Insertar funciones que se muestra en la Figura 2. Para mostrar este cuadro de diálogo, haga clic en el botón fx de la barra de fórmulas, elija Más funciones o pulse Shift-F3.

Figura 2: Las elecciones que haga de las Funciones de Inserción aparecerán en la lista dentro del Cuadro de Nombres.

Cuando es necesario, es fácil restaurar una barra de fórmula oculta:

  • Excel 2007 y posteriores: Haz clic en la casilla de verificación Barra de Fórmula de la pestaña Vista de Excel.
  • Excel 2003 y anteriores: Elige Ver y luego Barra de Fórmula.
  • Excel 2011 para Mac: Elige la Barra de Fórmula en el menú Ver.

Una vez que se inicia el cuadro de diálogo Insertar función en las versiones de Excel basadas en Windows, se pueden introducir palabras para describir la función deseada, como por ejemplo “interés total de un préstamo”, y luego hacer clic en Ir como se muestra en la figura 2, o utilizar la lista desplegable para examinar las funciones por categoría.Aparecerán breves descripciones a medida que se desplace por la lista dentro del cuadro de diálogo Insertar función. Haga clic en Aceptar o haga doble clic en el nombre de una función para mostrar el Asistente de funciones que se muestra en la Figura 1.

Cualquier función que elija en el cuadro de diálogo Insertar funciones aparecerá en la parte superior de la lista de funciones del Cuadro de nombres, que es la forma en que puede desarrollar su lista de funciones de motosierra. Si utiliza activamente el cuadro de diálogo Insertar funciones, puede que esto le resulte poco beneficioso, pero si es como muchos usuarios que no utilizan esa función con frecuencia, puede servir como una útil lista de funciones favoritas. En el futuro, podrá recordar COUNTIF cuando necesite encontrar valores duplicados o romper lazos, o que SLN calcula la depreciación en línea recta. Y por supuesto, esa FRECUENCIA le permite asociar valores con diferentes umbrales.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .