Aquí hay cuatro consejos rápidos de Excel, cada uno de los cuales puedes dominar en dos minutos o menos! Estos consejos son cortesía del gurú de Excel David Carter y de nuestro sitio hermano, Accountingweb.co.uk.
Excel 2min Consejo #1: Ordenar los datos con la función =DERECHA
Cuando Excel clasifica una columna de artículos, mira el carácter inicial de cada artículo, es decir, los caracteres a la IZQUIERDA. Pero supongamos que quiere ordenar según los caracteres de la derecha.
Para esto necesitas usar la función =DERECHA.
Ejemplo de problema:
Tienes una serie de códigos de cuenta, donde los primeros cinco dígitos representan el código nominal, los últimos tres dígitos el centro de coste.
Están en las celdas A1:A6 y en un orden de códigos nominales como este (51000-52000):
51000-100
51000-200
51000-300
52000-100
52000-200
52000-300
Quieres clasificarlos en un código de centro de coste como este (100, 200, 300):
51000-100
52000-100
51000-200
52000-200
51000-300
52000-300
Solución
- Crear una columna en blanco a la derecha de la columna A
En B1 escriba =DERECHO(A1,3).
Esto devolverá el valor 100.
Copia esta fórmula en las filas.
Ahora ordena los datos de ambas columnas en la columna B (Datos, Ordenar, Columna B).
Ahora puedes borrar la columna B.
Nota: Una fórmula más robusta que manejaría el caso en que la referencia antes del «-» fuera de longitud variable sería:
=right(A1,len(A1)-find(«_»,A1))
Como subproducto, esta fórmula también se ocuparía del caso en que la referencia después del «-» fuera también de longitud variable.
Excel 2min Consejo #2: Utilice & para combinar dos columnas en una. Por David Carter
Usa el ampersand (&) cuando quieras combinar dos campos en uno.
Ejemplo de problema
Tienes una columna de códigos de cuenta alfabéticos en los campos A1:A6, así:
Auditoría de Ingresos
Consultoría de Ingresos
Ingresos Otros
Premisas
Marketing
Administración de la oficina
¿Cómo consigues que se clasifiquen en esta secuencia automáticamente?
Solución: Poner un prefijo numérico al frente.
Escriba estos números en las celdas B1:B6
10
11
12
13
14
15
En la celda C1, escriba la fórmula: =B1&»-«&A1
Esto devuelve la auditoría de 10 ingresos.
Copia la fórmula en la columna C.
Ahora cambie las fórmulas a valores como sigue:
Resalte la columna C. Seleccione Copiar. Luego -Pegar valores especiales, OK (o Pegar, Pegar valores en Excel 2007).
A partir de ahora, utilice la lista de códigos de cuenta de la columna C.
Excel 2min Tip #3. Cómo imprimir sólo una parte de su hoja de trabajo Por David Carter
A veces quieres imprimir sólo una parte de tu hoja de trabajo, no toda.
La forma más lenta es resaltar el área que desea imprimir y luego usar la opción Establecer área de impresión.
La forma rápida es resaltar el área que quieres imprimir, entonces:
Archivo – Imprimir – en la parte inferior izquierda, cambiar de Hoja Activa a Selección – Imprimir.
Excel 2min Tip #4. Sume las filas y columnas rápidamente con Autosum
¿Acabas de terminar de hacer un presupuesto y quieres sumar las filas y columnas?
Suponga que su presupuesto llena las celdas A1 a L10.
Resalta las celdas A1 a M11 de manera que haya una fila en blanco debajo y una columna en blanco a la derecha.
Luego haz clic una vez en el icono de Autosuma (Sigma grande; o usa el atajo de teclado Alt+=)
Excel calcula los totales y los pone en la fila y la columna en blanco.
Contenidos
- Excel 2min Consejo #1: Ordenar los datos con la función =DERECHA
- Excel 2min Consejo #2: Utilice & para combinar dos columnas en una. Por David Carter
- Excel 2min Tip #3. Cómo imprimir sólo una parte de su hoja de trabajo Por David Carter
- Excel 2min Tip #4. Sume las filas y columnas rápidamente con Autosum