Por David Ringstrom, CPA
Puede ser frustrante cuando trabajas en una hoja de trabajo desconocida y aparece en pantalla el aviso «la celda o gráfico que estás intentando cambiar está protegido». De forma predeterminada, no es fácil saber de un vistazo si una celda está bloqueada o no, pero en este artículo, te mostraré cómo añadir una ayuda visual. Como ventaja añadida, esta técnica también facilita enormemente el bloqueo y desbloqueo de celdas de la hoja de cálculo.
Antes de llegar a la ayuda visual, echemos primero un vistazo a la hoja de trabajo de protección celular, como se muestra en la figura 1. Por defecto, cada celda de una hoja de cálculo está fijada en bloqueada, lo que significa que si proteges la propia hoja de cálculo, no se puede cambiar ninguna celda. Por lo tanto, primero debe desbloquear las celdas que desee que alguien pueda cambiar. Para ello:
- Seleccione una o más células que desee desproteger.
- Presiona Ctrl-1 para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
- Desactive la marca junto a Bloqueado en la pestaña de Protección y luego haga clic en Aceptar.
Figura 1: El cuadro de diálogo Formato de celdas permite bloquear y desbloquear celdas.
Una vez ajustado el nivel de protección de las celdas de la hoja de cálculo individual, ahora puedes proteger la hoja de cálculo:
- Excel 2007 y posteriores: En la pestaña Revisión, haga clic en Proteger hoja, opcionalmente introduzca una contraseña y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Excel 2003 y anteriores: Elija Herramientas, Protección y luego Hoja de protección. Opcionalmente, ingresa una contraseña y luego haz clic en OK.
Como se muestra en la Figura 2, para desproteger una hoja, realice los mismos pasos que arriba, pero esta vez el comando Proteger Hoja leerá Desproteger Hoja, y luego introduzca la contraseña si es necesario.
Figura 2: La protección celular no tiene efecto hasta que se protege una hoja de trabajo.
Con ese fondo fuera del camino, vayamos al truco. En cualquier versión de Excel, podemos añadir un icono que nos permitirá determinar si una celda está bloqueada y también nos permitirá activar o desactivar el ajuste de bloqueo. En Excel 2007 usaremos la barra de herramientas de acceso rápido, que normalmente se encuentra en la parte superior de la pantalla de Excel:
- Como se muestra en la Figura 3, haga clic en la flecha al final de la barra de herramientas, elija Más comandos y luego seleccione la pestaña Inicio del menú desplegable.
- Desplácese por la lista hasta encontrar Lock Cell, y luego haga doble clic en ese comando para agregarlo a su barra de herramientas de Acceso Rápido.
- Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Figura 3: Excel 2007 y posteriores permite añadir un atajo de Lock Cell a la Barra de Herramientas de Acceso Rápido.
Como se muestra en la Figura 4, si una celda está bloqueada, el icono de la celda bloqueada tendrá un fondo de color, mientras que las celdas desbloqueadas tendrán un fondo gris. A cada icono de la barra de herramientas de acceso rápido se le asigna un atajo numérico, de modo que ahora puedes bloquear o desbloquear celdas sin usar el ratón. Para ello, selecciona una o más celdas, presiona la tecla Alt y luego el número que corresponde al icono Bloquear celdas.
Figura 4: Las celdas cerradas tendrán un fondo de color; las celdas abiertas no tienen fondo.
En Excel 2003, elija Herramientas, Personalizar, Comandos y luego haga clic en la categoría Formato. Desplácese hacia abajo en la lista de la derecha hasta encontrar Bloquear celda, y luego arrastre el comando a una barra de herramientas o al espacio gris a la derecha del comando Ayuda. Si una celda está bloqueada, el icono tendrá un cuadrado azul alrededor de ella o sólo un fondo gris si una celda está desbloqueada. Tendrás que usar el ratón para activar o desactivar el icono, pero esto te ofrece una forma más fácil de bloquear o desbloquear celdas sin tener que pasar por el cuadro de diálogo Formato de celdas.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [email protegido] o sígalo en Twitter. David también presenta webcasts mensuales en Excel para el socio de AccountingWEB CPE Link.