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Controlar el inventario antes de que te controle a ti

Por Mary Ellen Biery, Especialista en Investigación, Sageworks Inc.

El incierto entorno económico de hoy en día significa que los propietarios de negocios y los directores financieros quieren tener a mano tanto dinero como sea posible para los “desconocidos”, y eso significa asegurarse de que su dinero no esté atado en el inventario por mucho tiempo.

Controlar el inventario antes de que te controle a ti
Controlar el inventario antes de que te controle a ti

Los datos recientes muestran que las empresas privadas de los Estados Unidos, en promedio, han visto aumentar su proporción de días de inventario en un 16% desde 2009. Eso significa que el número de días desde que se compran las materias primas hasta que se venden los productos terminados es de casi 24 días desde los 20,5 días de hace tres años.

Por supuesto, es necesario un cierto crecimiento de los inventarios cuando las ventas aumentan, y las ventas han aumentado para las empresas privadas.

“Siempre he sido partidario de que cuanto menos inventario haya, mejor, pero hay que ser capaz de satisfacer la demanda”, dijo Michael W. McNeilly, director de servicios de asesoramiento de Sageworks Inc.

Pero él y otros expertos dicen que el dinero en efectivo es la sangre de un negocio, así que es una buena idea manejar el inventario de cerca. Junto con los pagos posteriores de los clientes, que muchas empresas de EE.UU. están experimentando, un ciclo de rotación de inventario más largo significa menos dinero disponible para comprar nuevos equipos, alquilar o hacer crecer su negocio.

McNeilly ha trabajado con muchos negocios que operan con la creencia tradicional de que mantener mucho inventario ayuda a crear una mejor presentación de la mercancía para los clientes.

“Algunos propietarios de negocios también pueden creer que un mayor inventario les permite obtener descuentos en la compra a granel de los proveedores”, dijo. “Eso puede sonar bien, pero las compras a granel en muchas situaciones sólo ocupan espacio y atan el dinero. Siempre es un acto de equilibrio, pero el mercado actual a menudo permite tener a mano un inventario más pequeño con entrega el mismo día o al día siguiente de un inventario adicional”.

“Tener un buen control de su inventario le permite no sólo ofrecer una selección más amplia de productos, sino que también puede liberar niveles significativos de flujo de caja, sin dejar de prestar el servicio que sus clientes demandan”, dijo.

El consultor Bob Phibbs, que ha trabajado con Lumber Liquidators, Hunter Douglass y otros a través de su empresa, The Retail Doctor, dice que un buen lugar para empezar a gestionar su inventario es realizar un recuento físico. Esta es una buena idea para el seguro. “También es un gran determinante de la salud de tu tienda”, dijo.

Una vez que tengas un recuento de inventario, puedes calcular tu “abierto para comprar” (cuánto puedes comprar basado en lo que ya tienes en tu tienda). También debería obtener una mejor imagen de su “loquero”, que es la diferencia entre lo que pensaba que tenía y lo que realmente tiene – por lo general causada por no revisar las facturas, por teclear incorrectamente los artículos y por el robo. Y puedes planificar los cambios. “Sin un inventario físico no tienes información precisa”, dijo Phibbs.

Aquí hay algunos otros consejos para mejorar la gestión de los inventarios:

  • Supervisar el pedido. Manejar cuidadosamente los puntos de pedido para el inventario – el lado de “quién-pedir-qué-cuando” del negocio. Utiliza un sistema que permita al negocio ordenar rápidamente cuando sea necesario para que tu dinero no esté atado a la mercancía.
  • Ventas del estudio. Observa los patrones de venta de los bienes para aprender qué es lo que está sentado por mucho tiempo o no se mueve en absoluto. Si las ventas de ciertos artículos son bajas, puede ser necesario hacer descuentos para sacarlos y reemplazarlos por algo que se mueva.
  • Examinar el inventario. Examina continuamente tu inventario en base a los productos para ver lo que se mueve. Al igual que en tu estudio de las ventas, hacer esto puede llevarte a ofrecer descuentos para sacar de las estanterías la mercancía sobrante o indeseable para que el inventario de venta rápida pueda reemplazarla. Los descuentos también pueden atraer más clientes a la tienda.
  • Previsión de ajuste. Asegúrate de que tu empresa utiliza un buen sistema para pronosticar las necesidades de inventario. Quiere que los niveles de inventario/suministro sean lo más bajos posibles sin afectar negativamente al negocio. Aquí es donde su contador puede proporcionar consejos valiosos basados en la experiencia sobre cómo utilizar su sistema de contabilidad de manera más eficaz, cómo mejorar los controles internos o cómo ver y gestionar el inventario de otra manera.
  • Proveedores del estudio. Identifique no sólo a sus proveedores actuales, sino también algunas opciones. Esos proveedores alternativos pueden estar ansiosos por ganarse su negocio. “Presionar a los proveedores para que le entreguen el inventario rápidamente le permite utilizar al proveedor para el almacenamiento”, dijo McNeilly. “Tener una mejor comprensión de los proveedores disponibles y de sus precios y capacidades de entrega, junto con una mejor comprensión de sus necesidades de inventario, permitirá una rápida mejora del flujo de caja”.

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Sobre el autor:

Mary Ellen Biery es especialista en investigación en Sageworks, una empresa de información financiera que proporciona aplicaciones de análisis financiero y de evaluación comparativa a empresas de contabilidad y empresas privadas. Es una veterana reportera financiera cuyos trabajos han aparecido en The Wall Street Journal y en Dow Jones Newswires, CNN.com, MarketWatch.com, CNBC.com, y otros sitios.