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Comprobación de la realidad: Fraude en el lugar de trabajo

Nos gusta creer que todo el mundo es honesto, que nadie hace trampas ni se aprovecha injustamente, pero la realidad es que los lugares de trabajo pueden ser caldo de cultivo para el mal comportamiento. El abogado penalista y experto en investigación de fraudes del Reino Unido, Martin Cunningham, ofrece consejos a los empleadores sobre cómo detectar la posible deshonestidad en el lugar de trabajo. A continuación se presentan algunas señales a las que hay que estar atentos.

Comprobar los madrugadores

Comprobación de la realidad: Fraude en el lugar de trabajo
Comprobación de la realidad: Fraude en el lugar de trabajo

Si uno de sus empleados llega invariablemente antes que nadie (con la excepción, quizás, de los limpiadores) es una buena idea preguntarse por qué esa persona debe ser tan dedicada y entusiasta.

¿Podría ser que la primera persona en la escena necesite ser la primera en llegar al correo de la oficina? Los estafadores pueden escapar al descubrimiento durante seis meses o más después de pedir suministros o hacer compras – como alquiler de coches, hoteles, comidas, artículos eléctricos, equipos de oficina e informáticos – cargados a la cuenta de la empresa. No lo sabrán, siempre y cuando el estafador intercepte las facturas, recordatorios y cartas amenazantes que llegan por correo. Las facturas impagadas podrían haber pasado por los tribunales antes de saber que algo está mal. El estafador puede incluso prolongar el asunto más allá interceptando las comunicaciones de la corte, también. En cuestión de meses, una persona podría tener deudas de decenas de miles y ennegrecer la reputación de su empresa.

Solución: Cambiar la rutina del correo entrante de vez en cuando o hacer que su correo sea entregado en un apartado de correos y que una persona de confianza lo recoja. Separe siempre los madrugadores habituales del correo.

Compruebe si hay calificaciones falsas

Si alguien trabaja para ti con poca o ninguna supervisión, asegúrate de que esté haciendo su trabajo. El nuevo empleado de confianza podría ser un estafador no cualificado que sabe lo suficiente sobre su negocio como para subcontratar el trabajo a autónomos, proveedores o subcontratistas. Podría estar pagando el sueldo o salario de alguien durante meses sin darse cuenta de que esa persona ha llegado a un acuerdo verbal con un tercero que querrá que se le pague eventualmente, tal vez después de que el estafador se haya marchado.

Siempre pide referencias, comprueba las calificaciones y realiza controles inesperados de los empleados sin supervisión con responsabilidad de compra de la dirección. Un caso reciente que llegó a los tribunales del Reino Unido implicaba mano de obra subcontratada valorada en más de 1,3 millones de libras.

Girar el mandato del banco

Se tarda cinco minutos en cambiar el nombre de los firmantes y contrafirmantes autorizados en los cheques de la empresa. Despierta una mañana y hazlo. Si alguien quiere saber por qué, dígale que está actuando por consejo profesional.

Incluso los socios, codirectores, compañeros accionistas y empleados con años de servicio leal pueden verse tentados a desviarse del camino de la honestidad cuando están manejando habitualmente grandes transacciones financieras.

No hace falta ser un genio para cubrir las pistas administrativas de un cheque perdido por una cantidad significativa. Se sabe que un cambio periódico e inesperado del mandato del banco ha dado bastantes sorpresas. Inténtelo. No tienes nada que perder.

Ejecutar verificaciones de crédito

Casi todos los negocios que valen la pena realizan comprobaciones de crédito y credenciales en las cuentas de los nuevos clientes. ¿Pero qué pasa si una de las personas responsables de hacer las comprobaciones crea una cuenta de cliente falsa, la aprueba, y luego empieza a suministrar al cliente inexistente (en, por ejemplo, la dirección de un amigo o pariente) sus mercancías o acciones sin cargo o a precios ficticios?

Su sistema de contabilidad probablemente se engañaría. Añade unos cuantos reembolsos regulares por suministros inexistentes y alguien tendrá un perjudicial fraude sistemático en curso. Si una cuenta de cliente falsa funciona, probablemente intentarán unas cuantas más – 10, 20, o las que el sistema necesite antes de que empiece a crujir.

Solución: Hacer una verificación independiente y verificaciones de crédito de los nuevos clientes de la cuenta a través de un tercero. Uno de sus asesores profesionales probablemente podría arreglarlo. De esa manera hay menos posibilidades de que el falso fraude de cuenta se arraigue.

Mantente alerta

La gran mayoría de las personas que trabajan en los negocios y la administración son honestas, concienzudas y veraces.

La experiencia me ha enseñado que hay algunos que no lo son. Pueden hacer un enorme daño a un negocio que de otra manera sería saludable. Los empleadores deben estar atentos a la posibilidad de que una oveja negra se pierda en el redil. A menudo son los individuos más amables, agradables y queridos los que se abren camino en los negocios legítimos con intenciones delictivas. Sus víctimas suelen ser gente de negocios muy experimentada.

No tiene que convertirse en un cínico desconfiado en su trato con su personal, sólo sea consciente de que hay veces en que personas que no son todo lo que le gustaría que creyera que son tratan de acercarse demasiado a su negocio y estar un paso por delante.

Sobre el autor:

Martin Cunningham es un destacado abogado penalista y miembro de numerosos órganos y paneles reconocidos relacionados con la investigación del fraude y la estafa. Este material es un extracto de un artículo que apareció en nuestro sitio hermano, AccountingWEB.co.uk .