Resolver el problema de las cajas de zapatos es el equivalente contable de curar una enfermedad, dice el escritor y conferencista de tecnología contable Brian Tankersley, refiriéndose a los clientes con problemas tecnológicos que mantienen sus registros en cajas de zapatos. «Alguien eventualmente lo resolverá y se pondrá cada vez mejor. Si encuentran la cura, creen que cambiarán el mundo.» La pregunta es, ¿hay herramientas que ayuden a convertir a los clientes de las cajas de zapatos?
Tankersley hizo sus comentarios después de ver un nuevo programa de complemento de nubes llamado Hubdoc. Pero en medio de la actual temporada de impuestos, FileThis.com, LedgerSync y otras aplicaciones de recolección de datos y captura de gastos como el Receipt Bank también están apuntando al «gran reto de la contabilidad de la caja de zapatos».
Los contadores pueden querer hacerlo esta temporada o empezar a experimentar en el tiempo de inactividad después del 15 de abril. Dijo Tankersley, «Pruébalo con 3-4 clientes. Probablemente despedirás a tus clientes de la caja de zapatos porque no puedes ganar dinero. ¿Por qué no intentarías esto para tratar de salvar la relación con el cliente?»
El fundador de Hubdoc, Jamie Shulman, dijo a AccountingWEB que la aplicación estaba diseñada para «automatizar la contabilidad y la teneduría de libros» yendo a los sitios web de los bancos y utilizando la tecnología de escaneo de imágenes para recopilar registros bancarios, imágenes de documentos, recibos y demás. Luego coteja los datos en bruto y los entrega a otras aplicaciones de contabilidad:
Al acceder a las transacciones en pantalla, Hubdoc también puede descargar imágenes de cheques y adjuntarlas como archivos a esa transacción. La tecnología para hacer esto fue desarrollada internamente y le da a Hubdoc la ventaja de proporcionar una solución completa de captura de datos, dijo Shulman. Si no hay una fuente de datos electrónicos, Hubdoc también puede ejecutar el reconocimiento óptico de caracteres en un archivo PDF y alimentarlo en las cuentas.
Incluso con la combinación de alimentación bancaria y OCR, Hubdoc no va a estar al 100%, dijo Tankersley, «Pero será un buen intento universitario con el que podrás trabajar», dijo.
FileThis.com es otra aplicación que merece un experimento o dos, según Tankersley. Lleva más tiempo en el mercado que Hubdoc y es una herramienta interesante para recopilar datos de contabilidad.»Funciona con 3.000 fuentes de datos diferentes, incluyendo bancos, Amazon, Amex, Charter, Verizon y diferentes herramientas de almacenamiento en la nube», dijo.
Si se enfrenta a una persona con caja de zapatos, FileThis.com le permitirá salir y recopilar datos básicos de tarjetas de crédito, bancos y la documentación en línea del cliente. También es una buena herramienta de cambio de horario antes de la temporada alta, ya que puede recopilar datos electrónicamente que puede procesar en momentos de menor actividad.
El director general de FileThis.com, Brian Berson, dijo a AccountingWEB que la compañía comenzó como un servicio de gestión de documentos electrónicos para el consumidor, pero que ha sido «arrastrada» al mercado fiscal.
«Para el mundo de la contabilidad es fundamental que se entreguen los documentos de origen», dijo.
Los propietarios únicos que tienen una caja de zapatos de cosas que traen a su contador cada año deberían estar en una solución de contabilidad en la nube, aconsejó Tankersley: «Escoge uno: SageOne, FreshBooks, QuickBooks Online, Wave, Kashoo, etc. Esto facilita al cliente el seguimiento y la presentación de informes sobre ingresos y gastos, y permite al contable practicar la contabilidad en lugar de ser un empleado de introducción de datos excesivamente remunerado».
Incluso si es demasiado tarde para utilizar las aplicaciones para recopilar la información de 2014, los profesionales deben tratar de poner en marcha una estrategia para trabajar con la información digital para el retorno de 2015, dijo.
«La relación contable para los clientes de la caja de zapatos suele ser una o dos veces al año, así que si no trabajan con los clientes de la caja de zapatos en los datos de 2015 ahora, será demasiado tarde para reunir los datos automáticamente necesarios para la próxima temporada de impuestos».
¿Qué éxitos ha tenido con la automatización del desafío de la caja de zapatos? ¿Alguna de estas nuevas herramientas ya te han ayudado a resolverlo? Siéntete libre de compartir tus experiencias publicando un comentario a continuación.