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Consejos para mover los clientes de escritorio a la nube

Últimamente en el mundo de la contabilidad, términos como “aprendizaje automático” y “automatización” se usan mucho, pero mientras que la IA es una amenaza potencial para algunos aspectos de nuestro negocio, la mayor preocupación son los propios contables.

Muchos contadores caen en la trampa de trabajar con clientes de todas las industrias bajo el sol, heredando la miríada de procesos y software (a menudo anticuados) de sus clientes. No se dan cuenta de que su flujo de trabajo está girando lentamente fuera de control hasta que están hasta el cuello en el trabajo, los plazos se acercan, y no pueden ver una salida.

Consejos para mover los clientes de escritorio a la nube
Consejos para mover los clientes de escritorio a la nube

Comienza pequeño; diciendo “sí” a los proyectos por la necesidad de aportar ingresos o por sentir una conexión con un cliente y querer trabajar con él. Si el trabajo comenzara a acumularse en el momento en que se firma un contrato con un cliente, sería fácil ver cualquier problema al instante y hacer algo para cambiar el rumbo. En lugar de eso, se arrastra invisiblemente, sofocando lentamente la productividad y la rentabilidad.

Una forma de escapar de este ciclo es tener claro cómo quieres que sea tu práctica. Como propietario de una empresa, tienes que decidir la dirección de tu empresa, así que ¿por qué construir una práctica llena de frustración?

Para construir una práctica libre de estrés y escalable, es importante determinar con quién te gusta trabajar y cómo te gusta trabajar con ellos. Si tienes un equipo de contadores en tu empresa, pregúntales qué es lo que quieren. Se sorprenderá al ver que comparten su frustración y que pueden aceptar un cambio en la dirección de la práctica.

La especialización es la clave

En mi práctica, hemos descubierto que al especializarnos en unas pocas industrias clave y trabajar con una pila de software, el tiempo que se tarda en atender al cliente se ha reducido casi a la mitad. ¿Por qué? No estamos forzados a aprender nuevo software, procesos e industrias cada semana.

Los beneficios de este cambio no se realizan sólo con un cliente – se aplica a todos los clientes actuales y futuros. Somos capaces de acumular una gran cantidad de conocimientos, crear eficiencias que de otra manera no veríamos, y compartir estas ganancias con toda nuestra base de clientes.

Una ventaja añadida cuando se trata de la especialización es la eficiencia obtenida en la incorporación de los empleados. Hemos desarrollado un entrenamiento interno relevante para las industrias y el software en el que trabajamos, para que podamos poner a alguien al día rápidamente. Esto hace que su tiempo de aceleración sea mucho más corto, reduce los errores y da a nuestro nuevo empleado la confianza para trabajar con sus clientes.

Una vez que estés listo para dar el salto y especializarte, es importante tener tacto en la gestión de la transición. Si un cliente está usando un software que ya no soporta, no tienes que enviarle una carta de “Querido John”.

Explique que los va a trasladar a una nueva plataforma y por qué esto les ayudará. Hágales saber si este cambio les hará la vida más fácil, les ahorrará tiempo o dinero. Proporcione una propuesta de valor convincente, para que sus clientes se entusiasmen con esta actualización.

Establecer y gestionar las expectativas

Es importante también establecer las expectativas adecuadamente y comunicar el progreso a lo largo del camino. Hágale saber a su cliente cuándo puede esperar ser trasladado a la nueva plataforma y tenga cuidado de cumplir con ese plazo.

Si, por cualquier razón, no espera cumplir con su plazo, hágaselo saber inmediatamente a su cliente. Lo último que quieres hacer durante esta transición es poner en duda su mente, así que sé razonable con las expectativas y claro en tu comunicación.

A medida que se mueve a su nuevo software, asegúrese de que la información con la que está trabajando es sólida. Tómese el tiempo para revisar el archivo como si fuera un nuevo cliente.

Asegúrate de que la información que vive dentro de tu viejo software se traduzca bien en el nuevo software o puedes estar condenado a vivir con los errores del pasado. Una vez que hayas convertido a tu cliente, asegúrate de validar la información en tu nuevo software contra lo que hay en el antiguo. Acostúmbrese a mirar el balance de pérdidas y ganancias para poder identificar cualquier posible discrepancia.

Próximos pasos

Después de que hayas completado la conversión y hayas comprobado que el archivo está en buena forma, es hora de la gran revelación. Asegúrate de mostrarle a tu cliente el progreso, no sólo decirle. Pasamos tiempo con nuestros clientes después de cambiar de las soluciones de contabilidad de escritorio a la nube y les mostramos dónde encontrar la información más importante para ellos.

Coordinamos las reuniones de Zoom, compartiendo nuestra pantalla y mostrándoles cómo sacar informes, introducir facturas y recibos, y otras tareas cruciales para su día a día. Teníamos cuidado de no abrumar a nuestros clientes y sólo cubríamos lo que necesitaban saber.

Cuando la llamada terminó, proporcionamos la grabación que incluía la pantalla compartida con nuestros clientes, para que tuvieran algo tangible a lo que referirse. Siendo muy decididos en nuestra comunicación, fuimos capaces de eliminar cualquier preocupación o inquietud en la mente de nuestros clientes.

Resumen

A medida que el 2017 llega a su fin, considere cómo quiere que sea su empresa en el próximo año. ¿Está listo para librarse de la frustración y los dolores de cabeza de los años pasados?

¿Quieres construir una práctica de la que te puedas enamorar de nuevo? Si es así, da el salto a la especialización y crea la firma que siempre has querido. Tienes el control del futuro de tu firma.

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