Saltar al contenido

Corrección de errores en un 1099

Recientemente hablé con el Gerente de Soluciones de Recursos Humanos Jaime Lizotte, que trabaja para ComplyRight, donde la misión es liberar a los empleadores de la carga de rastrear y cumplir con la compleja red de empleo federal, estatal y local. A lo largo del podcast, le hice a Jaime algunas preguntas que creo que otras personas necesitan saber las respuestas.

Primero, ¿puede corregirse la 1099 si se comete un error? Somos humanos, las cosas pasan. Jaime confirmó: absolutamente.

Corrección de errores en un 1099
Corrección de errores en un 1099

Hay dos tipos de 1099 correcciones, denominadas Tipo 1 y Tipo 2. El primero requiere que se presente un solo formulario. Esto puede hacerse si se hace algo como presentar una cantidad de dinero incorrecta o una declaración que no debería haber sido presentada.

El proceso es simple. Rellenas otro formulario (el que usaste originalmente), arreglas la información incorrecta y marcas la casilla «corregida» en la parte superior. Al final, incluye un formulario 1096 de Resumen y Transmisión Anual, también con la casilla «corregida» marcada. Envíelo al destinatario y luego preséntelo de nuevo al IRS.

Los pasos son los mismos que los de la presentación inicial, pero esta vez, la información es correcta.

Las correcciones de tipo 2, explicó Jaime, son un poco más detalladas. Requieren más de un formulario. Se usan para errores como números de pago faltantes o incorrectos, o números de identificación de contribuyentes, y un número de seguro social incorrecto. Un nombre o dirección incorrectos o un formulario original incorrecto (si era un formulario 1099-MISC cuando debería haber sido un formulario 1099-DIV, por ejemplo) son casos de Tipo 2.

En este caso, presentarías el mismo formulario con la casilla «corregido» marcada. La información del pagador y del destinatario es idéntica a la del original, pero usted pone a cero el importe. Eso indicará que está poniendo a cero el formulario original. Entonces, rellene un nuevo formulario con la información correcta en su lugar. Envíelo al destinatario y al IRS.

Ahora, hablemos de la prevención de errores. En Powerful Accounting, una medida de seguridad que empleo es que cuando estamos listos para empezar a archivar electrónicamente los 1099s, hacemos que los dueños del negocio firmen las listas y autoricen que la información sea correcta.

Mi consejo para usted es que compruebe la información antes de presentar nada, sobre todo en situaciones en las que se le encontraría responsable de las correcciones necesarias. Como dueño de mi negocio, no quiero absorber los costos por los errores de otros o por algo que se me haya pasado.

Jaime estuvo de acuerdo. Verifica, verifica, verifica. efile4biz.com es un buen recurso de precaución, ya que proporciona una manera de que el usuario ejecute un informe resumido y confirme los números rápidamente.

Como profesionales, hay oportunidades para el error. Si accidentalmente envías el número de seguro social equivocado, acabas de crear el riesgo de fraude de identidad. Recomiendo encarecidamente manejar estos registros electrónicamente. No sólo tienes un registro fiable, sino que las correcciones son mucho más fáciles.

También le pedí a Jaime que nombrara algunos errores comunes que la gente comete con sus 1099. Citó cantidades monetarias incorrectas, nombre o dirección incorrectos y llenar el formulario equivocado como asuntos populares.

Al final de la temporada de presentación de la 1099, el IRS envía una notificación a los propietarios de negocios si hay alguna diferencia entre lo que se informó y lo que tienen en el archivo. El cliente a menudo se asusta cuando es alertado. En algunos casos, es un percance de dirección y no es gran cosa, pero podría ser un número de identificación fiscal.

Por eso es tan importante tener un formulario como el W-9 en el archivo: para cubrirse. Requerimos registros electrónicos en Powerful Accounting. No estoy en el negocio para cubrir los gastos. Y si el dueño de un pequeño negocio está preparando su propio 1099, ese es un servicio al que puedes acceder. Sólo porque una persona sea buena en la gestión de un negocio, no es necesariamente buena en la contabilidad. Como ya he dicho, ten esa conversación con los clientes. Protéjalos de posibles problemas de fraude.

Jaime recordó a los oyentes que la temporada de regreso y reportaje es muy rápida. Estén al tanto. Usa un sitio como efile4biz, o contrata a alguien que esté familiarizado con el proceso. Los formularios 1099 y W-2 ya no son elegibles para una extensión automática… El formulario 8809 debe ser presentado para una extensión.

Recibir golpes de las sanciones puede hacer o deshacer un negocio, y el IRS no tiene mucha paciencia. Te multarán. Déjenos ayudarle a evitar eso. Grita a Jaime y al resto de ComplyRight por ser aliados en la lucha contra el fraude.

Artículos relacionados

Cómo los clientes pueden prevenir la malversación de activos

Cuando los clientes dicen: «¡Deberías haberlo sabido!»