En la Asociación de Contadores Públicos Certificados (ACCA), contamos con 188.000 miembros y 480.000 estudiantes en 178 países que conforman nuestro organismo mundial de contadores profesionales. Debido a nuestra gran base de usuarios, no es sorprendente que tengamos muchas necesidades de información y que exijamos que nuestros datos se transformen fácilmente en conocimientos que impulsen las decisiones y las acciones.
La sobrecarga de datos y los procesos tecnológicos pueden ralentizar las cosas, sin mencionar la funcionalidad limitada. En 2005, implementamos Oracle E-Business Suite y utilizamos una mezcla de Oracle, informes de GL Wand y extractos de SQL. Para nuestra consternación, descubrimos que esta combinación era lenta, inflexible y no nos proporcionaba resultados reales. Además, la solución Oracle 11i que estábamos usando no ofrecía una capacidad de informes robusta que satisficiera nuestras necesidades empresariales.
Cuando la información es lenta, los equipos de TI y finanzas sufren
Debido a toda esta torpe tecnología, no podíamos acceder fácilmente a informes mensuales y ad-hoc de alta calidad. Esta falta de informes fácilmente disponibles se sintió en toda la organización, pero particularmente en nuestros equipos de contabilidad e informática.
Para construir un informe legible y algo intuitivo, estos equipos tuvieron que ejecutar una serie de extractos, luego cargar los datos en Excel y jugar con pivotes y desarrollar macros. Realizar estos pasos siempre que se necesitaba un informe dificultaba la identificación de respuestas concretas a partir de nuestros datos, y nuestros contables se estaban agotando al tener que seguir este tedioso y largo proceso cada vez que los encargados del presupuesto nos preguntaban sobre nuestros datos. Nuestro equipo de TI también fue requerido para ayudar con cada proceso de informe, ya que los pasos eran demasiado complicados para cualquiera sin una profunda experiencia en TI.
Aunque la funcionalidad básica era difícil de conseguir, los informes personalizados lo eran aún más. Nuestros contadores no pudieron ejecutar informes personalizados en un tiempo razonable, y se llamó al equipo de TI para que ayudara a reunir información para las solicitudes de nuestros equipos financieros y de atención al cliente. En promedio, estas solicitudes de creación de informes exhaustivos tardaban hasta un mes en ser completadas. Y una vez que finalmente fueron entregados, estos informes ofrecían al equipo financiero sólo una limitada funcionalidad de desglose.
Cuando no se informa, se necesita un cambio
No hace falta decir que necesitábamos desesperadamente informes precisos y en tiempo real que pudieran hacerse rápidamente, y esos requisitos sólo aumentaban con el paso del tiempo. Los informes en tiempo real de nuestras soluciones actuales resultaron ser insuficientes porque sólo permitían el acceso a una base de datos de sólo lectura, que se actualizaba cada 24 horas. Este retraso dificultaba la ejecución de informes ad-hoc para las consultas de nivel ejecutivo para la elaboración de informes transaccionales en línea. La combinación de todos estos elementos negativos hizo que nuestras herramientas de información fueran demasiado restrictivas.
Queríamos dar poder al usuario empresarial y ofrecer una verdadera facilidad de uso, y queríamos liberar a nuestro equipo de TI de tener que dedicarse constantemente a la creación de estos informes. Pero lo más importante, queríamos ser capaces de convertir nuestros datos en conocimiento que nos ayudara a nosotros y a nuestros usuarios finales a tomar decisiones informadas basadas en informes sólidos.
Haciendo el cambio a mejores herramientas de reporte
Para cumplir todos estos objetivos, creamos una estrategia de futuro para mejorar drásticamente nuestros procesos de presentación de informes para el año 2020. Como verdaderos contadores, tomamos un enfoque sistemático para encontrar una solución alternativa realizando una auditoría de unos pocos proveedores y evaluándolos en categorías como seguridad, fiabilidad/integridad, funcionalidad de desglose y flexibilidad.
Finalmente seleccionamos una solución probada y comprobada llamada Hubble por insightsoftware.com, que es una herramienta de reporte que proporciona capacidades verdaderamente en tiempo real.
Empezamos a usar esta nueva solución en diciembre de 2014. Sin ningún hardware que instalar y con una fácil integración con nuestro software de planificación de recursos empresariales existente, empezamos a usar la nueva solución en cuestión de días. Después de la implementación, el ACCA ha experimentado un ahorro de tiempo del 80 por ciento en la creación de informes, y hemos reducido el tiempo de reconciliación de medio día a aproximadamente media hora.
Con mejores herramientas de información, toda la organización se beneficia
Nuestros equipos financieros e informáticos se beneficiaron inmediatamente de este nuevo proceso de información. Los procesos diarios del equipo financiero se vieron mucho menos obstaculizados por la lentitud de la tecnología. Fueron capaces de crear jerarquías personalizadas, diseñar plantillas personalizadas con tablas, y permitir cálculos para ciertos módulos hechos accesibles para todos. Es más, el equipo tenía capacidades de desglose de tres vías dentro del software que permitían un acceso completo a los módulos financieros de Oracle sin problemas de seguridad.
En esencia, nuestros equipos de finanzas e informática se liberaron finalmente de las soluciones lentas que tenían que tolerar en el pasado.
Con esta nueva solución, separada de Oracle pero aún integrada, finalmente encontramos una forma de dar poder al usuario final mientras liberamos al equipo de TI y a los equipos financieros. El equipo financiero pudo tener a su alcance la información pertinente y utilizarla como quería, y el equipo de TI pudo centrarse en las pruebas de desarrollo en lugar de resolver los frustrantes problemas de presentación de informes.
Finalmente conseguimos el objetivo que el ACCA quería desde el principio: permitir a los usuarios finales interrogar los datos en directo como y cuando quisieran, y a partir de esos datos, tomar decisiones inteligentes que a la larga mejoren la trayectoria de su negocio.