Por David Ringstrom, CPA
En un artículo anterior, describí una técnica que permite saber de un vistazo si una célula individual está desbloqueada dentro de una hoja de trabajo. En este artículo, demostraré cómo se puede usar el formato condicional para identificar todas las celdas desbloqueadas dentro del rango de una hoja de cálculo. Esto puede servir tanto como una ayuda de entrada, para que los usuarios sepan qué celdas pueden afectar, como una herramienta de auditoría, para que sepas qué celdas están protegidas y cuáles no.
Usaremos la función CELDA dentro del formato condicional para colorear las celdas desbloqueadas. La función CELL proporciona información sobre las celdas de la hoja de trabajo, y toma esta forma:
=CELL(info_type,[referencia])
El argumento info_type significa el tipo de información que queremos devolver sobre la célula. Un par de tipos de información disponibles incluyen:
- proteger – devuelve 0 si una celda está desbloqueada, o 1 si está bloqueada.
- nombre de archivo – devuelve el nombre de archivo del libro de trabajo.
- tipo – devuelve b si una celda está en blanco, l (L minúscula) si la celda contiene texto, o v si la celda contiene algo más.
Los detalles sobre otros tipos de información están disponibles en un artículo de soporte de Microsoft. El argumento de referencia es un argumento opcional que nos permite especificar un rango de una o más celdas. Para usar la función CELL en conjunto con el formato condicional:
Ponga el ejemplo que se muestra en la figura 1. Para ahorrar tiempo, escriba lunes en la celda A2 y luego arrastre la manija de llenado hacia abajo para crear una serie de días. Después de introducir 100 en la celda B2 y 200 en la celda B3, seleccione esas dos celdas y haga doble clic en la Manija de Relleno para completar la serie. En la celda B9, mantén pulsada la tecla Alt y luego presiona y suelta el signo igual (=) para crear una suma instantánea.
Figura 1: Configura el ejemplo utilizando atajos para ahorrar tiempo.
Ahora queremos seleccionar sólo las celdas de entrada numérica, como se muestra en la figura 2. Para ello, presione Ctrl-G (o F5) para mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga clic en el botón Especial. Elija Constantes, desactive las marcas de verificación de Texto, Lógicos y Errores, y luego haga clic en Aceptar.
En este punto, las celdas B2 a B8 deben ser seleccionadas. Presiona Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, desmarca la casilla Bloqueado en la pestaña Protección y luego haz clic en Aceptar.
Figura 2: Utilice el cuadro de diálogo Ir a Especial para seleccionar las constantes numéricas del ejemplo. Luego, usa el cuadro de diálogo Formato de celdas para desbloquear las celdas seleccionadas.
Ahora queremos seleccionar el rango usado de nuestra hoja de cálculo, como se ilustra en la Figura 3. Para ello, haz clic en la celda A1, y luego mantén pulsada la tecla Mayúsculas mientras tocas las teclas Fin y luego Inicio.
Acceda a la función de formato condicional:
- Excel 2007 y posteriores: Elija Formato condicional en la pestaña Inicio, Nueva regla, y luego Use una fórmula para determinar qué celdas formatear
- Excel 2003 y anteriores: Elija Formato, Formato condicional y luego cambie Valor de la celda Es a Valor de la fórmula es.
Introduzca la siguiente fórmula:
=CELULAR(«proteger»,A1)=0
Haz clic en el botón Formato, elige un color de la pestaña Relleno y luego haz clic dos veces en Aceptar.
Figura 3: Utiliza la función CELL para colorear las células desbloqueadas.
Como se ilustra en la figura 4, las celdas B2 a B8 deben aparecer en el color que usted eligió. Para probar la función, selecciona las celdas B2 a B4, pulsa Ctrl-1 para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas, haz clic en Bloqueado y luego en Aceptar. El color debería desaparecer de las celdas B2 a B4.
Figura 4: Marque la casilla de verificación Bloqueado en el cuadro de diálogo Formato de celdas para probar su trabajo.
Puede eliminar fácilmente el formato condicional en cualquier momento:
- Excel 2007 y posteriores: Elija Formato condicional en la pestaña Inicio, haga clic en Borrar reglas y luego en Borrar reglas de toda la hoja. Si desea ser más selectivo, seleccione un rango de celdas antes de acceder al comando Borrar reglas y luego elija Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
- Excel 2003 y anteriores: Seleccione el rango de celdas con formato condicional, elija Formato, Formato condicional y luego haga clic en Eliminar. Selecciona Condición 1 y luego haz clic en Aceptar dos veces.
Figura 5: Elija Reglas claras de toda la hoja para eliminar el Formato condicional de su hoja de trabajo.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .