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Contratos federales: Propuestas de costos: Por qué, cómo, cuándo

Por Marcelle Green, directora de marketing, VBP OutSourcing, Inc .

Cuando se licita o se cumple un contrato federal, es probable que se le pida que presente una propuesta de coste. ¿Qué es, cómo lo haces y cuándo se requiere? Las respuestas variarán dependiendo de su contrato y situación.

Contratos federales: Propuestas de costos: Por qué, cómo, cuándo
Contratos federales: Propuestas de costos: Por qué, cómo, cuándo

Hay dos tipos básicos de propuestas de costos: las propuestas de costos iniciales, que se hacen antes de ganar un contrato, y las propuestas de costos incurridos, que son un informe anual de los costos reales de su empresa para cumplir un contrato. Ambas cubren los costos directos e indirectos del cumplimiento de un contrato.

Las reglas para el primer tipo se explican a continuación. El segundo tipo, Propuestas de Costos Incurridos, es mucho más simple: todos los contratistas deben presentar una. Se utiliza un formulario electrónico llamado ICE (Incurred Cost Electronically), y debe ser presentado dentro de los seis meses siguientes al final del año fiscal del contratista (no del gobierno federal). Se pueden conceder prórrogas en determinadas circunstancias. El ICE está disponible como descarga gratuita ; lo encontrará en la lista de publicaciones del DCAA.

¿Cuándo se requiere una propuesta de costo?

Puede ser necesario presentar una propuesta de costo inicial como parte del proceso de licitación por una de dos razones:

– Si se requiere en el RFP (Request For Proposal)

– Si el contrato está sujeto a la TINA (Ley de la Verdad en las Negociaciones)

El primer requisito se explica por sí mismo. A veces el RFP incluso indicará el formato que el oficial de contratación quiere ver, ya que las Regulaciones Federales de Adquisición (FAR) simplemente establecen en las FAR 15.403-4 y 15.403-5 que las propuestas de costes “se presentarán en una forma aceptable para el oficial de contratación”. A veces el RFP requerirá que el contratista presente el formulario DD 1921 o 1921-1 .

La TINA (10 U.S.C. 2306a y 41 U.S.C. 254b) exige a los oferentes que presenten datos de costos o precios si una adquisición supera el umbral de la TINA y no se aplica ninguna de las excepciones a los requisitos de datos de costos o precios. El umbral de la TINA es actualmente de 550.000 dólares; se pueden conceder exenciones a la TINA si:

– Existe una adecuada competencia de precios para el producto o servicio

– Precio del producto o servicio fijado por ley o reglamento

– El producto es un artículo comercial

– El contrato es una modificación de un contrato o subcontrato para un artículo comercial

Esencialmente, el gobierno quiere asegurarse de que está pagando un precio justo por los bienes o servicios descritos en el contrato. El gobierno quiere que el contratista obtenga un beneficio justo (que puede ser explicado en el contrato), pero no uno escandaloso. Cuando hay poca o ninguna competencia de precios para un contrato – particularmente cuando la empresa es la única fuente de un producto o servicio – el gobierno es particularmente vigilante. La TINA ordena que el contratista dé al gobierno todos los datos de costos que tenga, para que el gobierno y el contratista puedan negociar usando la misma información

¿Cuáles son los elementos de una propuesta de costo?

Una propuesta de costos incluye dos elementos: las proyecciones o estimaciones de costos y los datos utilizados para respaldar esas estimaciones. Esos datos deben incluir

  • Horas de trabajo – desglose de horas por fases de tiempo, tasas por categoría Y base de estimación
  • Lista de materiales que identifica el artículo, la fuente, la cantidad y el precio
  • Análisis de precios de todos los subcontratos
  • Análisis de costos de los subcontratos que superan el umbral de TINA
  • Autorizaciones de trabajo entre divisiones por elemento de costo
  • Datos de costos o precios para los subcontratos de más de 10 millones de dólares o el 10% del precio de la prima y por encima del umbral TINA (propuesta real del subcontratista y datos asociados)
  • Competencia de precios adecuada – datos que muestran el grado de competencia y la base para establecer la fuente y el carácter razonable del precio
  • Costos indirectos – tasas, desglose de costos y cómo se calculan los costos
  • Otros costos, como los de viaje y embalaje, junto con las bases para la fijación de precios
  • Regalías
  • Costo del dinero – Formulario CASB-CMF y cálculo de la cantidad propuesta (normalmente se proporciona al Oficial Administrativo de Contratación (OAC) en apoyo de las negociaciones de las tasas)

Muchos de estos elementos pueden requerir una explicación adicional: La FAR establece que las regalías de más de 1.500 dólares, por ejemplo, deben incluir información sobre licencias y patentes. Los costos indirectos deben basarse en las categorías enumeradas en el ICE, aunque éste no se utilice para las propuestas de costos presentadas como parte de una licitación o negociación de un contrato.

Además, una propuesta de costo debe incluir todos los factores que puedan hacer que los costos del contratista cambien. El oficial de contrataciones puede especificar el uso de la Tabla 15-2 de las FAR, que requiere que los datos sean certificados. La certificación requiere que esta declaración se incluya en la propuesta de gastos:

Se certifica que, a mi leal saber y entender, los datos sobre costos o precios (según se definen en la sección 2.101 del Reglamento de Adquisiciones Federales (FAR) y se requieren en virtud de la subsección 15.403-4 del FAR) presentados, ya sea en forma real o mediante identificación específica por escrito, al Oficial de Contrataciones o al representante del Oficial de Contrataciones en apoyo de ____* son exactos, completos y actualizados a partir de ____**. Esta certificación incluye los datos de costos o precios que respaldan cualquier acuerdo anticipado y acuerdo de tasas de precios futuros entre la oferta y el Gobierno que forman parte de la propuesta.

Firma ___________________________

Firma _______________________

Nombre __________________________

Título ___________________________

Fecha de ejecución***______________

*Identifica la propuesta, solicitud de ajuste de precio.

**Inserte el día, mes y año en que concluyeron las negociaciones sobre el precio y se llegó a un acuerdo sobre el mismo o, si procede, una fecha anterior acordada entre las partes que se aproxime lo más posible a la fecha de acuerdo sobre el precio.

***Inserte el día, mes y año de la firma, que debe ser lo más cercano posible a la fecha en que se concluyeron las negociaciones del precio y se acordó el precio del contrato.

El oficial de contrataciones tiene el derecho legal de solicitar y examinar todos los datos de un contratista utilizados para preparar una propuesta de costos. Obsérvese que sólo los datos de los costos, y no las proyecciones/conclusiones extraídas de ellos, requieren certificación. Existe un mecanismo de corrección de los datos que el contratista considere más tarde que son incorrectos, así como sanciones por suministrar información inexacta.

Para una mirada más profunda sobre las propuestas de costos, un excelente punto de partida es la información del capítulo 3 de Información para Contratistas, una guía gratuita disponible en DCAA (ver en la sección de Publicaciones).