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Contadores y tenedores de libros que trabajan con clientes de QuickBooks: QuickBooks Hosting se aproxima a la realidad.

Desde que los primeros proveedores de servicios de aplicaciones comenzaron a ofrecer servicios de alojamiento para los productos de escritorio de Intuit QuickBooks, la idea de ejecutar ediciones de escritorio de QuickBooks en la nube ha creado tanto intriga como confusión entre los profesionales de la contabilidad y sus clientes.  Parte del problema es el término “nube”, que parece equiparar las ediciones de escritorio de QuickBooks alojadas con la verdadera aplicación en la nube, la edición QuickBooks Online.  Pero QuickBooks alojado no es QBO, es un modelo de servicio desarrollado alrededor de las versiones de escritorio reales de QuickBooks: Pro, Premier y Enterprise.

Si bien es cierto que ambas soluciones – QuickBooks alojado y QuickBooks Online – ofrecen una funcionalidad de contabilidad en línea accesible y administrada centralmente, los servicios subyacentes son muy diferentes y funcionan con “reglas” completamente distintas.  Una de las reglas, o condiciones, que difiere entre las dos soluciones es que con el servicio alojado de QuickBooks, también se pueden ejecutar otras aplicaciones empresariales y gestionar otros datos empresariales, no sólo aplicaciones y datos de QB.  Esta es una capacidad esencial cuando se considera que el software de escritorio de QuickBooks se integra y aprovecha la funcionalidad que se encuentra en otras soluciones empresariales populares, como Microsoft Office.

Contadores y tenedores de libros que trabajan con clientes de QuickBooks: QuickBooks Hosting se aproxima a la realidad.
Contadores y tenedores de libros que trabajan con clientes de QuickBooks: QuickBooks Hosting se aproxima a la realidad.

En muchos servicios de hospedaje de QuickBooks, la inclusión del hospedaje de aplicaciones de Office es típica debido a la dependencia de la funcionalidad de esas soluciones (informes en Excel, escritura de cartas en Word y envío de correos electrónicos a Outlook).  Sin embargo, cuando se trata de otras herramientas o integraciones de aplicaciones, se hace necesario un servicio de hospedaje personalizado.   Cuando surja la necesidad de aplicaciones o integraciones adicionales, se deberá considerar la mejor manera de orientar y aplicar esos complementos.

Por ejemplo, si una empresa cliente depende en gran medida de una solución que se integra con QuickBooks, y utiliza la solución para manejar las tareas diarias de la empresa, entonces tiene mucho sentido crear un entorno de alojamiento específicamente para ese cliente.  El cliente podría acceder a su conjunto único de soluciones, y los profesionales de contabilidad pueden ser invitados a participar en ese sistema.  Esto mantiene los datos en un lugar, administrados y controlados, pero permite que todas las partes que necesitan acceso tengan acceso.

En otras situaciones, puede haber una herramienta o utilidad necesaria para ayudar a obtener datos de un lugar a otro, y esta herramienta o utilidad no es algo que el cliente utilice en su trabajo diario.  En este tipo de escenario, puede tener sentido que el contador tenga un entorno personalizado que le permita utilizar las herramientas y soluciones que ayudan a la integración, organización, validación o revisión de los datos.  En muchos casos, el contador o el tenedor de libros puede realizar estas integraciones de datos o sincronizar las operaciones directamente en el archivo de datos del cliente, de modo que éste (utilizando un servicio “genérico” con sólo QuickBooks alojado) pueda entonces acceder y ver los datos integrados.  En este caso, sólo el profesional de la contabilidad dispone de los instrumentos adicionales necesarios, lo que permite que el costo del alojamiento para el cliente siga siendo inferior.  Abordar un entorno de hospedaje de esta manera podría permitir al profesional de la contabilidad desarrollar un enfoque especializado o personalizado para atender a un tipo específico de cliente, incorporando la agregación o integración de datos entre bastidores y otros tipos de apoyo al proceso como parte del servicio general prestado.

La clave para desarrollar el modelo adecuado de alojamiento de aplicaciones y de servicios de contabilidad subcontratados es centrarse en la forma en que la práctica utilizará las soluciones de alojamiento para mejorar la eficiencia de los servicios y los procesos, atender mejor y más plenamente las necesidades de los clientes y diferenciarse de sus competidores en el mercado.  Aplicando adecuadamente el servicio de hospedaje y la solución en línea, los clientes empresariales y los profesionales de la contabilidad que los apoyan se beneficiarán al obtener la información y la funcionalidad de la aplicación que necesitan, cuando la necesiten.

¿Tiene sentido?

J

Originalmente publicado en mi blog