Por Marcelle Green, Directora de Marketing, Centro de Recursos DCAA
Ciertos gastos son costos legítimos de hacer negocios, pero el gobierno federal no los reembolsa como parte de un contacto federal.
¿Su negocio hace publicidad? ¿Hace donaciones o contribuciones a organizaciones sin fines de lucro? ¿Paga intereses por préstamos u otras deudas?
Lo más probable es que lo haga, y cualquier empresario estaría de acuerdo en que estos, junto con muchos otros, son costos legítimos de hacer negocios.
Pero no al gobierno federal. O, más precisamente, son costos que el gobierno no reembolsará por contratos que incluyen costos como parte del precio. (La mayoría de los contratos federales lo hacen.)
Según el FAR (Reglamento Federal de Adquisiciones), hay una serie de gastos comerciales que deben figurar en el sistema contable de una empresa, pero que están específicamente excluidos del reembolso del gobierno. Esos gastos, en términos generales, son:
- Publicidad
- Costos de viaje en avión en exceso de la opción más baja disponible
- Alcohol
- Costos de automóviles para uso personal
- Servicio de la deuda
- Donaciones y contribuciones
- Entretenimiento
- Costo de los bienes y servicios para uso personal
- Cabildeo
- Vivienda personal y gastos de subsistencia
- Relaciones Públicas
Pero no es tan simple. Por ejemplo, la ley FAR 31.205-1 desautoriza la mayoría de los gastos de publicidad, excepto los que se requieren específicamente por contrato, o para adquirir artículos escasos para el cumplimiento del contrato o para disponer de chatarra o materiales excedentes adquiridos para el cumplimiento del contrato. Las empresas pueden cobrar al gobierno por asistir a ferias comerciales para promocionar productos que normalmente se venden al gobierno, pero no pueden deducir los costos de regalos (botín), alcohol o entretenimiento. (Hasta aquí el uso de mojitos para romper la resistencia de las ventas.)
¿Necesita enviar a un ejecutivo en un avión como parte del contrato? FAR 31.205-46 dice que sólo se permite la tarifa aérea más baja durante las horas normales de trabajo. Pero, por supuesto, hay circunstancias en las que se permitirían costos más altos: cuando dichos alojamientos requieren una ruta tortuosa, requieren viajar durante horas no razonables, prolongan excesivamente el viaje, dan como resultado un aumento de los costos que compensaría los ahorros en el transporte, no son razonablemente adecuados para las necesidades físicas o médicas del viajero, o no están razonablemente disponibles para cumplir con los requisitos de la misión.
Esto no significa que no se permita a una empresa incurrir en estos costos; simplemente significa que el gobierno no está dispuesto a pagarlos, ya sea directa o indirectamente, a través de contratos gubernamentales. Para gestionar estos gastos, se deben establecer cuentas separadas para evitar cargarlos a los contratos auditados por la DCAA. Cuando se establece un plan de cuentas, las empresas deben incluir un fondo común de gastos (o categoría) para los gastos no admisibles.
Dado que las disposiciones del contrato a veces permiten ciertos costos que no son permisibles en las FAR, las compañías deben revisar el contrato cuidadosamente para detectar cualquier diferencia con las FAR. Además, las empresas deben tener políticas escritas que muestren qué costos se clasificarán como no permisibles y cómo la empresa establecerá su sistema de contabilidad para evitar cobrar al gobierno por gastos no permisibles.
Sobre el Centro de Recursos DCAA
El Centro de Recursos DCAA es un recurso en línea para los contratistas del gobierno y las empresas de contabilidad y otros consultores que les prestan servicios. El centro es el primer recurso completo e imparcial para todo lo relacionado con DCAA, e incluye información sobre todos los aspectos de la contabilidad de costos del gobierno y recursos tanto para los contratistas del gobierno como para los contadores.