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Cómo se sienten realmente los contadores acerca de pagar sin papeles

Ya has oído el mantra: Deshazte del papel en tu práctica. Después de todo, esta reducción de la mano de obra le da a su empresa el tiempo y la oportunidad de explorar nuevos servicios, estructuras de precios y estrategias de prospección. ¿Verdad?

Según una nueva encuesta de Bill.com, la mayoría de los profesionales de la contabilidad dicen que están todos. De hecho, el 63 por ciento de los encuestados dijo que les gusta la idea de pasar a un entorno de pago de facturas sin papel, mientras que el 40 por ciento dijo que el pago de facturas sin papel les haría sentirse más eficientes, y el 20 por ciento dijo que les haría sentirse más organizados.

Cómo se sienten realmente los contadores acerca de pagar sin papeles
Cómo se sienten realmente los contadores acerca de pagar sin papeles

Y para las empresas que dijeron que se sentirían eficientes, el 70 por ciento indicó que desearían que todos los clientes eliminaran completamente los cheques en papel del proceso de pago de facturas

La Encuesta sobre las tendencias contables en el pago de facturas de clientes de 2016 recogió las respuestas de más de 500 profesionales de contabilidad y teneduría de libros de todos los tamaños de empresas sobre el tema de los servicios de pago de facturas de clientes. Las respuestas, capturadas en julio de 2016, abarcaron áreas como los métodos que las empresas están utilizando para el pago, cómo les gustaría pagar, las preocupaciones sobre el AP y el papel y más.

Deshacerse del papel me hace sentir…

Los datos muestran claramente que la comunidad contable tiene una apertura y preferencia por el pago de facturas sin papel. Cuando se les preguntó por qué desean eliminar los cheques en papel, los comentarios abarcaron desde el aumento de la eficiencia, la colaboración, la conveniencia y la seguridad. Incluyeron:

  • “El pago electrónico es más seguro y más eficiente”.
  • “Simplificaría el proceso de contabilidad”.
  • “Los cheques no son seguros y pueden perderse”.
  • “No es necesario viajar – el procesamiento remoto es posible.”

La seguridad del proceso de AP, sin embargo, sigue siendo una preocupación, especialmente para las empresas más grandes. La mayoría de las grandes empresas indicaron que el papel relacionado con el AP crea un grave riesgo y el 94% dudó de que exista una adecuada separación de funciones para los clientes.

Casi la mitad de las grandes empresas que respondieron dijeron que habían tenido clientes víctimas de fraude en el pago de facturas (gracias a las oportunidades de robar existencias de cheques o de acceder a la documentación financiera). Cada vez más, los contadores se están dando cuenta de que el pago electrónico de facturas -que puede ofrecer medidas de seguridad como acceso restringido, flujos de trabajo automatizados y separación forzosa de funciones- puede proteger a las empresas de los riesgos relacionados con el AP.

Los profesionales de la contabilidad no sólo están de acuerdo con la idea de eliminar el papel del proceso de pago de facturas, sino que también están avanzando hacia ese objetivo. Más específicamente:

  • El 33 por ciento de los encuestados informan que la mitad o más de sus clientes pagan las facturas electrónicamente.
  • El 15 por ciento dijo que tres cuartos o más de sus clientes pagan las facturas electrónicamente.
  • Está claro que las empresas están avanzando hacia la promulgación de entornos de pago de facturas sin papel.

Hablemos del tiempo – Pago de facturas en papel vs. Pago de facturas electrónicas

¿Cuánto tiempo toma el pago de la cuenta cuando se depende de cheques de papel? La encuesta arrojó algunas cifras interesantes que ponen de relieve una fuerte correlación entre los cheques en papel y la cantidad de tiempo que los profesionales dedican al pago de facturas.

