Un experimentado grupo de contadores de gestión se reunió a principios de este año en la Sociedad de Derecho en Londres para la ContabilidadWEB UK ExcelZone’s seminario inaugural sobre «informes de gestión más inteligentes con Excel». El evento, el primero de una serie, fue patrocinado por el socio de ExcelZone Rugged Logic.
El colaborador de ExcelZone, Simon Hurst, estuvo presente para dar consejos para trabajar más fácilmente con los datos de contabilidad y las hojas de cálculo.
«Antes de pasar a las cosas prácticas, lo primero que hay que hacer cuando se informa con Excel es diseñar una buena hoja de cálculo», dice Simon Hurst, colaborador de AccountingWEB. «La mayoría de las hojas de cálculo no son buenas y la mayoría de las hojas de cálculo no están diseñadas. No se trata de diseñar una hoja de cálculo con bonitas fuentes y colores, sino de asegurarse de que da las respuestas correctas».
Según Hurst, la primera regla para reportar con Excel es: «No uses las hojas de cálculo tanto como lo haces ahora. Las hojas de cálculo más propensas a errores y mal diseñadas son aquellas que contienen cosas que no deberían estar en una hoja de cálculo.
«Las hojas de cálculo no están estructuradas y hacen muy difícil controlar la forma en que se introducen, almacenan y acceden a los datos. Si quieres trabajar con grandes cantidades de datos, una hoja de cálculo no es la única herramienta que necesitas. Es posible que quieras obtener datos trayéndolos desde una base de datos de terceros».
Una de las razones por las que Excel presenta tantas trampas para el incauto contable de gestión es porque Microsoft ha añadido funciones de base de datos como clasificar, filtrar y buscar que atraen a los usuarios a aplicar Excel a tareas inapropiadas, explicó Hurst. Tocó en su charla las funciones de validación de datos de Excel, pero advirtió que si se utilizan hojas de cálculo para introducir datos, lleva mucho tiempo y esfuerzo estructurarlas adecuadamente, por ejemplo, para asegurarse de que un campo que requiere una fecha sólo aceptará una fecha.
Desde el punto de vista de la fiabilidad, las hojas de trabajo únicas no suponen un riesgo tan grande. Pero en el momento en que empiezas a usar Excel para hacer informes y quieres añadir cifras cada mes es cuando necesitas empezar a prestar atención, explicó.
«La mayoría de la gente tiene algún tipo de idea de lo que quiere hacer con una hoja de cálculo. Después de un par de horas de configurar la hoja de cálculo, se dan cuenta de que podrían haberlo hecho mejor de otra manera», dijo. En su lugar, le dijo a la audiencia que «pensara primero, y luego en Excel».
«Tienes que sentarte a pensar en tu diseño y asegurarte de que será adaptable cuando las cosas cambien, como la inflación, o la forma en que podrías lidiar con los cambios en las tasas de crecimiento de las ventas, por ejemplo».
En lugar de encender la computadora, Hurst aconsejó a los contadores conseguir una gran hoja de papel y un lápiz y luego «bosquejar lo que la hoja de cálculo debe hacer». Después puedes atornillar el papel y tirarlo a la papelera, pero al menos habrás pensado en la hoja de cálculo antes de empezar a trabajar en ella.
«Habrá cometido sus errores en el papel. Terminarás con una hoja de cálculo más clara, fiable y adaptable â?» y puede que lo hagas más rápido, dijo Hurst.
Consejos prácticos para informar sobre Excel
Hurst entonces encendió su hoja de cálculo de demostración y sugirió una serie de consejos prácticos para los contadores de su guía, 100 maneras de ahorrar tiempo con Microsoft Office .
1. Usar muchas hojas de trabajo
Poner diferentes cosas en diferentes hojas y nombrar claramente las hojas para que otras personas puedan decir de qué se trata.
2. Asegúrate de que tu hoja de cálculo está bien documentada
Pueden surgir malentendidos cuando la persona que diseñó una hoja deja la organización. «Cuando vuelves a una hoja de cálculo en la que trabajaste hace unas semanas o incluso días, puedes olvidarte de lo que estabas intentando hacer», dijo Hurst. «Es una buena idea tener una hoja ‘Acerca de’ explicando quién escribió el informe, lo que se propone lograr y las fuentes de datos a las que está vinculado».
