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Consejos simples para la contabilidad del comercio electrónico

El comercio electrónico es una de las industrias de mayor expansión en el mundo. Las compañías más grandes hoy en día, incluyendo Amazon, Alibaba y Souq, se están apoderando de los centros de venta al por menor en todas las categorías. Electrónica, hardware, cosméticos, medicinas e incluso comestibles se han convertido en disponibles en línea. Mucho capital está fluyendo hacia la industria, y si su empresa quiere aprovechar este sector en crecimiento, necesitará aprender los matices de la contabilidad del comercio electrónico.

¿Qué es la contabilidad del comercio electrónico?

La contabilidad del comercio electrónico implica el uso de una plataforma digital a la que pueden acceder tanto el comprador como el vendedor. Documentar adecuadamente todas las transacciones será extremadamente importante, ya que es muy fácil olvidar lo que ha ocurrido. Es importante incorporar siempre un software de contabilidad que pueda no sólo registrar sino también analizar las transacciones que tienen lugar.

Consejos simples para la contabilidad del comercio electrónico
Consejos simples para la contabilidad del comercio electrónico

Métodos de contabilidad del comercio electrónico

Para asegurar un flujo de trabajo eficiente, es crucial elegir el método de contabilidad correcto. Hay dos principales.

El primero es el método de pago en efectivo. Este método te permite registrar las transacciones después de que se hacen. Por lo tanto, cuando se deposita o retira dinero en efectivo de sus posesiones financieras, se registrará después de que el proveedor haya facturado a su cliente.

El otro método, denominado método de acumulación, registra las transacciones a medida que se producen. Por lo tanto, en el momento en que el dinero sale de los holdings financieros, se pueden registrar las facturas como un gasto. Incluso si no ha salido de la cuenta de su cliente todavía, el saldo se mostrará para ser modificado de inmediato.

Tareas de contabilidad estándar

Hay unas pocas tareas básicas pero vitales que tendrá que hacer para asegurar que su cliente siga cumpliendo. Siéntelos y discuta el papeleo que será necesario así como la forma en que pueden ayudarle a asegurarse de que todo funciona sin problemas.

Categorización de transacciones

Cuando cualquier dinero sale o entra en un negocio, tiene que ser registrado. El uso de un portal de contabilidad digital facilitará que tanto usted como cualquier empresa de comercio electrónico con la que trabaje puedan rastrear de forma fiable todos los flujos de efectivo.

Incluso puedes reportar ese dinero tomando los registros oficiales de la cuenta bancaria del cliente. También puedes elegir usar un software de contabilidad de primera clase para que eso suceda automáticamente. Esto te ayudará a librarte de la molestia de llevar la cuenta manualmente. Puede hacerlo manualmente o configurarlo para que suceda diariamente, semanalmente o mensualmente. Sin embargo, no importa lo que hagas, debes establecer un intervalo regular entre las cuentas que hagas. Esto puede depender enteramente del volumen de negocios que registre cada día, semana o mes.

Además de registrar las transacciones, hay que clasificarlas. Hay que ponerlas en dos grandes categorías de ingresos o gastos. El software de contabilidad, en la mayoría de los casos, no clasificará las transacciones por ti.

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Actualización de devoluciones y cargos en los libros

No olvides que las devoluciones y los contracargos también existen. En el comercio electrónico, se estima que las devoluciones de cargos al por menor alcanzaron los 40.000 millones de dólares al año en 2018. Las devoluciones son aún peores. Alcanzaron un valor de 260.000 millones de dólares en 2016, y eso sólo en los EE.UU.

Por lo tanto, estos dos deben ser categorizados también. Los empresarios del comercio electrónico necesitan ocuparse de esto inmediatamente. Sin la categorización, es imposible saber qué artículos no se venden bien y cuáles sí. También es imposible eliminar los problemas en la cadena de suministro y la entrega sin este método. Con datos fiables y precisos en la mano, su empresa puede determinar con precisión sus márgenes de beneficios esperados y hacer cambios estratégicos según sea necesario. Ambos necesitan ser categorizados en Retornos y Permisos.

Otros aspectos de la contabilidad del comercio electrónico

Es muy importante que los estados de cuenta de su cliente coincidan con sus libros. Por lo tanto, la reconciliación tiene que ser registrada regularmente. Típicamente, es mejor manejar esto cada mes. Además, solicite que los estados financieros de su cliente le sean enviados cada mes.

Pagar los impuestos trimestrales

Dependiendo del tamaño del negocio de comercio electrónico que su cliente dirige, tendrá que pagar impuestos trimestrales estimados. Puede estimar el tamaño de su negocio por cuánto va a ganar en el año y luego hacer un seguimiento para asegurarse de que pagan impuestos sobre esa cantidad cada tres meses.

