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Cómo se benefician los contadores públicos de la gestión de documentos móviles

Se está produciendo un auge de las aplicaciones para empresas móviles y las empresas de contabilidad se beneficiarán de ello.

Se prevé que la fuerza de trabajo móvil mundial aumente a 1.870 millones para 2022, según la actualización de la previsión de la fuerza de trabajo móvil mundial 2016-2022 de Strategy Analytics, y con las herramientas adecuadas en la mano, los trabajadores remotos pueden impulsar la productividad y fomentar la lealtad de los clientes. Armar a su personal con la gestión móvil de documentos es menos un problema tecnológico y cada vez más una estrategia empresarial importante para las empresas con visión de futuro.

Cómo se benefician los contadores públicos de la gestión de documentos móviles
Cómo se benefician los contadores públicos de la gestión de documentos móviles

A continuación se enumeran cinco beneficios fundamentales que las empresas de contabilidad pueden obtener mediante el uso de la gestión móvil de documentos:

1. Aumentar la lealtad del cliente

El acceso remoto a los archivos de los clientes, las declaraciones de impuestos y los documentos en movimiento permite a los contables responder rápidamente a las solicitudes de los clientes. Los clientes trabajan en movimiento, y rutinariamente hacen solicitudes por correo electrónico o texto a cualquier hora.

Trabaja como ellos, con tu capacidad de responder a las solicitudes de documentos fuera de las horas de oficina. Salir de la oficina a tiempo y hacer algunas tareas en tu viaje. Cuando te reúnas en el lugar con un cliente, saca informes de estado, declaraciones de impuestos o una lista de auditoría de la PBC en tu tableta o teléfono, se impresionarán con tu destreza digital.

2. Aumentar la productividad de los trabajadores

Se estima que los empleadores incurren en 1,8 billones de dólares en pérdidas de productividad cada año debido a la ausencia de los empleados. Un empleado que necesita estar en casa para reunirse con un reparador, tiene una enfermedad leve o un problema de cuidado de niños, de otra manera perdería un día de trabajo. La capacidad de acceder a la información y los archivos de los clientes desde un dispositivo móvil permite a ese empleado ser productivo.

El acceso remoto completo a un sistema de gestión de documentos a través de un navegador o en la nube es ideal para trabajar a distancia durante más horas. Pero en un apuro, una aplicación móvil integrada directamente con el sistema de gestión de documentos de la empresa permite a los contadores controlar las fechas de vencimiento, encaminar o desviar el trabajo y supervisar la carga de trabajo del personal.

Un dispositivo móvil también puede servir como escáner para documentos cortos cuando se está fuera de la oficina, por ejemplo con un contable en la oficina de un cliente. Para reunir, revisar y almacenar nuevos documentos, simplemente tome una foto del documento o recibo con la cámara de un teléfono inteligente o una tableta, y cárguela en el compartimiento de documentos.

Una vez que tomas una foto de cerca del papel que quieres escanear, la aplicación crea un archivo que puedes añadir a una carpeta de documentos de clientes y compartir con el cliente en el portal de la empresa.

3. Asegurar los documentos sensibles del cliente

Los documentos tributarios y financieros contienen información personal altamente confidencial, como el nombre, la dirección, los números de la seguridad social y los números de cuentas financieras, que en manos equivocadas podrían dejar a su empresa u organizaciones clientes vulnerables al robo de identidad o al fraude financiero.

Aunque existen alternativas digitales seguras, muchas organizaciones siguen dependiendo del intercambio de documentos en papel, el envío de faxes o de archivos adjuntos por correo electrónico para intercambiar estos documentos sensibles. La gestión digital de los documentos de los clientes en un depósito seguro, al que se puede acceder mediante una aplicación móvil segura y que se comparte a través de una transmisión segura en línea, está protegida contra la pérdida o la violación con mayor eficacia que los archivos en papel o los archivos adjuntos de correo electrónico.

4. Reducir las horas no facturables

Un sistema de gestión de documentos, por su diseño, organiza todos los proyectos, archivos y documentos de los clientes y los hace fáciles de buscar, recuperar y compartir. Ya sea que se utilice en la oficina o en una aplicación móvil, un sistema de gestión de documentos reduce las horas dedicadas a la búsqueda de archivos, el envío de correos electrónicos a los colegas con preguntas, liberando así el tiempo de los contadores para centrarse en la consultoría y otras actividades facturables. Las decisiones y las acciones pueden avanzar de manera eficiente cuando la información está disponible en un dispositivo móvil.

5. Atraer y retener el talento

La demanda de contadores está creciendo y es difícil atraer a candidatos altamente calificados. Las empresas con herramientas y tecnología modernas, incluidas las aplicaciones móviles, son más atractivas para los nuevos talentos, en particular para los recién graduados que se criaron utilizando dispositivos móviles.

Según una encuesta de AfterCollege, casi el 70 por ciento de los milenarios buscadores de empleo dijeron que una opción de trabajar a distancia aumentaría enormemente su interés en un posible empleador.

Conclusión

Las empresas de contabilidad con visión de futuro están eligiendo la gestión móvil de documentos para manejar el trabajo de los clientes mientras están en tránsito, mientras visitan a los clientes, mientras están de vacaciones. Las aplicaciones de gestión de documentos móviles son fáciles de implementar y baratas, una forma de bajo riesgo para aumentar la eficiencia y la productividad.