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Consejo sobre el cambio de EIN

Con el tiempo, sus clientes comerciales probablemente harán cambios en sus empresas, ya sea un nombre o una estructura corporativa para fines fiscales. Pero, en algunos casos, esos ajustes pueden requerir que los clientes cambien o reemplacen su EIN.

Entonces, ¿cuándo necesita una empresa un nuevo EIN? De acuerdo con el IRS, los principales cambios que requieren un nuevo EIN son un cambio de propiedad o de estructura de la empresa. Sin embargo, hay excepciones (y adiciones) a esa regla empírica que discutiremos más adelante.

Consejo sobre el cambio de EIN
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Cuando un negocio necesita un nuevo EIN – por estructura empresarial

El sitio web del IRS tiene una lista completa de los escenarios (por tipo de entidad comercial) que hacen necesario reemplazar un EIN por uno nuevo.

Corporaciones

Sus clientes deben obtener un nuevo EIN si alguna de las siguientes declaraciones se aplican a ellos:

  • Forman una nueva corporación en un estado
  • Su corporación es una subsidiaria de una corporación matriz, y usa el EIN de esa matriz. O, la corporación se convierte en una subsidiaria de una corporación
  • La corporación cambia a una sociedad o a un propietario único
  • Se crea una nueva corporación después de una fusión estatutaria

Si alguna de las siguientes declaraciones es cierta para un cliente, no tendrá que obtener un nuevo EIN:

  • La unidad es una división más que una subsidiaria de una corporación
  • Después de una fusión corporativa, la corporación sobreviviente utiliza el EIN existente
  • La corporación se declara en quiebra
  • La corporación cambia de nombre o ubicación
  • Una corporación elige el tratamiento fiscal de la corporación S
  • La corporación se reorganiza y sólo cambia su identidad o ubicación
  • El negocio está cambiando de una corporación a otra estructura a través de un proceso de conversión estatutaria que no requiere que la corporación se disuelva y se forme una entidad completamente nueva

Sociedades de responsabilidad limitada (LLC)

Si alguna de las siguientes declaraciones son verdaderas para un cliente, la LLC tendrá que solicitar un nuevo EIN para fines de impuestos federales:

  • Forman una nueva LLC de varios miembros
  • Forman una nueva LLC de un solo miembro y eligen ser gravados como una corporación o una corporación S
  • Forman una nueva LLC de un solo miembro que debe presentar el impuesto especial o presentar los impuestos de empleo para los salarios pagados a los empleados

Si alguna de las siguientes afirmaciones son verdaderas para un cliente, la LLC no necesitará un nuevo EIN a efectos de impuestos federales:

  • La LLC declara el impuesto sobre la renta como una sucursal o división de una corporación u otra entidad, y no tiene empleados ni obligación de pagar impuestos especiales
  • Una sociedad existente se convierte en una LLC de varios miembros que se clasificará como una sociedad
  • El LLC cambia de nombre o ubicación
  • La LLC ya tiene un EIN y elige ser gravada como una corporación o una corporación S
  • Se forma una nueva LLC de un solo miembro que no tiene empleados ni obligación de pagar impuestos especiales, ni elige ser gravada como una corporación o S corporation. Tenga en cuenta, sin embargo, que el banco de un cliente o el estado (para propósitos de impuestos estatales) puede requerir un EIN.

Asociaciones

Sus clientes que dirigen sus negocios como sociedades deben obtener un nuevo EIN si alguna de las siguientes declaraciones es cierta para ellos:

  • Incorporan el negocio
  • Uno de los socios se hace cargo del negocio y lo maneja como una empresa unipersonal
  • Cierran la asociación y comienzan una nueva

Las sociedades no necesitan obtener un nuevo EIN en las siguientes circunstancias:

  • La sociedad se declara en quiebra
  • El nombre de la sociedad cambia
  • La sociedad cambia de ubicación o añade otras ubicaciones
  • La sociedad se termina y se forma una nueva sociedad, como se describe en la sección 708(b)(1)(B) del Código de Rentas Internas
  • Si en un período de 12 meses, el 50 por ciento o más de la propiedad de la sociedad (medida por los intereses en el capital y las ganancias) cambia de manos

Propietarios únicos

Si tienes clientes que operan sus negocios como propietarios únicos (los que tienen empleados deben tener un EIN), el IRS requiere que obtengan un nuevo EIN cuando:

  • Están sujetos a un procedimiento de quiebra
  • Incorporan su negocio
  • Traen socios y operan como una sociedad
  • Compran o heredan un negocio existente que operarán como una empresa única

Los casos en los que los propietarios únicos no necesitan un nuevo EIN incluyen:

  • Cambian el nombre de su negocio
  • Cambian la ubicación del negocio o añaden ubicaciones
  • Operan múltiples negocios

En caso de duda – Dónde encontrar orientación sobre los EIN

Cuanto más versado esté en los entresijos de los EIN, mejor podrá ayudar a sus clientes a medida que sus negocios crecen y evolucionan. Les animo a que aprovechen la experiencia de su comunidad profesional y se apoyen mutuamente cuando se enfrenten a escenarios de clientes con los que no se hayan encontrado antes.

Además, puede encontrar información detallada sobre los EINs en la página web del IRS. Creo que también le será útil consultar con las oficinas de la Secretaría de Estado donde están registrados los negocios de sus clientes para determinar si los cambios estatutarios requerirán cambios en los números de identificación fiscal del estado.

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