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Consejo de Excel: La característica de la tabla permite un análisis efectivo

Por David H. Ringstrom, CPA

Los usuarios de Excel 2007 y 2010 suelen pasar por alto la útil función de Tabla, que puede agilizar el análisis de los datos. Esta característica es una revisión importante de la característica de la Lista que ha estado al acecho durante mucho tiempo en el menú Datos de las versiones anteriores de Excel. En este artículo, te presentaré la característica Tabla y te demostraré varias formas en las que puede ayudarte a trabajar más rápido en Excel.

Consejo de Excel: La característica de la tabla permite un análisis efectivo

Cuando conviertes un rango de datos de una hoja de trabajo en una tabla, ocurren varias cosas simultáneamente, como se muestra en la Figura 1:

  • Excel coloca una flecha de filtro en la parte superior de cada columna.
  • Excel aplica un formato tipo tabla, que sombrea filas alternas.
  • Aparece una pestaña de Diseño en la cinta, desde la que se pueden gestionar aspectos de la mesa.

Figura 1: La característica de la tabla de Excel simplifica el análisis de los datos.

Otros beneficios de los cuadros son:

  • Los encabezados de la primera fila se desplazan hacia arriba en el marco de la hoja de cálculo cuando se desplaza hacia abajo si no se puede mostrar la lista completa en la pantalla. Esto significa que no tienes que congelar los paneles de la hoja de cálculo para mantener la fila de títulos a la vista.
  • Las tablas pivotantes basadas en tablas tienen una mejor integridad, ya que las tablas se expanden automáticamente para incorporar nuevos datos que se añaden. Todavía debe refrescar la tabla pivote cuando agregue datos a la tabla, pero no necesitará cambiar manualmente el tamaño del rango de datos de origen.
  • Las fórmulas que se añaden dentro de la tabla se copian automáticamente en toda la columna, como se muestra en la Figura 4.

Los usuarios veteranos de Excel pueden recordar un comando de Tabla en el menú de Datos de Excel 2003 y anteriores. Este comando fue renombrado como Tabla de datos en Excel 2007 y posteriores, y aparece bajo el botón Análisis Y si… en la pestaña Datos de la cinta. Una Tabla de datos muestra cómo el cambio de una o dos variables de una fórmula afectará al resultado. Por el contrario, la función Tabla se usa para analizar listas de datos.

Para crear una tabla, siga los pasos numerados de la figura 2.

Figura 2: Puedes convertir una lista en una tabla con cuatro clics de ratón.

Luego puede agregar una fila total como se muestra en la figura 3. Las fórmulas dentro de la Fila de Total sólo cuentan las filas visibles, lo que facilita ver las estadísticas en tiempo real mientras filtras la tabla.

Figura 3: La fila total de una tabla sólo cuenta las filas visibles.

La figura 4 ilustra otra característica especial con respecto a las fórmulas que se añaden a las tablas. Tal vez desee desactivar la opción Usar nombres de tablas en las fórmulas, que aparece en la sección Fórmulas de la ventana Opciones de Excel – la fórmula de la Figura 4 aparecería como =[@[Ventas totales]]/[@[Casos vendidos]] si hubiera dejado esta opción activada.

Figura 4: Las fórmulas que se añaden a una tabla se copian automáticamente.

En cualquier momento, puede convertir una tabla de nuevo a un rango normal – haga clic en el botón Convertir en rango en la ficha Diseño. Tenga en cuenta que este comando no elimina el formato o la fila total. Para ahorrar tiempo, es posible que desee desactivar cualquier característica de la tabla no deseada antes de convertir los datos de nuevo a un rango normal.

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Sobre el autor:

David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .