Su cliente contratista se detuvo en Home Depot para recoger suministros para su trabajo, pero usó dinero de su cuenta personal para cubrirlo. Planeó reclamarlo como un gasto del negocio. Para hacerlo bien, debe ser registrado como una transacción contable – y las cosas pueden complicarse rápidamente.
Para algunos, especialmente los que empiezan como propietarios únicos, puede parecer más fácil utilizar una cuenta corriente personal que ya existe para gestionar las finanzas. De hecho, una encuesta de 2015 del Banco de los Ciudadanos encontró que el 26% de los propietarios de pequeñas empresas utilizan una cuenta corriente tanto para sus negocios como para sus finanzas personales.
Como su contador, puede aconsejar a sus clientes sobre las razones principales para establecer cuentas separadas para su negocio, y cómo empezar a separar sus gastos. Todo es parte de ayudarles a entender las responsabilidades del trabajo por cuenta propia.
1. Racionalizar el mantenimiento de registros para el tiempo de impuestos
El mantenimiento de registros no siempre es lo más importante para los solteros que trabajan duro para cimentar las relaciones con los clientes existentes y traer otros nuevos a bordo. Y si no están preparados, el tiempo de los impuestos puede ser un verdadero revoltijo.
Cuando sus clientes utilizan una cuenta corriente para sus gastos de casa y de la oficina, necesitan buscar en sus recibos una impresora de oficina, o revisar los extractos de las tarjetas de crédito para averiguar qué muebles compraron para su sala de recreo y cuáles para su oficina. No querrás que tus clientes se pierdan importantes deducciones que les devolverán el dinero a sus negocios.
Dirija a sus clientes a establecer cuentas de cheques, ahorros y tarjetas de crédito dedicadas a su negocio y úselas sólo para los gastos relacionados con el negocio. Así, cuando llegue el momento de presentar sus declaraciones, será mucho más fácil identificar todos los ingresos y gastos del negocio.
También puede sugerirles que comiencen un archivo o caja designada con todos los recibos de negocios para que no se pierdan en una cartera o billetera, o bien que los escaneen y guarden una copia digitalmente. Si utilizan un software de contabilidad o de seguimiento de gastos, también pueden guardar y categorizar fácilmente sus gastos para estar totalmente preparados para la temporada de impuestos.
2. Ver Flujo de caja más claramente
La mayoría de las pequeñas empresas siguen un flujo y reflujo de fondos similar a lo largo de cada mes. Muchos servicios en línea como Internet y los servicios públicos, por ejemplo, se facturan el mismo día cada mes. Pero el flujo de fondos de los negocios es más difícil de seguir cuando la cuenta incluye gastos personales como la factura del cable a primeros de mes.
Cuando su cliente tiene una visión clara del flujo de efectivo de su negocio, puede ser proactivo en su gestión y hacer chequeos regulares de la salud del negocio para detectar problemas antes de que ocurran.
Reducir el riesgo de errores hace que un pequeño negocio sea mucho más fácil de dirigir.El seguimiento de los gastos por separado da a sus clientes una buena idea de cómo se gasta el dinero y les ayuda a planificar el futuro con confianza. Pueden mirar sus gastos, determinar cuáles ocupan el grueso de su flujo de caja y averiguar dónde pueden necesitar buscar ahorros.
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3. Tener todo en orden para una auditoría
Las cuentas comerciales separadas no sólo son importantes para la declaración de impuestos exacta – también mantendrán las cosas en orden si el IRS audita los negocios de sus clientes. Destaque que si hay una duda sobre si su empresa es un hobby o un negocio, el IRS comprueba si tienen una cuenta corriente separada. Si han mezclado los gastos de negocios y personales, hay una mayor posibilidad de categorizar incorrectamente las transacciones.
De hecho, muchas auditorías por correspondencia se centran en un área de la devolución. Si se elige el Anexo C de su cliente para una auditoría, se requiere que presenten estados de cuenta bancarios al IRS. ¿Realmente quieren presentar su información financiera personal si no tienen que hacerlo? Separar las finanzas hará que la auditoría fiscal sea menos dolorosa.
Aconseje a sus clientes que establezcan una cuenta corriente comercial en la que entiendan la letra pequeña, los honorarios y los requisitos de saldo. Asegúrese de que también tienen la documentación de apoyo que el IRS puede solicitar para cualquier deducción comercial reclamada, incluyendo el monto del gasto, dónde y cuándo se hizo, y el propósito del negocio.
4. Construir el crédito y el perfil de la empresa
Los propietarios de pequeñas empresas suelen depender de su crédito personal y sus activos para financiar su negocio. Los bancos no considerarán aprobar un préstamo o dar crédito a cualquier persona o entidad que no tenga un historial de crédito. La apertura de una cuenta bancaria comercial y una tarjeta de crédito es un paso importante que construirá el perfil crediticio de su empresa.
Usar una tarjeta de crédito comercial astutamente para los gastos de la empresa sólo ayuda a aumentar el límite de su tarjeta de crédito comercial. Esto es especialmente crítico cuando llega el momento de hacer compras comerciales significativas en el futuro con tasas de interés más bajas.
También vale la pena señalar que una tarjeta de crédito de negocios no siempre afecta el puntaje de crédito personal. En algunos casos, el interés pagado en una tarjeta de crédito de la empresa es deducible como un gasto de la empresa.
5. Conocer las obligaciones del impuesto sobre la venta
¿Es la clasificación de negocios de su cliente un buen ajuste? Si han comenzado como un propietario único, pueden haber crecido de tal manera que tiene sentido presentar una solicitud como una LLC o aprovechar el ahorro de impuestos haciendo una elección de S-Corp.
Si su cliente formó una corporación o LLC, entonces están obligados por ley a separar las finanzas comerciales y personales. Eso es porque una corporación o LLC es una entidad legal distinta de los dueños del negocio. Por lo tanto, también necesita su propia cuenta bancaria y su número de identificación fiscal.
Esta separación también minimiza la responsabilidad personal del propietario de la empresa. Si la empresa es demandada, el demandante puede tratar de demostrar que su cliente ha mezclado sus finanzas personales y de negocios, y que va tras sus bienes personales.
Hable con sus clientes sobre si tiene sentido cambiar su entidad comercial. Hay costos para hacerlo, así que su consejo profesional puede ayudarlos con un análisis de costo-beneficio y poner sus patos financieros en fila.
Lo bueno de estos cinco pasos es que son cambios relativamente simples que pueden ayudar a sus clientes desde el punto de vista fiscal y establecer su negocio para el crecimiento.
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