3. Documenta tus supuestos
Todo el mundo hace suposiciones y diferentes personas tienen diferentes ideas – por ejemplo, para construir la inflación en una fórmula o no. «Intenta forzarte a pensar en las suposiciones que haces y escríbelas en una hoja de trabajo», dijo Hurst.
4. Incorporar controles y crear una hoja de informe de excepciones
Por lo general, las cifras deben estar dentro de un cierto rango de cada una, o ser lo mismo que una suma de control incorporada. «Hay muchos cheques que se pueden incorporar, son muy simples y muy importantes. No los escondas. Ponlos en una hoja al frente con los informes de excepción. Alguien puede mirar la hoja y tendrá confianza en ella.»
5. Nunca mezcles datos y lógica
Separar rigurosamente los datos de su hoja de cualquier lógica. Las cifras y constantes introducidas deben estar en sus propias celdas separadas, claramente etiquetadas y fáciles de cambiar. «Nunca tenga una fórmula que incluya datos. Una fórmula como =C4*1.175 es un desastre a punto de ocurrir», dijo Desde un punto de vista práctico, hace que sea incómodo cambiar los datos. Tienes que encontrar la celda y jugar con la fórmula. Conceptualmente es una mala idea porque podrían cambiar la fórmula en sí misma, así como los datos, por lo que siempre tendrás que volver a revisar completamente la hoja para asegurarte de que está dando la respuesta correcta. «Se la das a otra persona para que cambie algunas cifras, lo que puede hacer en cinco minutos. Pero podría llevarte horas comprobar lo que han hecho», advirtió Hurst. Si te aseguras de que cualquier celda de tu hoja de cálculo que contenga una fórmula esté bloqueada, puedes evitar que la cambien. Una hoja de cálculo bien diseñada debe ser capaz de proteger cada celda que contenga una fórmula.
6. Trabaja verticalmente
Esto ayuda a los usuarios a entender dónde buscar los totales.
7. Mantén tus fórmulas consistentes
Una vez que haya ideado una fórmula, aplíquela metódicamente a sus células de datos. Si las fórmulas son consistentes, es más fácil comprobar que son correctas. Las herramientas de Excel XP y posteriores pueden ayudar a resaltar cualquier fórmula inconsistente para usted.
8. Usa «Nombres»
El cuadro de Nombre a la izquierda del cuadro de Fórmula en la parte superior de cada hoja de cálculo puede utilizarse para nombrar celdas individuales o bloques seleccionados. Haz clic en la(s) celda(s) que quieras usar y luego escribe una etiqueta adecuada en el cuadro de Nombre. Asegúrate de pulsar Return para que el nombre se «pegue». El nombre se guardará ahora en un menú desplegable accesible desde el cuadro de Nombre. Cuando seleccionas un nombre de este menú, el cursor irá directamente a esa área. «Nombrar es muy bueno para rastrear las cosas â?» especialmente para los enlaces entre libros de trabajo o si estás enlazando otra aplicación a Excel,» dijo Hurst. «Por ejemplo, si informas sobre las cifras en Excel en un documento de Word, puedes dar un nombre al área (o a una sola celda), y tu documento de Word debería ser capaz de reflejar los cambios en la estructura de la hoja de Excel a la que está vinculado».
Con el tiempo que le quedaba para su presentación, Hurst ofreció un último consejo: «Haga clic en Insertar-Función y mire todas las diferentes opciones que hay. La lista puede incluir la respuesta a algo que ha hecho de una manera muy larga. Pero asegúrate de que entiendes completamente cómo funciona una función y comprueba que da la respuesta correcta antes de usarla».
Como un ejemplo rápido, Hurst mostró cómo la función INDIRECTA permite construir una fórmula que utiliza una cadena de texto como parte de una referencia. Explicó que en una hoja de cálculo de informe sobre una serie de oficinas locales, se podía usar INDIRECTO para referirse a la hoja de trabajo de Dorking, Maidstone o Chatham para ver sus resultados. «No quieres tener que apuntar una fórmula en cada lugar y obtener una hoja diferente. Cambiar la referencia INDIRECTA a Dorking cambia la referencia de la hoja desde la que se ven los datos.»