Casi una cuarta parte de los encuestados que utilizan cheques escritos a mano dedican hasta 10 horas al mes por cliente al pago de facturas. Un 6% adicional ve que ese número aumenta sustancialmente, con un promedio de 11 a 20 horas por mes por cliente en el pago de facturas.

En general, cerca del 30 por ciento de todos los profesionales de la contabilidad que usan cheques escritos a mano pasan varias horas por cliente cada mes sólo en el pago de la factura. Considere una firma que usa cheques escritos a mano con 10 clientes. A 10 horas por cliente por mes, toman 100 horas de trabajo al mes para manejar el pago de facturas. Es una inversión sustancial, tanto en tiempo como en gastos.

Ahora, consideremos los cheques impresos por computadora. El 73 por ciento de los encuestados dijeron que usan cheques impresos por computadora para el pago de facturas. ¿Eso permite ahorrar tiempo?

En general, el 30% de los encuestados que utilizan cheques impresos por computadora informan que dedican entre 4 y 10 horas al mes por cliente al pago de facturas. En el caso de las grandes empresas que utilizan cheques impresos por computadora, dedican hasta 10 horas al mes por cliente al pago de facturas.

Dado que muchas de estas empresas indicaron que tienen más de 150 clientes, el tiempo mensual asignado al pago de facturas de apoyo podría llegar a 600 horas al mes.  En otras palabras, estás ahorrando tiempo al no escribir cada cheque, pero aún así debes conseguir que te firmen el cheque, y luego rellenar, sellar, dirigir, enviar por correo y conciliar.

A partir de estas cifras, estas empresas tienen una importante oportunidad de reducir las horas y los costos al eliminar el papel del pago de facturas. Comparemos el tiempo que los profesionales de la contabilidad dedicaban al pago de facturas cuando usaban pagos electrónicos.

Cuando las empresas confían en la tecnología de pago de facturas basada en la nube, la encuesta muestra una disminución del tiempo dedicado a ella. El 49% de los encuestados que utilizan la tecnología de la nube indican que se tarda entre 1 y 3 horas (o menos) por cliente cada mes en gestionar el pago de facturas.

Un 8% dijo que pasan menos de una hora por cliente cada mes. En el caso de las empresas que tienen una mayoría (76-100 por ciento) de sus clientes que pagan electrónicamente, el 30 por ciento gasta menos de una hora al mes en el proceso de pago de las facturas de cada cliente, y el 40 por ciento gasta sólo de 1 a 3 horas.

En el caso de las empresas mencionadas que dedican 10 o más horas al mes por cliente al pago de facturas, la eliminación de los cheques en papel para la tecnología de pago de facturas en la nube podría reducir el tiempo de pago de sus facturas en un 70-90 por ciento.

Así que… ¿Cuál es la recompensa?

La introducción de una mayor eficiencia allana el camino para aumentar las prácticas sin añadir personal mediante opciones como nuevos servicios y precios. Puedes trabajar más inteligentemente – no más duro.

Si puedes realizar una tarea en la mitad del tiempo que normalmente lo haces, de repente tienes un mayor ancho de banda para dedicar a los logros de aumento de ingresos. La encuesta demuestra claramente que las empresas están ahorrando tiempo y trabajo al adoptar el pago electrónico de facturas.

Así que, ya sea que eso se traduzca en mejoras con los ingresos, la rentabilidad o el equilibrio entre el trabajo y la vida privada, vale la pena invertir en la automatización con soluciones en la nube y móviles.

Todos sabemos que el tiempo es dinero y que el negocio de la contabilidad es cada vez más competitivo. Hable con sus colegas sobre sus experiencias con el pago electrónico de facturas, solicite recomendaciones o asista a seminarios web para obtener más información sobre cómo su empresa puede adoptar el pago electrónico de facturas hoy en día.

Siéntase libre de hacer clic en la encuesta para obtener más resultados y, por supuesto, deje sus comentarios sobre sus propias experiencias y opiniones sobre el pago de facturas sin papel a continuación.