Saltar al contenido

Cómo superar las barreras para organizarse

Sólo podrás trabajar durante un cierto número de años a un cierto ritmo, y un día terminará: tu vida laboral productiva es finita. Está garantizado que la forma en que solías hacer las cosas disminuirá de valor cada día que pase. Una cosa que permanecerá constante es el valor de mantenerse organizado.

Los contadores son maravillosos para ayudar a otros a organizarse. ¿Y si, sin embargo, es un desafío personal?

Cómo superar las barreras para organizarse
Cómo superar las barreras para organizarse

Las barreras para organizarse son muchas. Una es elegir un marco de tiempo pobre que no te da suficiente tiempo para lograr tu objetivo. Otra es el comportamiento ritual, como necesitar dos tazas de café para empezar por la mañana o esperar a que la hora sea la hora en lugar de empezar unos minutos antes. El comportamiento ritual es insidioso – se desgasta en su tiempo y en su capacidad de lograr un progreso real.

Otra barrera es la falta de compromiso. Dices que quieres organizarte, pero en cada oportunidad, vuelves tu atención hacia otra cosa. Otras barreras incluyen la falta de recursos, tener demasiados ruidos y distracciones, o perder de vista tu búsqueda en el camino hacia su finalización.

Gestionar el Previa

Utilizo el término “gestionar el previo” para hablar de la preparación de algo antes de una necesidad, como organizar los cajones de los archivos en previsión de nuevos elementos. Así, en lugar de tener archivos y gabinetes llenos hasta los topes de información, despojadlos de todo el material sobrante para que al menos el 20 por ciento de su espacio quede libre.

Con un 20 por ciento de espacio libre, ahora has creado espacio para las cosas que recibirás. Estas incluyen nuevas pólizas de seguro, artículos, y seminarios o cursos que quieras revisar en una fecha posterior. Estos artículos pueden ser diferentes para cada persona. El punto importante es tomar el control por adelantado – manejar el de antemano – en lugar de tratar con las consecuencias de demasiada información.

Cuando desarrollas el hábito de despejar el espacio en todos los compartimentos de tu vida – tu coche, armarios, botiquines, etc. – logras muchas cosas. Te demuestras a ti mismo que tienes suficiente espacio para manejar tus asuntos y conducir tu vida, y te mantienes en un estado listo para manejar lo que sigue en lugar de tratar de averiguar dónde almacenar las cosas o cómo crear pilas ad hoc.

¿Tiene cubos de basura?

Para evitar que te inunden, crea lo que yo llamo un contenedor. Una papelera es una estación temporal – pero no ad hoc – donde has decidido aparcar los nuevos materiales que entran en tu oficina o en tu vida, incluyendo informes de correo, memorandos, etc.

Este contenedor no debe ser confundido con una bandeja de entrada. Un contenedor es el área reservada donde se reconoce a su propio tiempo y ritmo, usted regresará a estos materiales no esenciales o no urgentes y los revisará.

No todo lo que pasa por tu escritorio va a la papelera, tú eres el juez. Es importante establecer un contenedor para no mezclar lo que debe ser tratado inmediatamente con lo que puede ser tratado a su discreción.

Demasiadas opciones

Demasiadas opciones – personales o profesionales – es un impedimento para mantenerse organizado. Hoy en día, estamos rodeados de demasiadas opciones. Por ejemplo, en los supermercados hay el doble de artículos que hace 20 años. En unos pocos años más habrá aún más artículos, así que ¿cómo podemos manejar eficazmente tal embestida?

Recuerda que no importa cuántos artículos tenga el supermercado, puedes seguir comprando lo que siempre has comprado y dejar de lado gran parte de la distracción.

Sin embargo, incluso eso podría ser un poco tedioso porque a todos les gusta probar cosas nuevas. Recomiendo explorar un área nueva – en las carnes, frutas, quesos, alimentos congelados, lo que sea – cada viaje al supermercado. Si compras una vez a la semana, en el transcurso del año habrás probado al menos 50 productos nuevos sin gastar esfuerzo mental o consternación en el proceso.

Si realmente te apetece la aventura, carga todo tu carrito de compras del supermercado con todos los productos nuevos que aún no has probado. De cualquier manera, ya sea que decidas tomar un número selectivo de nuevos artículos por semana o cargar todo tu carrito de compras con nuevos artículos, no estás invirtiendo tiempo o esfuerzo mental en el ataque de miles de productos que compiten por tu atención.

Permanece organizado y mantiene el control.