Algunos de sus clientes pueden escaparse a convenciones de negocios de vez en cuando. Les da la oportunidad de codearse con sus colegas, ponerse al día con los últimos avances y afinar sus habilidades. Y, cuando las reuniones o sesiones de la convención terminan, pueden relajarse en el campo de golf o en la piscina. ¿Pero los costos de las convenciones de negocios son deducibles? En general, según la orientación del IRS, la respuesta es «sí», aunque hay que tener cuidado de observar la estricta letra de la ley de impuestos.
Este es el punto de partida: Al igual que con los gastos de viaje y alojamiento de otros viajes de negocios, la razón principal para asistir debe estar relacionada con los negocios para poder tener derecho a las deducciones. Si el viaje es estrictamente unas vacaciones disfrazadas, no se pueden deducir los gastos de los viajes de negocios, aunque sí se puede deducir el 50 por ciento de los gastos de entretenimiento y comidas relacionados con los negocios.
Suponiendo que supera este obstáculo, y que tiene la prueba que lo respalda, puede deducir el costo total del viaje de la convención (sujeto al límite habitual del 50 por ciento en comidas y entretenimiento), menos los gastos personales que se gasten en el golf y otras actividades. Pero las reglas se vuelven aún más estrictas si asiste a una convención fuera del área de América del Norte (véase la barra lateral). En este caso, también debes cumplir con una «prueba de razonabilidad».
Lo que esto significa: Para tener derecho a las deducciones, hay que demostrar que es razonable que la convención se celebre fuera del área de América del Norte como dentro de ella. Si no pasas la prueba de razonabilidad, no puedes reclamar ninguna deducción por la convención.
Se tienen en cuenta los siguientes factores para determinar si era razonable celebrar la reunión fuera del área de América del Norte como dentro de ella.
- El propósito de la reunión y las actividades que se llevan a cabo en ella.
- Los propósitos y actividades de las organizaciones o grupos patrocinadores.
- Los hogares de los miembros activos de las organizaciones patrocinadoras y los lugares en los que se han celebrado o se celebrarán otras reuniones de las organizaciones o grupos patrocinadores.
Sin embargo, puede presentar otros factores pertinentes para apoyar la posición de que es tan razonable que la convención se celebre fuera del área de América del Norte como dentro de ella. Nota: Otras reglas especiales se aplican a las convenciones a bordo de los cruceros.
En cualquier caso, independientemente del lugar en que se celebre la convención, se recomienda conservar los registros de las sesiones a las que haya asistido y los folletos y materiales de la convención. Finalmente, recuerde que la razón principal del viaje debe estar relacionada con los negocios. En otras palabras, puede disfrutar, pero no se exceda.
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