Saltar al contenido

Cómo su empresa puede identificar las oportunidades de automatización

La automatización es la delegación de la función de control humano a una máquina y en la contabilidad, la automatización es la delegación del software de la función de control humano.

Teniendo en cuenta esta definición, veamos cómo identificar las oportunidades de automatización en su práctica contable.

Cómo su empresa puede identificar las oportunidades de automatización
Cómo su empresa puede identificar las oportunidades de automatización

No se trata sólo del software

Uno de los mitos en torno a la automatización en la contabilidad es que la automatización se origina en el software. Sí, la automatización se facilita por el software. Pero no necesariamente se origina siempre en el software. Se trata más bien de sus procesos de trabajo, tanto internos como externos, y la combinación de éstos con el software define los niveles de automatización en su extremo.

Revise sus procesos de trabajo para identificar los pasos del proceso manejados por los humanos. Luego averigüe si esos pasos implican datos/información o cosas físicas, por ejemplo, papel. Si involucra datos/información, tienes oportunidades de automatizar más.

Si su personal introduce datos, tiene oportunidades de automatización

La nube, las tecnologías de Internet y el software de contabilidad han evolucionado enormemente a lo largo de los años. Las ganancias de eficiencia posibles ahora eran difíciles de imaginar hace una década. La “informatización” o “digitalización” de sus procesos contables puede haberle hecho sentir como la empresa del futuro. Pero eso ya no es suficiente.

Si su personal introduce datos en cualquier paso del proceso, tiene oportunidades de automatización. Para encontrar estas oportunidades de automatización, averigüe lo siguiente:

1. ¿Mi personal toma la información de un documento de origen en forma impresa / electrónica (pdf / correo electrónico) y la introduce en un software?

2. ¿Mi personal está introduciendo datos para enriquecer/añadir a la parte de la transacción datos ya creados, ya sea por algún otro personal de la empresa o por alguien más (cliente, un vendedor del cliente, cliente del cliente, banco, etc.)?

3. ¿Mi personal está descargando los datos de algún lugar para reestructurarlos/reformarlos, y luego importarlos a un software?

Si has respondido que sí a alguna/alguna/todas las anteriores, tienes oportunidades para automatizar. En los tres casos anteriores, tendrás que buscar utilidades/software que puedan:

1. Recibir los datos de origen en un formato electrónico y seguro para rellenarlos automáticamente dentro de su software de contabilidad

2. 2. Aplicar reglas de cálculo predefinidas a los datos así recibidos – para añadir campos de datos más relevantes.

3. Conectar/integrar el software que produce los datos de la fuente con su software de contabilidad. Al hacerlo, no debería ser necesario exportar manualmente los datos de un sistema e importarlos a otro.

Mira dentro y fuera de tu oficina

Usted puede automatizar la mayoría de sus procesos de trabajo internos. Pero hay muchos procesos externos que puedes automatizar. Por ejemplo, la automatización de los intercambios de datos transaccionales:

  • vendedores/clientes/vendedores
  • banqueros
  • IRS/Departamentos de Estado.
  • Medios de comunicación social
  • comunicaciones con el cliente

Prioriza tu plan de automatización para las interacciones externas que son más regulares/frecuentes.

Para automatizar los procesos internos, imagina que cada proceso tiene fines de proveedor-cliente. Por ejemplo, la salida producida en un paso por la persona A es la entrada para la persona B que completa el siguiente paso. La persona A es el proveedor y la persona B es el cliente.

Todas esas entregas entre la persona A y B son candidatos potenciales para la automatización. En algunos casos, será más sencillo y se podrán aplicar normas de tramitación muy mínimas o puede ser más complejo, por ejemplo, la autoridad/derechos de aprobación financiera. Derechos de acceso al sistema para “registrar” la transacción en la base de datos para imprimir cheques, etc.

Muchos programas de contabilidad permiten ahora “aplicaciones” adicionales que pueden permitirle automatizar más. Existen plataformas de contabilidad profesionales como Accounting Power que tienen incorporada la automatización del flujo de procesos, así como herramientas de terceros integradas directamente en los flujos de procesos.

Dependiendo de tus necesidades y apetito, puedes empezar con la automatización de una manera pequeña. Para aprovechar más la automatización, automatice e integre sus flujos de procesos en el propio software de contabilidad.

Automatización de las comunicaciones del servicio al cliente

Cloud ha hecho que “trabajar en colaboración con los clientes” sea una necesidad. La colaboración aumenta su valor como contable. Te ayuda a ser un asesor de negocios. Es porque la colaboración en la nube te permite interactuar en tiempo real con tus clientes. Por ejemplo, interactuar con los propietarios de la empresa mientras toman decisiones de negocios, no después.

Cuando eso sucede, los dueños de los negocios empiezan a pensar en ti como una parte extendida de su negocio. Dependen cada vez más de usted para navegar por sus desafíos empresariales. Con el tiempo, le pagarán tarifas mucho más altas en comparación con las tarifas de transacción más bajas.

Es una gran oportunidad cuando se automatizan las comunicaciones de servicio al cliente para las transacciones regulares, financieras/de negocios. Automatización del envío de informes financieros, informes analíticos, etc. – después de que las transacciones ya se han hecho – puede ser algo útil para su empresa para reducir el tiempo y el costo de hacer ese informe.

Pero, sus clientes valorarán más – y le pagarán más – si puede automatizar la toma de decisiones en colaboración. Por ejemplo, usted introduce/procesa las facturas con precisión, aprovecha las condiciones de pago para el mejor beneficio de su cliente y busca la aprobación digital/en línea/en tiempo real de los clientes para pagar esas facturas. El cliente “retiene” el control de sus finanzas. Sin embargo, la totalidad de la grasa en el proceso manual de ida y vuelta se reduce al mínimo.

La automatización de los flujos de trabajo de colaboración mediante la automatización de las comunicaciones con los clientes no es un proceso separado. Debe estar arraigado en los flujos del proceso contable. Como contador profesional, necesitas usar soluciones contables profesionales y automatizadas que te pongan al mando.