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Consejos sobre cómo los contadores pueden desterrar el desorden

Ser organizado es sin duda uno de sus puntos fuertes, de lo contrario, ¿por qué entrar en esta profesión? En la vida de un contador, tres de los mayores culpables de mantenerse organizado, cuando te esfuerzas por hacerlo, incluyen el correo basura, la lectura mal administrada y el desorden de otras personas.

Eliminando el correo basura

Consejos sobre cómo los contadores pueden desterrar el desorden
Consejos sobre cómo los contadores pueden desterrar el desorden

Incluso con la maravillosa telaraña, el papel sigue siendo una plaga para todos nosotros. Los libros sobre la gestión del tiempo tradicionalmente discuten la frecuencia con la que hay que manipular un trozo de papel. Algunos dicen que una vez; otros dicen que dos veces. Siempre depende de lo que diga el papel. El número ideal de veces para manejar la mayoría de los trozos de papel es cero, ¡no recibiéndolos en primer lugar!

Cuando haces una compra por Internet o por correo, tu nombre puede ser vendido y distribuido a docenas de casas de catálogo. Incluso el departamento de vehículos motorizados de su estado vende su lista de conductores con licencia a cualquiera que tenga dinero.

En una era en la que cada pieza de correo en papel se añade a la sobrecarga ambiental, es tu deber cívico, así como una técnica efectiva para conseguir un espacio para respirar, reducir la cantidad de correo basura que recibes. Para saber quién vende tu nombre, cuando hagas una compra por correo o una donación, añade un código al final de tu dirección, como “1A” o “2D”. Más tarde, si recibes correo con tu dirección codificada, sabrás quién vendió tu nombre a quién.

Cuando haga cualquier compra por correo, no dude en mencionar o incluir una etiqueta preimpresa que diga: “No quiero que mi nombre sea puesto en ninguna lista de correo, y prohíba el uso, venta, alquiler o transferencia de mi nombre.”

Manejando su lectura

El típico profesional se enfrenta a una a cuatro horas diarias de lectura relacionada con el trabajo.Gran parte de la lectura está en línea, y gran parte no lo está. Con artículos en papel, si puede, lee en un escritorio o una mesa. Prepara papel, tijeras, correo y carpetas de archivo. Cuando encuentres algo que decidas introducir en tu sistema, puedes hacerlo fácilmente. Si estás leyendo en la web, aprovecha los marcadores o favoritos para guardar y almacenar rápidamente aquellos elementos que merecen una segunda mirada. Y sigue eliminando el exceso.

Aunque al principio pueda parecer despiadado, arranque o copie sólo las páginas de revistas, boletines e informes que actualmente le parezcan importantes. Copie las páginas clave de los libros. Llega a la esencia, que es lo único que probablemente retendrás y sobre lo que actuarás de todos modos.

Practique el “skimming” (leer la primera frase de cada párrafo) y el “scanning” (mirar a través de todo el cuerpo de su material) para ver qué partes son importantes para usted.

Delegue cantidades de material de lectura a su personal en el trabajo. No le llevará más de 10 minutos de instrucción y unas cuantas sesiones de seguimiento para entrenar a otros para encontrar y destacar rápidamente los temas y asuntos de su interés. Si estás leyendo el periódico local porque crees que necesitas, o es lo que hay que hacer, PARE. Sólo compra una copia cuando decidas leerlo. Las versiones web son cada vez mejores.

Lidiando con el desorden de otras personas

Cuando visitas la oficina de otro, te das cuenta de informes y carpetas apiladas y un escritorio lleno de papeles. Las cosas están desordenadas. Inmediatamente sabes que tienes pocas posibilidades de ser tratado eficientemente por esta persona. No tienes los recursos para enderezarlo. A veces, por supuesto, no tienes otra opción que tratar con esta persona. Dios no lo quiera, él o ella puede ser tu jefe – o tu cónyuge!

Andy es un joven asociado en una firma de contadores públicos. Su trabajo consiste en informar a un jefe que está desesperadamente inundado de desorden. Andy sabe que el trabajo de su jefe implica manejar un flujo interminable de comunicación y papeleo. La oficina y el escritorio de este jefe, incluso en la era de Internet, tiene muchos más montones y pilas de lo que Andy ha visto en una habitación.

La solución de Andy es asegurarse de que el trabajo que ha presentado se encuentre fácilmente comprando una caja de carpetas de informes de color rojo fuego y entregando siempre sus tareas claramente etiquetadas en estas carpetas. Si su tarea debe ser entregada por correo electrónico, Andy envía una copia de seguridad, a propósito, para asegurarse de que su trabajo será visto, y utiliza la línea de asunto más clara posible.

Cuando tienes una opción

Si tiene la opción, evite tratar con los bichos del desorden – una decisión a la que tendrá que enfrentarse cada vez con mayor frecuencia ya que esta era de demasiada información supera a más personas.

¿Cómo se desclasifica en el trabajo? Al final de este artículo, comparta algunas de las mejores prácticas o estrategias que utiliza.