Para cualquiera que todavía se pregunte si la nube está llegando – no lo está, está aquí ahora y las empresas que no empiezan a considerar la posibilidad de dar pasos hacia un riesgo de transformación digital se quedan atrás.
Con la plétora de herramientas y aplicaciones basadas en la nube disponibles para los profesionales de la contabilidad que prometen hacer que su empresa sea más productiva, eficiente y rentable, la pregunta es cómo elegir cuál de estas herramientas funcionaría mejor en su práctica.
El primer paso es seleccionar la base, el sistema central de contabilidad que será el centro de todas las aplicaciones. Una vez que se establecen los cimientos, ¿cómo se elige qué aplicaciones se van a utilizar?
Hay literalmente cientos en los mercados que se integran con los sistemas de contabilidad básicos. En una reunión mensual, mis compañeros y yo cuestionamos las mejores prácticas para seleccionar e implementar aplicaciones. ¿Debería seleccionar las aplicaciones y luego crear procesos alrededor de las aplicaciones, o encontrar las aplicaciones que se ajustan a sus procesos existentes?
Concluimos que es una mezcla de los dos. Lo que está claro es que sin buenos procesos, incluso las mejores aplicaciones fracasarán.
Cuando tenga procesos existentes que funcionen bien, busque una aplicación que complemente esos procesos. Cuando las cosas no funcionen tan bien, busque aplicaciones que le ayuden a superar los obstáculos a los que se enfrenta y luego perfeccione el proceso en torno a la nueva aplicación.
Cuando se investiga qué aplicación seleccionar, es importante hacer pruebas exhaustivas antes de implementarla con un cliente. Recomiendo revisar las clasificaciones y revisiones de las aplicaciones que se ajustan a sus necesidades, y luego seleccionar dos o tres para probar.
Prácticamente todas las aplicaciones ofrecen versiones gratuitas para socios o periodos de prueba para que puedas probarlas con tus propios datos falsos. Además de probar la aplicación en sí, asegúrate de que la integración con tu sistema de contabilidad funciona a la perfección.
No tiene ningún valor tener una aplicación que constantemente tiene errores de sincronización. Si encuentras errores, ¿qué tan bien y qué tan rápido el equipo de soporte de la aplicación resolvió los problemas?
La empresa que está detrás de la aplicación debería ser capaz de apoyarla y a ti. La relación entre su empresa y el desarrollador de la aplicación debería ser una asociación: deberían escuchar los comentarios y tener un historial de desarrollo de nuevas características basadas en las solicitudes de los usuarios.
Una vez que haya seleccionado las aplicaciones que le funcionan, póngalas a disposición de unos pocos clientes primero y luego al resto. Trata de limitarte a una aplicación por función, por ejemplo; Bill.com para el pago de facturas, TSheets para el seguimiento del tiempo y así sucesivamente.
Al estandarizar sus aplicaciones y procesos, mejora enormemente su capacidad para tener éxito y los clientes apreciarán su experiencia en las aplicaciones seleccionadas. Es importante evaluar regularmente cuán bien están funcionando las aplicaciones.
Siempre habrá nuevas aplicaciones disponibles, pero hay que sopesar el deseo de cambiar al «nuevo y brillante juguete» con el coste de la transición desde la aplicación existente.
Debería tener un proceso formal para revisar su pila de tecnología cada año e identificar lo que todavía funciona y lo que podría mejorarse. Si hay una nueva aplicación disponible que aborde sus problemas, entonces realice la debida diligencia y pruébela a fondo antes de considerar la posibilidad de hacer un cambio.
Esta revisión anual también es un buen momento para auditar los usuarios asignados a las aplicaciones – ¿alguien tiene los privilegios de acceso equivocados? ¿Está pagando por un usuario que ya no necesita acceso?
La tecnología va a seguir evolucionando y el cambio es inevitable. Las empresas de contabilidad que aceptan estos cambios están mejor preparadas para crecer, ser más eficientes, proporcionar un mayor valor a los clientes y ser más rentables.