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Consejos de Excel de dos minutos

Aquí hay cuatro consejos rápidos de Excel, cada uno de los cuales puedes dominar en dos minutos o menos! Estos consejos son cortesía del gurú de Excel David Carter y de nuestro sitio hermano, Accountingweb.co.uk.

Excel 2min Consejo #1: Ordenar los datos con la función =DERECHA

Cuando Excel clasifica una columna de artículos, mira el carácter inicial de cada artículo, es decir, los caracteres a la IZQUIERDA. Pero supongamos que quiere ordenar según los caracteres de la derecha.

Consejos de Excel de dos minutos
Consejos de Excel de dos minutos

Para esto necesitas usar la función =DERECHA.

Ejemplo de problema:

Tienes una serie de códigos de cuenta, donde los primeros cinco dígitos representan el código nominal, los últimos tres dígitos el centro de coste.

Están en las celdas A1:A6 y en un orden de códigos nominales como este (51000-52000):

51000-100

51000-200

51000-300

52000-100

52000-200

52000-300

Quieres clasificarlos en un código de centro de coste como este (100, 200, 300):

51000-100

52000-100

51000-200

52000-200

51000-300

52000-300

Solución

  • Crear una columna en blanco a la derecha de la columna A
  • En B1 escriba =DERECHO(A1,3).

  • Esto devolverá el valor 100.

    Copia esta fórmula en las filas.

    Ahora ordena los datos de ambas columnas en la columna B (Datos, Ordenar, Columna B).

    Ahora puedes borrar la columna B.

    Nota: Una fórmula más robusta que manejaría el caso en que la referencia antes del “-” fuera de longitud variable sería:

    =right(A1,len(A1)-find(“_”,A1))

    Como subproducto, esta fórmula también se ocuparía del caso en que la referencia después del “-” fuera también de longitud variable.

    Excel 2min Consejo #2: Utilice & para combinar dos columnas en una. Por David Carter

    Usa el ampersand (&) cuando quieras combinar dos campos en uno.

    Ejemplo de problema

    Tienes una columna de códigos de cuenta alfabéticos en los campos A1:A6, así:

    Auditoría de Ingresos

    Consultoría de Ingresos

    Ingresos Otros

    Premisas

    Marketing

    Administración de la oficina

    ¿Cómo consigues que se clasifiquen en esta secuencia automáticamente?

    Solución: Poner un prefijo numérico al frente.

    Escriba estos números en las celdas B1:B6

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    En la celda C1, escriba la fórmula: =B1&”-“&A1

    Esto devuelve la auditoría de 10 ingresos.

    Copia la fórmula en la columna C.

    Ahora cambie las fórmulas a valores como sigue:

    Resalte la columna C. Seleccione Copiar. Luego -Pegar valores especiales, OK (o Pegar, Pegar valores en Excel 2007).

    A partir de ahora, utilice la lista de códigos de cuenta de la columna C.

    Excel 2min Tip #3. Cómo imprimir sólo una parte de su hoja de trabajo Por David Carter

    A veces quieres imprimir sólo una parte de tu hoja de trabajo, no toda.

    La forma más lenta es resaltar el área que desea imprimir y luego usar la opción Establecer área de impresión.

    La forma rápida es resaltar el área que quieres imprimir, entonces:

    Archivo – Imprimir – en la parte inferior izquierda, cambiar de Hoja Activa a Selección – Imprimir.

    Excel 2min Tip #4. Sume las filas y columnas rápidamente con Autosum

    ¿Acabas de terminar de hacer un presupuesto y quieres sumar las filas y columnas?

    Suponga que su presupuesto llena las celdas A1 a L10.

    Resalta las celdas A1 a M11 de manera que haya una fila en blanco debajo y una columna en blanco a la derecha.

    Luego haz clic una vez en el icono de Autosuma (Sigma grande; o usa el atajo de teclado Alt+=)

    Excel calcula los totales y los pone en la fila y la columna en blanco.