Los desastres naturales son un hecho de la vida. Cualquier empresa que planee tener éxito en la era moderna tiene que tener un plan para sobrevivir a los desastres naturales más comunes en su área. ¿Su empresa tiene un plan? Aquí hay algunas cosas a considerar cuando se planifica para lo inevitable.
1. Copia de seguridad de archivos
La pérdida de información puede ser más devastadora para una empresa de contabilidad que incluso la pérdida de instalaciones. Depende de tener registros previos para seguir avanzando. Además, es difícil imaginar el costo de perder el trabajo que estaba en progreso. Significaría muchas horas extras y el retraso de los plazos, en medio de un desastre natural. Si este desastre natural ocurriera en marzo o abril, podría significar consecuencias para los clientes también. Mantengan sus archivos en copias electrónicas, respaldados en un servidor que preferiblemente esté ubicado en otra región geográfica.
2. Mantener una presencia en la nube
La computación en la nube permite a sus contadores trabajar desde casi cualquier lugar. También permite a sus clientes subir o acceder a la información desde cualquier lugar que tengan acceso a Internet. Además, nunca más tendrá que buscar un registro en un gabinete, ya que la computación en nube pone el acceso a todos los documentos en un lugar digital.
Es fácil ver cómo esto puede ser un beneficio para una empresa de contabilidad, en particular en medio de un desastre natural. La nube también puede servir como un valioso respaldo para los archivos y registros.
3. Tener un plan para reanudar el trabajo inmediatamente
Dependiendo de la época del año, muchas empresas de contabilidad pueden necesitar volver al trabajo lo antes posible. Sin embargo, es poco probable que esto suceda si no se tiene un plan. Averigüe con antelación quién realizará qué tareas en caso de emergencia. Asegúrese de tener planes de respaldo en caso de que su Plan A no sea factible por cualquier motivo. Los empleados deben ser conscientes de sus responsabilidades en caso de emergencia y de sus opciones para acceder a su trabajo.
Por ejemplo, la computación en nube puede ser posible para un empleado inmediatamente después de un desastre, tan pronto como se restablezca la electricidad y el acceso a Internet. Sus empleados pueden necesitar más tiempo debido a los efectos de una emergencia en su propiedad personal y sus vidas, pero tener un plan asegurará que la gente vuelva al trabajo lo antes posible.
4. Llegar a los clientes
Tus clientes te eligieron porque eres el contable más capaz de su área. Deberías continuar mostrando tu competencia dejándoles entrar en tu plan de desastres. Envíe un correo electrónico explicando el protocolo de su compañía para un desastre. Deje que los clientes sepan lo que pueden hacer para que el proceso de recuperación sea más fácil para todos los involucrados. Por ejemplo, deberían asegurarse de que todos sus documentos en papel se escanean y se suben a la nube antes de que llegue una tormenta.
Los desastres naturales de alguna forma golpean casi todas las áreas de nuestra nación. Parte de ser un contador Boca Ratón es estar preparado para estos eventos. La planificación, la buena comunicación y la computación en nube deberían ayudar a cualquier empresa a sobrevivir a un evento natural y volver al trabajo rápidamente.