Presentación del impuesto sobre las ventas

Si la empresa de su cliente va bien, puede que tenga que declarar el impuesto sobre las ventas mensualmente, trimestralmente o incluso anualmente. Esta debería ser una de las principales tareas de su lista de tareas pendientes.

Esto no es sólo para estar alerta; es porque la actividad de presentar los impuestos sobre las ventas suele ser intensa. Su cliente necesitará cobrar el impuesto de ventas primero. Tendrá que informar sobre cuánto ha recaudado. Esto incluye la identificación de la fuente de las transacciones también. Si están vendiendo sus productos a través de múltiples canales de comercio electrónico, este proceso se vuelve aún más complicado.

Este proceso puede hacerse muy eficiente mediante el uso de programas de contabilidad.

Mantener un presupuesto

Mantener un presupuesto es extremadamente importante en un negocio de comercio electrónico, ya que estos suelen ser de temporada. No hay ningún producto que tenga demanda todo el año, incluso los productos básicos como los alimentos experimentarán fluctuaciones a lo largo del año. Aquí hay algunas tareas de presupuesto que debería recomendar a los clientes para hacer el trabajo de contabilidad más simple.

Inventario de planificación

El exceso o la falta de existencias es uno de los principales problemas de la venta al por menor. Ya sea una tienda de ladrillos y mortero o un negocio en línea, este problema nunca desaparece. Sin embargo, si se hace regularmente, la contabilidad mitiga este problema de manera significativa. La planificación del inventario puede evitar que gaste demasiado o demasiado poco y, por lo tanto, decepcionar a los clientes o inversores.

Comprobación del flujo de efectivo

Tienes que comprobar el flujo de efectivo en un negocio cada mes. Si usas el método de acumulación, entonces puede parecer que tienes mucho en el papel, pero no en la realidad. Sin embargo, si usa el método de efectivo, mantendrá un registro exacto de su efectivo en mano.

Consejos de contabilidad para el comercio electrónico

Si tiene en cuenta estos consejos, podrá trabajar eficazmente con un negocio de comercio electrónico y seguir siendo competitivo en este espacio de rápido crecimiento.

Compras

La mayoría de los negocios de comercio electrónico compran regularmente bienes de los mismos proveedores. Normalmente se pagan cuando se compran o poco después de que se entregan al cliente. En algunos casos, sin embargo, el artículo puede ser pagado después de haber recibido una factura del proveedor.

Productos de salida

Una vez que un cliente ha finalizado su pedido, tiene que rellenar un formulario online para su confirmación. En algunos casos, su cliente puede recibir el pago en este momento. De hecho, esta es la mejor manera para que los clientes hagan el pedido. De esa manera, no tiene que preocuparse por devolverles el cambio a la entrega. Anime a sus clientes a no usar dinero en efectivo. Cambie la opción de los pagos digitales a predeterminada.

Envío

Antes de que se produzca el envío, hay que cobrar los pagos del producto. Tenga en cuenta que para que un negocio prospere, es muy importante cobrar los pagos de una entrega antes de que se realice. El flujo de caja de la empresa de transporte no debe ser interrumpido.

Consejos para la temporada de impuestos

Integrar el software de contabilidad con la tienda en línea

Siempre debes conectar tu programa de contabilidad con la tienda online. Esto te libera de la responsabilidad manual de registrar cada transacción. En caso de que tenga un problema o fallo en los libros, siempre puede volver a su banco.

Conciliar cuentas

El software de contabilidad permite la conexión de su cuenta bancaria con su negocio. Esto permitirá la sincronización automática y la descarga de todas sus transacciones. Le ahorra el tener que introducir manualmente las transacciones bancarias y por lo tanto ahorra muchas horas de trabajo y tiempo. Esto ayuda enormemente a la hora de reconciliar sus cuentas.

Actualizar frecuentemente la configuración de los impuestos

Necesita mantener la configuración de los impuestos actualizada de acuerdo con los países en los que sus clientes operan y a los que realizan envíos. En la mayoría de los casos, las configuraciones de impuestos se configuran en función de los países en los que opera. Esto funciona a corto plazo. Sin embargo, a medida que el negocio crece, las configuraciones de impuestos deben ser revisadas dondequiera que se realicen los envíos. Esto es para asegurarse de que su cliente no esté infringiendo ninguna ley sin querer.

Seguimiento de los plazos

Los plazos deben cumplirse. Si no lo son, tenderán a acercarse sigilosamente a ti. Si trabajas en los EE.UU., las cosas son sencillas cuando se cumple el plazo de los impuestos. Tienes que presentarte a tiempo, de lo contrario, se te impondrán penalizaciones por el precio.

Siguiendo estos sencillos consejos y empleando el software adecuado, podrá ofrecer más valor a sus clientes de comercio electrónico o irrumpir con éxito en el nicho de la contabilidad del comercio electrónico.

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