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Compendio de Excel: Usos prácticos de las funciones de búsqueda y referencia

Las funciones VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX y MATCH de Excel pueden hacer la vida mucho más fácil para los contadores. Este breve tutorial muestra cómo funcionan y describe algunas situaciones en las que se pueden aplicar.

Una introducción a las funciones de búsqueda y referencia

Aplicaciones prácticas: Traer las cifras del presupuesto mensual a un informe financiero, o mapear los valores de diferentes fuentes en un informe consolidado.

Compendio de Excel: Usos prácticos de las funciones de búsqueda y referencia

Soluciones: Utilice una de las categorías de funciones de Búsqueda y Referencia para elegir un valor de una lista o tabla

  • VLOOKUP() encuentra un valor en una columna y luego devuelve el valor de la celda en la misma fila que el valor de coincidencia de una columna designada (de ahí la V de Búsqueda vertical)
  • HLOOKUP() encuentra un valor en una fila y luego devuelve el valor de la celda en la misma columna que el valor de coincidencia de una fila designada (por lo tanto H para la búsqueda horizontal)
  • INDEX() devuelve el valor en la intersección de una fila y columna en particular. Tanto la fila como la columna están designadas como posiciones relativas – es decir, la Fila 2, la Columna 3 sería la segunda fila abajo de la primera celda del rango, la tercera columna a la derecha de la primera celda del rango
  • MATCH() devuelve la posición relativa de un elemento en una lista. MATCH() puede ser usado con una de las otras fórmulas de búsqueda para encontrar la columna o la fila de la que se devuelve el valor. Alternativamente, MATCH() puede utilizarse con INDEX() para devolver un elemento en la intersección de una fila y una columna determinadas sin utilizar ninguna de las dos funciones de búsqueda.

Usando el Asistente de Búsqueda

El Asistente de Búsqueda puede ser muy útil para crear algunas de las búsquedas más complejas – el ejemplo de INDEX() en la celda B21 de abajo fue creado por el asistente de búsqueda. Para usar el Asistente de Búsqueda primero asegúrese de que esté instalado – vaya a Herramientas-Agregar-Ins y asegúrese de que “Asistente de Búsqueda” esté marcado. La búsqueda debería aparecer entonces como una subopción del elemento del Asistente en la parte inferior del menú Herramientas. Excel 2007: Cinta de fórmulas-Sección Soluciones-Búsqueda.

VLOOKUP() para asignar valores nominales a las categorías

Las funciones VLOOKUP() y HLOOKUP() usan un cuarto argumento de “Verdadero/Falso” para determinar si la búsqueda debe encontrar la coincidencia más cercana o una coincidencia exacta. Para usar el ‘Verdadero’ por defecto para una coincidencia más cercana, la primera columna debe ser ordenada en orden ascendente. Si no hay una coincidencia exacta, la búsqueda encontrará el siguiente valor más grande que sea menor que el valor de la búsqueda. Así, por ejemplo, C906 encontraría que el valor C000 de la primera columna es el “número” más grande que es menor que C906. Si usas la opción “Falso”, entonces la primera columna no necesita ser ordenada y la búsqueda devolverá la primera coincidencia exacta que encuentre. Si no hay ninguna coincidencia, se devolverá el “error #N/A”:

Applying a

En nuestro ejemplo hemos creado una tabla de rangos de códigos de cuenta con categorías coincidentes. Así que los códigos de cuenta A000 a AZZZ serán categorizados como ventas, B000 a BZZZ como costo de ventas, etc.

Use MATCH() para argumentos de referencia más flexibles

Aunque VLOOKUP() y HLOOKUP() sólo tienen dos opciones para este argumento, la función MATCH() relacionada es más flexible y tiene 3 tipos de coincidencia posibles:

  • 1 – encuentra el valor más grande que es menor o igual al valor de búsqueda (como en las búsquedas anteriores), la lista debe estar en orden ascendente
  • 0 – encuentra la coincidencia exacta, no se requiere un orden
  • -1 – encuentra el valor más pequeño que es mayor o igual al valor de búsqueda, la lista debe estar en orden descendente.