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Cómo usar las herramientas adecuadas: El ascenso del contador en línea

Uno de los cambios que he notado este año a ambos lados del Atlántico es la forma en que la computación en nube ha pasado de ser una novedad a ser una parte básica de la vida laboral para tantos contadores.

Eso no quiere decir que el escritorio haya tenido su día. Excel está todavía demasiado arraigado en los corazones de la mayoría de los contables para que dejen sus PCs. Pero incluso la querida hoja de cálculo está mutando en una bestia online.

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Los contadores son criaturas contradictorias cuando se trata de tecnología. Muchos de los que conozco están orgullosos de identificarse como geeks que abrazan con entusiasmo las últimas herramientas y dispositivos móviles. Pero cuando se trata de sus vidas laborales, son más cautelosos con las implicaciones de seguridad, la integridad de los datos y los cambios perjudiciales.

Dependiendo de su punto de vista, hay dos perspectivas sobre cómo la contabilidad en la nube ha evolucionado dentro de la profesión. En el sitio hermano de AccountingWEB.com en el Reino Unido, casi el 50 por ciento de nuestros miembros están ahora apoyando a los clientes en un sistema de contabilidad en la nube. Si se tiene en cuenta la población empresarial en general (incluidas las PYMES y los contables que no “entienden” Internet), la proporción es menor: alrededor del 4-5 por ciento, según las cifras del director de Intuit en el Reino Unido, Rich Preece. Por lo tanto, los detractores tienen buenas razones para afirmar que la nube sigue siendo principalmente una exageración.

Pero la velocidad de la transición y el impacto en la profesión más amplia cuenta una historia diferente. Las herramientas en línea están en todas partes: desde el teléfono inteligente en el bolsillo o el bolso que usas para el correo electrónico, las compras, la banca y las redes sociales, hasta todas las aplicaciones web a las que te conectas para la organización personal, el almacenamiento y el entretenimiento.

Todas estas tendencias tecnológicas se centraron para mí en el Caesars Palace en noviembre. El grupo de AccountingWEB cabalgó hasta Las Vegas para la conferencia de Sleeter Group$0027s Solutions 14 y pasó tres días con alrededor de 1.000 profesionales, consultores, desarrolladores y comentaristas. Todos allí abrazaron con entusiasmo la tecnología web como un medio para convertirse en asesores de negocios de confianza para sus clientes.

La migración masiva de los contadores de los aviones teledirigidos de cumplimiento a los asesores móviles y conectados es una labor en curso. La red Sleeter está compuesta principalmente por profesionales pioneros. No todos los profesionales están tan dispuestos a abandonar los sistemas y controles en los que se formaron. Y a pesar de los esfuerzos de muchos, muchos visionarios del software de contabilidad, todas esas declaraciones de impuestos no se completan, comprueban y archivan por sí mismas todavía.

El profesor de tecnología contable Brian Tankersley dio una gran charla en Las Vegas sobre las herramientas de colaboración online que profundizó un poco más en las zonas grises que rodean a las herramientas web como Google Apps, OneDrive y Dropbox.

Tankersley aplica algunas normas bastante estrictas, específicamente la HIPAA, el protocolo de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996, que utiliza como referencia para la confidencialidad de los datos.

“No digo que no esté seguro de la seguridad de DropBox”, dijo. “Pero como parte de mi deber fiduciario, no es mi derecho poner los datos de otra persona allí. No puedo renunciar a sus derechos de privacidad por ellos”. Evernote, una herramienta de investigación y catalogación muy útil en la web, recibió el mismo tratamiento: “No pongo el número de la Seguridad Social de nadie ahí, porque estoy paranoico.”

Pero cada vez es más difícil poner en cuarentena el lugar de trabajo desde estas instalaciones en línea y muchas de ellas ya se han infiltrado en las prácticas habituales. Y los contadores con los que he estado hablando este año no están tan tensos para aceptarlas. Están mucho más interesados en conectar sus sistemas de contabilidad en línea a portales web y otras herramientas para crear un espacio donde puedan colaborar directamente con sus clientes. Estos pioneros de la nube también parecen ser los que más se han movido de la pura conformidad al trabajo de asesoría.

Como la conferencia de Solutions 14 fue en el Caesars Palace, y yo estaba grabando una serie de entrevistas, empecé a canalizar a Howard Cosell y a pedirle a todo el mundo su opinión sobre el gran enfrentamiento contable entre QuickBooks Online en la esquina verde y Xero en la esquina turquesa. Sage también estaba en primera fila, y hizo girar unas cuantas cabezas con un ingenioso, aunque caro, instrumento de tablero KPI.

Al menos el presidente de Xero North America, Jamie Sutherland, estaba dispuesto a seguirle la corriente. “Aún no hay ningún campeón”, me dijo, añadiendo, “Para nosotros es más como Ultimate Fighter”. Hemos cambiado las reglas del juego”.

La directora de proyectos educativos del Grupo Sleeter, Deborah Pembrook, adoptó un tono más conciliador y colaborativo: “Lo vemos mucho más como un flash mob – donde teníamos a todos estos desarrolladores trabajando en sincronía. Ya que estamos en Las Vegas, es más como un baile”.

Tiene razón. La gran lucha global entre QuickBooks, Xero y Sage va a ser épica, pero no es donde está la acción. El verdadero zumbido está creciendo alrededor de todos los programas asociados que se vinculan a estos motores de contabilidad en línea – con herramientas de gestión de gastos como ReceiptBank y Expensify, y tableros de KPI como Spotlight y Fathom, liderando el camino.

El fundador de Fathom, David Watson, describió la nube contable como un ecosistema de aplicaciones conectadas. Los contadores inteligentes están aprendiendo a diagnosticar los bloqueos de datos dentro de los procesos de negocios de sus clientes y prescribiendo combinaciones de aplicaciones de nube que curan los cuellos de botella y abren nuevas eficiencias y oportunidades de negocio.

En un artículo de seguimiento que resume una sesión “sin conferencia” visualizando la Firma de Contabilidad de la Próxima Generación en el evento de Las Vegas, Donny Shimamoto comentó: “Esta infraestructura virtual permite el flujo de datos entre los sistemas que soportan las operaciones tanto de los clientes como de la firma, permitiendo a los contadores ser una parte más integrada de los negocios de sus clientes. El acceso más fácil a los datos de los clientes también permite al contador enfocarse en $0027el pensamiento$0027-análisis y proveer de información-en lugar de $0027el trabajo$0027-recolección de datos e ingreso de datos”.

Al salir de Las Vegas, no sentí que nadie hubiera dado un golpe de gracia, pero salí con la sensación de haber visto cómo está cambiando la profesión. Puede que tengas razones para no seguir la estampida, pero si estás en ella a largo plazo puede que haya llegado el momento de empezar a ver cómo te conviertes en un contador en línea, también.