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Construir un equipo para evitar el fraude en la nómina

En la segunda parte del Fraudcast de Dawn Brolin con el CPA Stephen King de la firma de servicios de contabilidad para clientes GrowthForce, discuten el fraude de nómina, cómo detectarlo y posiblemente prevenirlo.

En su mayor parte, creemos saber lo que es el fraude de nóminas, pero puede ser de diferentes formas: presentar horas falsas, tender una trampa a un empleado fantasma o embolsarse dinero. Crees que el dinero va a una persona legítima o al IRS, cuando en realidad se está embolsando.

Construir un equipo para evitar el fraude en la nómina
Construir un equipo para evitar el fraude en la nómina

Como Steve señaló en nuestra discusión, estamos viendo grandes cantidades de dólares cuando se trata de fraude laboral – una pérdida promedio de 130.000 dólares grandes, según el Informe de ACFE 2018 a las Naciones. El informe también documenta 2.690 casos de fraude ocupacional de 125 países en 23 categorías de industria.

Fraude de nóminas es lo que me gusta llamar un "golpe de dos golpes" para sus clientes de negocios. El dinero es robado y luego el IRS viene por él. En ese momento, un problema de 130.000 dólares se convierte en un problema de 260.000 dólares. Un asombroso doble golpe.

Durante el Fraudcast, Steve nos habló de una compañía de facturación médica que fue devastada por un contable de confianza que supervisaba casi todo, incluyendo el correo. Estaba malversando los impuestos de la nómina de un cliente.

El director general no supo de la estafa hasta que el IRS apareció físicamente en su puerta, listo para cerrar todo el negocio. Cientos de miles de dólares desaparecieron con este contable. No fue hasta después del hecho que el CEO se dio cuenta del talón de Aquiles de todo esto: concederle acceso al correo.

En la página 29 de su libro electrónico The CEO$0027s Guide to Reducing Fraud , puede averiguar cómo minimizar el riesgo de ser víctima de un fraude en la nómina. La segregación de tareas, para empezar, es esencial.

Todo negocio necesita un equipo, ya sea interno o externo con la implementación de recursos como GrowthForce sólo tiene que ser. Si un solo empleado, como un contador, insiste en hacer la nómina, eso es una bandera roja.

Desde mi punto de vista como propietario de un negocio, la nómina siempre debe ser subcontratada. No hago la nómina yo mismo, así que recomiendo ADP, con la que mi negocio tiene una buena relación. Steve abogó por la Insperidad porque cualquier cambio en los impuestos sobre la nómina requiere su firma (otra defensa crucial contra el fraude).

Vemos grandes problemas sin las firmas de KBA. Las firmas fraudulentas y la firma de contratos no aprobados abren las puertas al fraude en la nómina. No sólo eso, sino que es caro demandar a alguien o incluso probar que ha cometido fraude cuando los registros son manipulados. En serio, ¡subcontrata la nómina!

El libro electrónico de Steve en sí mismo también sirve como una gran herramienta, llamando la atención sobre cómo los negocios son estafados, lo que se puede hacer al respecto, y cómo establecer todo un sistema de control interno. Los profesionales de la contabilidad y las pequeñas empresas pueden utilizar GrowthForce a la carta para mejorar el rendimiento y la rentabilidad.

Dicho esto, con un equipo confiable y la consideración de los consejos que Steve y yo proporcionamos, usted también puede evitar el fraude de la nómina.

Sintonice el siguiente Fraudcast (y artículo) para una mejor comprensión de la manipulación de cheques.