Imagine la capacidad de recibir información instantánea para ayudar a sus clientes sobre la marcha. O mejor aún, ayudar a los clientes sin que ellos lo sepan.
Bienvenido al mundo de la contabilidad predictiva
Hay unas pocas empresas que lo consiguen, como Interactive Accounting, una empresa de contabilidad de servicio completo que ofrece servicios de contabilidad, impuestos, contabilidad y asesoría. También ayudan con la recaudación de capital. ¿Pero cómo lo hacen… y puedes hacerlo tú también?
Lisa Callaghan es la directora general. Ella dice que han aprendido mucho al ser una práctica 100% en la nube. Y, son una de las pocas empresas que he visto que realmente sabe lo que significa estar conectado. Desde la perspectiva de la empresa, son más capaces de planificar, programar, asignar personal y comprender la capacidad.
Disfruta de mejores relaciones con los clientes
Con la información en tiempo real, una pequeña empresa puede ver fácilmente lo que está pasando e identificar los problemas inmediatamente. Y poder revisar los mismos datos en tiempo real con un cliente que está en otro lugar los deja boquiabiertos. Lisa basa gran parte del éxito de la Contabilidad Interactiva en la nube y en las mejores relaciones que les ha permitido cultivar.
La contabilidad predictiva lleva las cosas un paso más allá. Imagina tener un cliente de alto crecimiento basado en un inventario con plazos de facturación de 30 días – y luego ser capaz de advertirle con seis semanas de anticipación que todo su capital de trabajo estará encerrado en el inventario y los deudores. Con esta información vital, el contador puede aconsejar proactivamente a su cliente sobre la preocupación y ayudarles con las opciones de financiación.
Muchas veces es difícil para un CEO o un empresario admitir que las cosas no van bien. Y a algunos les resulta difícil pedir ayuda. Sin embargo, cuando los datos están ahí para ti, es fácil comenzar una conversación simple y proactiva. A los clientes les encanta.
Abraza un nuevo estilo de trabajo
¿Cómo lo hace la Contabilidad Interactiva? En primer lugar, Lisa dice que su práctica en la nube es más que sólo ir sin papel. «Es un estilo de trabajo», dice. «Usamos la tecnología para hacer una respuesta rápida. La mayor parte de lo que hacemos es el modelo de software como servicio (SaaS). Todavía usamos unos pocos elementos de escritorio, pero incluso esos están en un escritorio alojado». Los miembros del personal traen sus propios dispositivos – mientras sean de Apple, para mantener todo consistente. La empresa ni siquiera tiene una línea telefónica fija. Pero aunque tiene su sede en Sydney, Australia, puede manejar clientes de todo el mundo, y su modelo funciona igual de bien en el hemisferio norte.
Una decisión tomada hace cinco años demostró ser clave para el éxito de su modelo de negocios. Decidieron trabajar sólo con empresas que utilizaran un verdadero software de contabilidad en línea (en Australia, sólo es Xero) o que estuvieran dispuestas a cambiar a Xero. Esto era importante por dos razones. En primer lugar: Para poder proporcionar este tipo de servicio proactivo, necesitaban acceso en tiempo real a los datos de los clientes. Segundo: Si querían racionalizar su proceso interno, necesitaban que la empresa y sus clientes utilizaran la misma plataforma de contabilidad. Según Lisa: «Esto eliminó completamente la necesidad de re-codificar los datos de su software al nuestro. Esto creó una fuente de verdad».
Construir por delante de la curva
Los clientes están encantados con su forma de trabajar, dice Lisa. «Nos marcamos como ‘interactivos’ por nombre y naturaleza. Dejamos clara nuestra misión y marca, y la gente vio desde el principio que nuestra oferta era diferente. Nuestra misión es construir una compañía de servicios de contabilidad innovadora que esté a la vanguardia.» Estuvo de acuerdo en que esto podría no ser atractivo para algunos clientes potenciales que son un poco más conservadores.
Pero para muchos, la respuesta ha sido: «Esto es exactamente lo que estoy buscando», dice Lisa. «Les encanta trabajar con nosotros y muchos se frustraron con el estilo de comunicación y los tiempos de respuesta de su anterior contable. A menudo escuchamos: «No pudieron seguirnos el ritmo». Y ahora nuestros clientes están tratando de mantenerse al día con nosotros».
De hecho, Interactive ha hecho de la «escalabilidad» parte de su declaración de misión, y eso significa tanto para sus clientes como para sí mismo. «Hemos sido impulsores del cambio – usando Xero, Receipt Bank y Bill.com. Estamos reduciendo la entrada de datos y ayudando a los clientes a tener una idea de su flujo de caja, programando las invitaciones del calendario, y más.»
Escala fácilmente
«Cuando lo tienes todo junto, estás listo para el futuro», dice Lisa. «Podemos escalar tan fácilmente. ¿Alguien nuevo se une a la firma? Sólo toma 20 minutos establecer al nuevo empleado. Sin costos adicionales, sin software adicional.»
Interactive no temía hacerse las preguntas difíciles y corría con sus respuestas. «Muchas empresas están experimentando la presión de las tasas de cumplimiento y se preguntan: ‘¿Cómo puedo racionalizar los costos y los procesos?'», dice Lisa. «Básicamente tienes dos opciones: o subcontratas a países con un menor costo laboral o usas la tecnología para hacer el proceso más eficiente. Obviamente, nos especializamos en lo último».
Libera tu día
¿El resultado final? «El sistema que hemos puesto en marcha ha permitido nuestro crecimiento, y hemos ganado más clientes que en la forma tradicional. Siento que mi día es mucho más eficiente. No estoy empantanada en la administración», dice Lisa, seguida de una pausa. «Siempre estoy creando valor».
Sobre el autor:
Jamie Sutherland es el presidente de Xero U.S.