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Convertir libros de trabajo XLS en dos pulsacionesConvertir libros de trabajo XLS en dos pulsaciones

Hay una buena posibilidad de que cualquier software que use para exportar datos a Excel esté haciendo su día un poco más difícil de lo que debería. Esto se debe a que muchos programas – particularmente ciertos programas de contabilidad populares basados en la nube – exportan informes a Excel en un formato obsoleto. En este artÃculo hablaré de tres formas de convertir tales libros de trabajo en un formato utilizable, y de agilizar el proceso hasta dos pulsaciones de tecla.

El formato de libro de trabajo XLS se suele denominar formato de libro de trabajo Excel 97-2003, y por una buena razón. Esas versiones de Excel soportaban hojas de cálculo con 65.636 filas y 256 columnas. Los formatos modernos de libros de trabajo, como XLSX, permiten más de un millón de filas y aproximadamente dieciséis mil columnas. Sin embargo, tal vez no te des cuenta de la profundidad de la frustración que pueden causar los libros de trabajo XLS porque los otros efectos secundarios son sutiles. En primer lugar, a partir de Excel 2007, a veces aparece el mensaje del Verificador de compatibilidad cuando se guardan libros de trabajo XLS, que puede enviar archivo por archivo haciendo clic en la casilla de verificación que se muestra en la Figura 1. Como se ilustra en la Figura 2, se encontrará con funciones desactivadas, y Excel le impedirá copiar hojas de trabajo de un archivo XLSX al libro de trabajo XLS.

Convertir libros de trabajo XLS en dos pulsacionesConvertir libros de trabajo XLS en dos pulsaciones
Convertir libros de trabajo XLS en dos pulsacionesConvertir libros de trabajo XLS en dos pulsaciones

Figura 1: La pregunta del corrector de compatibilidad es la menor de sus preocupaciones con los cuadernos de trabajo XLS.

Figura 2: Las características deshabilitadas y los mensajes crípticos activados por los libros de trabajo XLS a menudo obstaculizan a los usuarios de Excel.

Hay una solución simple, como se ilustra en la Figura 3, que es usar el comando Convertir para actualizar los libros de trabajo a un formato moderno. El comando Convertir puede parecer esquivo, ya que sólo aparece cuando se necesita, pero es fácil de usar:

  1. Excel 2010 y posteriores: Selecciona Archivo y luego haz clic en Convertir en la pestaña Información.
  2. Excel 2007: Haz clic en el botón de Office, y luego en el comando Convertir que aparece bajo el comando Abrir.
  3. Haga clic en la casilla “No me pregunte de nuevo sobre la conversión de libros de trabajo”, y haga clic en OK.
  4. Haga clic en Sí en el segundo aviso que aparece.

Figura 3: Utilice el comando Convertir para actualizar su libro de trabajo a un formato XLSX.

Sin desorden, sin alboroto, su libro de trabajo XLS se cambia en su lugar por una versión moderna que no tendrá nada del equipaje mostrado en las figuras 1 y 2. Estos comandos no son difíciles de llevar a cabo, pero si con frecuencia exporta informes a Excel desde una plataforma que sólo puede generar libros de trabajo XLS, es probable que desee agilizar su flujo de trabajo tanto como sea posible. Aquí es donde entra en juego el atajo de dos teclas.

Como se muestra en la Figura 4:

  1. Haga clic en la flecha al final de la barra de herramientas de acceso rápido en Excel 2007 y posteriores.
  2. Elija más comandos.
  3. Seleccione la pestaña Archivo.
  4. Haga doble clic en Convertir a formato XML de Open Office (esto le permite omitir el botón Agregar).
  5. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

Cuando toques la tecla Alt, Excel revelará el número de acceso directo para el nuevo comando Convertir, que se basa en el orden en que el comando aparece en la barra de herramientas de acceso rápido. Si el comando Convertir es el cuarto icono de la barra de herramientas, su atajo de teclado será Alt-4. La mayor parte del tiempo en Excel este nuevo comando estará desactivado, pero cada vez que se encienda querrá realizar estos dos pasos:

  1. Presione Alt-4 (o el número asociado al comando)
  2. Pulse Intro para cerrar el mensaje “¿Desea cerrar y volver a abrir?”.

Ahora el comando se desactivará de nuevo. Si encuentra un aviso adicional sobre la conversión de libros de trabajo, haga clic en la casilla de verificación para suprimir ese aviso en el futuro.

Figura 4: Agilice su flujo de trabajo añadiendo el comando Convertir a la barra de herramientas de acceso rápido.

Sobre el autor:

David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Póngase en contacto con David en [correo electrónico protegido] o sígalo en Twitter. David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link y escribe artículos independientes sobre Excel para AccountingWEB, Going Concern, et.al.