Saltar al contenido

Cómo trabajar mejor con clientes sin fines de lucro

La mayoría de mis amigos pensaron que estaba loco por pasar de un rol de contador público y gerente en Arthur Andersen, a abrir mi propia práctica que ofrece servicios a organizaciones sin fines de lucro – por definición no la más lucrativa de las industrias.

El espacio sin fines de lucro es uno que me ha apasionado desde que actué como tesorero de una gran iglesia de Sacramento, y uno que veo un gran potencial en el apoyo desde una perspectiva de servicios financieros. Más que eso, el sector sin fines de lucro tiene un conjunto único de desafíos, en su mayoría relacionados con su falta de recursos financieros, lo que hace que no sólo sea un mercado difícil de servir, sino también representativo de los tipos de desafíos que enfrentan las PYMES en todas las industrias.

Cómo trabajar mejor con clientes sin fines de lucro
Cómo trabajar mejor con clientes sin fines de lucro

Ahora, después de 15 años de trabajar con estas organizaciones sin fines de lucro, he desarrollado una experiencia en los matices de las finanzas de las pequeñas empresas y he aprendido algunos trucos para prestar servicios de alta calidad a una empresa con un presupuesto reducido, todo ello mientras construyo mi propia empresa de éxito.

Desempaquetando los desafíos

El primer paso para ofrecer un servicio de alta calidad de manera rentable es entender qué hace que los servicios financieros sin fines de lucro sean tan únicos. No es sorprendente que el mayor reto al que se enfrentan estas empresas es que están financieramente limitadas en términos de recursos.

Al igual que las empresas con fines de lucro, las entidades más grandes (como las grandes iglesias) pueden permitirse un departamento de contabilidad completo, mientras que las organizaciones más pequeñas necesitan subcontratar el apoyo. También se enfrentan a desafíos comunes a las PYMES, como el cumplimiento y la dotación de personal.

Ambas cosas suelen requerir una montaña de papeleo y una gran cantidad de diligencia debida, todo lo cual puede perderse fácilmente en el ajetreo de dirigir una organización. El cumplimiento específico es muy importante para nuestros clientes, ya que hay regulaciones estrictas que deben ser seguidas para mantenerse a flote.

Y, además de estos desafíos de recursos y negocios, las organizaciones sin fines de lucro también se ocupan de cuestiones como los impuestos exentos, un proceso complicado que con frecuencia requiere de asesoría externa. Cada contador público sabe que cada negocio tiene sus propias necesidades financieras. Pero, ¿cómo puede resolver de manera eficaz y eficiente este tipo de desafíos para servir mejor a sus clientes?

Subcontratación de soluciones eficientes

Parecería demasiado fácil decir que la tecnología es el principal impulsor de la forma en que hemos simplificado los muchos procesos necesarios para resolver estos desafíos de cumplimiento y legales, pero lo es.

Los sistemas basados en la nube han jugado un papel fundamental al permitirnos centrarnos en ayudar a nuestros clientes de la manera más eficiente posible. Pero lo que hemos aprendido es que no todos esos sistemas basados en la nube tienen que ser propietarios.

Otra clave del éxito ha sido la subcontratación de aspectos de nuestro negocio para no sólo racionalizar nuestros propios procesos, sino también para resolver los retos de la clientela a la que servimos. Algunas soluciones que hemos adoptado incluyen Intacct para la contabilidad y la gestión financiera y Bill.com para la gestión de gastos.

Una herramienta en particular que realmente ha ayudado a abordar tanto nuestras necesidades como las de los clientes es una plataforma de gestión de recursos humanos (utilizamos Zenefits). Esta combina un sistema de información de RRHH, beneficios y nómina en una sola solución y tiene flujos de trabajo para agilizar la incorporación y la baja de empleados.

Anteriormente, todo esto no sólo era un proceso manual minucioso, sino que también requería una vigilancia constante de nuestros clientes para actualizar cosas como el depósito directo y los formularios de cambio de dirección. Al no tener que pensar en los puntos débiles relacionados con la contabilidad de estas áreas, mi equipo puede centrar su tiempo en otros aspectos de nuestro servicio, proporcionando una solución más integral a las organizaciones sin fines de lucro de lo que habríamos podido hacer antes. Además, la externalización de RRHH ha eliminado la preocupación del cumplimiento en áreas como la contratación, los beneficios y el despido – es decir, la administración de COBRA – lo que significa una mayor tranquilidad para nuestros clientes sin ánimo de lucro, y para las PYMES en general.

Concéntrate en lo que mejor haces

Cada industria tiene desafíos únicos, pero al aprovechar la tecnología y los aspectos de subcontratación de su negocio, puede aliviar los problemas tanto para su empresa como para sus clientes. Estos simples cambios le permiten centrarse en proporcionar un servicio al cliente superior, y no en las distracciones que vienen con los sistemas y procesos arcaicos.

En el caso de mi empresa, la adopción de estas prácticas me ha ayudado a construir un negocio lucrativo a pesar de trabajar en una industria con dificultades financieras. Entonces, ¿qué les digo a mis amigos que piensan que estoy loco por trabajar con organizaciones sin fines de lucro? Les digo que tienen razón, ¡ahora envíen a sus clientes a mi manera!