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Consejos para dos titulares de tarjetas de crédito en una cuenta

Tengo un cliente con una cuenta corporativa de Amex. Hay una cuenta con dos titulares. Cuando establecimos el sistema de QuickBooks Online (QBO), las transacciones de sólo el titular principal de la tarjeta aparecieron en el sistema del banco.

El dueño del negocio quería ver las transacciones de ambos titulares, así que prepararon un segundo banco para el titular secundario. Esto funciona, en términos de todas las transacciones descargadas en QBO, pero no en términos de reconciliar el estado de cuenta mensual: el archivo ahora tiene dos registros de tarjetas de crédito para un estado de cuenta bancario, lo que hace que el estado de cuenta mensual sea imposible de reconciliar.

Consejos para dos titulares de tarjetas de crédito en una cuenta
Consejos para dos titulares de tarjetas de crédito en una cuenta

Lo que sigue es una solución que estoy usando para poder conciliar el estado de cuenta mensual:

Paso 1 : Establecer dos alimentaciones bancarias, una para cada titular de la tarjeta.

Paso 2: Registrar todas las transacciones de cada banco, según los procedimientos normales.

Paso 3: Una vez que haya llegado el extracto, trasladar las transacciones del registro de la tarjeta de crédito del titular no principal al titular principal. Este es un proceso de varios pasos:

a. Abrir el Registro de la tarjeta no primaria en el Plan de Cuentas

b. Haga clic en una transacción

c. Deshaz la transacción, pero déjala abierta.
d. En la parte superior de la transacción abierta, cambie la tarjeta de crédito del titular secundario de la tarjeta al titular primario.

e. Guardar y cerrar la transacción.
f. Repita para cada transacción en el registro hasta que no quede ninguna.

Paso 4: Ahora encontrará que todas las transacciones no coincidentes han reaparecido en la alimentación del banco de los titulares de tarjetas secundarias. Comprueba cada transacción y “Excluye” todas.

Paso 5: Verificar que el registro de tarjeta secundaria ahora muestra un saldo de $0.00 y no hay transacciones restantes en la alimentación bancaria del tarjetahabiente secundario.

Paso 6: Conciliar el extracto mensual del titular principal de la tarjeta – todas las transacciones deben estar ahora allí.

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Dependiendo de la tarjeta que tenga más transacciones, puede que quiera invertir qué banco tiene sus transacciones movidas y excluidas. En nuestro caso, el titular principal de la tarjeta tiene más de 50 transacciones por mes, mientras que el titular secundario sólo tiene tres o cuatro.

Conclusión

Esta sencilla solución sólo lleva unos pocos minutos cada mes, y logra el objetivo deseado: permite que todas las transacciones de la tarjeta de crédito lleguen a la QBO a través de la alimentación del banco para su contabilización, y después de realizar los pasos, todas las transacciones aparecen en un registro y el estado de cuenta mensual puede ser reconciliado.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red Intuit TrainerWriter.  Su empresa, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.