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Cómo trabajar bien cuando los miembros del equipo trabajan desde casa

Permitir que los contadores trabajen desde casa (al menos una parte del tiempo) tiene muchas ventajas.  Ahorra dinero en espacio de oficina, reduce el tiempo perdido en viajes, y permite a los contadores un mayor equilibrio entre trabajo y vida. Además, los empleados informan de una mayor productividad cuando trabajan desde casa.  Una encuesta reciente de FlexJobs informa que el 50% de los encuestados dicen que el hogar es el lugar que eligen para ser más productivos.

A medida que las empresas de contabilidad empiezan a ver los beneficios, la revolución del trabajo virtual ha llegado al mundo de la contabilidad.  Según otra encuesta de FlexJobs, el 80% de las empresas encuestadas tenían acuerdos de trabajo flexible para algunos empleados y el 37% informaron de una política de trabajo flexible formal y escrita. Todas las 4 grandes empresas de contabilidad y muchas otras empresas más pequeñas cuentan con amplias políticas de flexibilidad.

Cómo trabajar bien cuando los miembros del equipo trabajan desde casa
Cómo trabajar bien cuando los miembros del equipo trabajan desde casa

Aunque hay muchas ventajas, trabajar en un equipo de contabilidad virtual conlleva sus propios desafíos. Sin la camaradería que se desarrolla naturalmente al ver a tus colegas todos los días, puede ser difícil establecer la misma confianza y unión. Aquí hay algunas tácticas clave para hacer bien a los equipos virtuales.

  • Programar reuniones periódicas

Puede ser útil asignar un día y una hora constantes para comprobar con los colegas los progresos realizados y abordar cualquier problema o desafío. Ayuda a alinear los objetivos y expectativas del equipo. Además, saber en qué están trabajando sus colegas y los desafíos que enfrentan puede ayudar a promover la empatía. Esto es esencial para crear un entorno más solidario en el que los colegas estén dispuestos a ayudarse mutuamente.

  • Definir claramente las expectativas de las tareas y procesos

Sin la comodidad de poder pasar por la oficina de su colega, puede ser más difícil coordinar las tareas en un equipo de contabilidad virtual.  Una vez más, se requiere una comunicación deliberada y clara para asegurar que todos estén en la misma página. Por lo tanto, es importante centrar la atención en los detalles del diseño de las tareas y los procesos que se utilizarán para completarlas. Esta atención a los detalles (que debería ser fácil para los contables) puede contribuir en gran medida a reducir la falta de comunicación.

  • Establecer un sistema de retroalimentación regular

Los empleados quieren ser reconocidos por su trabajo. Es esencial para promover la participación y el compromiso de los empleados.  Según un estudio realizado por StackHands, las empresas que implementan la retroalimentación regular de los empleados tienen tasas de rotación que son 14,9% más bajas que las de los empleados que no reciben retroalimentación. Por lo tanto, es crucial fomentar la retroalimentación en su equipo de contabilidad virtual. Podría ser tan simple como gritar constantemente victorias de sus colegas en su herramienta de mensajería. Alternativamente, herramientas como Bonusly, una herramienta que permite a los empleados enviarse micro-bonos, puede ser otra gran manera de celebrar las victorias de cada uno.

  • Usar la tecnología adecuada

Para sus reuniones programadas regularmente, el hospedaje en video pone un rostro a la persona con la que está trabajando y crea una conexión más auténtica.  Además, ser capaz de leer su lenguaje corporal así como sus palabras reduce la mala comunicación. Además, hay muchas herramientas que son excelentes para organizar reuniones virtuales, incluyendo Zoom, Google Hangout, Vidyo. Así que es más fácil que nunca reunirse virtualmente!

Las herramientas de gestión de proyectos, como Hive, son excelentes para establecer prioridades y rastrear los resultados sin las aparentemente interminables cadenas de correo electrónico.  Además, estas herramientas mantienen el historial de discusiones previas, lo que facilita que otros se pongan al día después de una ausencia.  Hay muchas opciones cuando se trata de software de gestión de proyectos, pero vale la pena investigar las opciones para aumentar la eficiencia de su equipo de contabilidad.

En un equipo de contabilidad virtual, es mucho más difícil saber lo que los miembros del equipo han estado logrando cada día.  Aunque la confianza es importante, hay muchas aplicaciones y herramientas excelentes que aseguran que todo el mundo está produciendo resultados. Un ejemplo es iDoneThis, una sencilla aplicación web que envía un correo electrónico vespertino recordatorio a todos los miembros de su equipo para que escriban una respuesta rápida indicando lo que hicieron ese día. Al día siguiente, todos reciben un resumen con lo que todos los demás han estado trabajando. Además, las aplicaciones de seguimiento del tiempo (especialmente útiles para la facturación por hora) como TimeDoctor y Hubstaff pueden ayudar a asegurar a los gerentes que sus empleados están trabajando.

Aunque el trabajo virtual conlleva ciertos desafíos, vale la pena el esfuerzo de ayudar a su equipo a lograr grandes cosas con mayor flexibilidad.