Robynne Sisco ha tenido experiencia en el uso de sistemas de gestión financiera heredados tanto en las instalaciones como en el software como servicio (SaaS), y en su opinión, no hay comparación.
Los datos financieros alojados en sistemas heredados pueden ser extremadamente difíciles de acceder de forma significativa, dijo Sisco, director de contabilidad de Pleasanton, con sede en California, Workday Inc, un proveedor de aplicaciones empresariales en nube para finanzas y recursos humanos. Sin embargo, dijo, ese no es el caso del producto financiero SaaS que Workday lanzó hace unos siete años. Según Sisco, Workday Financial Management ha marcado una gran diferencia en la forma en que realiza su trabajo, para su equipo, y en su capacidad para crear constantemente más eficiencias en los procesos.
«Con la Gestión Financiera de la Jornada Laboral, todos estos grandes datos que tenemos son increíblemente accesibles, no sólo para mi equipo, sino para cualquiera al que le demos acceso de seguridad», dijo Sisco a AccountingWEB. «Le ha permitido a mi equipo ser menos sobre el procesamiento de transacciones y más sobre la presentación de informes y análisis.»
Workday Financial Management es una aplicación basada en la nube que ofrece a los usuarios una gama completa de capacidades financieras y contables, conocimientos empresariales en tiempo real y una gestión de procesos totalmente auditable. Más de 100 empresas, entre ellas Netflix, Life Time Fitness Inc. y Unum Group, son clientes de Workday Financial Management, y el producto también se utiliza internamente en Workday.
«Hemos movido nuestras finanzas a la nube», dijo Sisco, quien agregó, «Creo que hemos tenido éxito en asegurarnos de ser el primer cliente, obtener nuevas características [de Gestión Financiera del Día de Trabajo] por ahí, y usar nuestro propio sistema al máximo absoluto de sus capacidades».
Las nuevas características se incluyen en las actualizaciones de productos que se publican dos veces al año, la última de las cuales, el día 23, dio a conocer una nueva herramienta, el informe compuesto. La herramienta permite a los clientes combinar diversas fuentes de datos, como datos reales, presupuestos, estadísticas y recuentos, y elaborar informes financieros como el balance, la cuenta de resultados o el estado de flujo de caja en menos tiempo que si se utilizara un sistema tradicional.
En Workday, Sisco y su equipo utilizan el Composite Reporting para crear informes financieros al final del trimestre, antes de la publicación de las ganancias de la empresa, que los ejecutivos pueden revisar en sus iPads y profundizar en cualquier dato que quieran ver. Antes de que se lanzara la herramienta de Informes Compuestos, el personal de finanzas tardó tres días después de que se cerraran los libros en armar ese paquete financiero.
«Era descargar datos en Excel, fusionar los datos que queríamos ver en un solo lugar, añadir fórmulas, añadir formato, y luego tener todo un proceso de control de calidad para asegurarnos de que no había errores o problemas con las fórmulas», dijo.
Ahora, con sólo pulsar un botón, los informes financieros se generan y se accede a ellos en unos cinco segundos. «Esto le permite a mi equipo salir de los ejercicios de Excel de números y centrarse en más eficiencia de los procesos, análisis y la adopción de nuevas funcionalidades», dijo Sisco.
Configurar el producto SaaS es rápido y fácil
La gestión financiera de la jornada laboral también ha aumentado la eficiencia de los procesos de Sisco y su equipo debido a su «enorme cantidad de flexibilidad», dijo.
«Una de las mayores diferencias que veo con las soluciones SaaS es la capacidad de configurar el producto de forma rápida y sencilla, en lugar de tratarse de su propia instancia, su propia implementación, su propia personalización», añadió Sisco.
En sus experiencias anteriores utilizando un sistema de legado, la adición de un nuevo conjunto de libros para apoyar una entidad jurídica adquirida, por ejemplo, podía llevar entre seis y nueve meses para ponerse en marcha.
«Fue una implementación completa; fue un proyecto de tecnología de la información. Estaba constantemente atrasado en conseguir que mi sistema financiero reflejara el negocio tal y como era actualmente», dijo Sisco. «Con una solución SaaS, y la Gestión Financiera del Día de Trabajo específicamente, es sólo una simple configuración para añadir un nuevo conjunto de libros para una nueva entidad. Puedo hacerlo en media hora y estoy en funcionamiento. Los cambios en el flujo de trabajo o en los procesos de negocio sólo llevan unos minutos. Esta flexibilidad nos permite mantenernos al día con las necesidades del negocio y pasar más tiempo mirando hacia adelante.»
El año pasado, Workday añadió tres nuevas entidades operativas en el extranjero en un solo mes, algo que a Sisco le habría llevado un año completar utilizando un sistema heredado en las instalaciones.
«Ese mes los pusimos en marcha, estábamos en marcha con juegos de libros, teníamos empleados allí, hacían informes de gastos, registraban el tiempo libre, facturábamos a los clientes, todo eso», dijo. «El cambio [de los sistemas heredados a una solución SaaS] me ha permitido tener un sistema financiero que refleja el negocio tal como es hoy en día». Puedo mantenerme al día con todos esos cambios, ya sean adquisiciones, crecimiento orgánico o incluso cosas como la facturación en una nueva moneda en la que históricamente no hemos facturado». Esos cambios son muy fáciles de hacer. Así que en lugar de gastar tiempo haciendo trabajos manuales y tratando de ponerse al día, mi equipo puede realmente centrarse en la eficiencia de los procesos y en mejorar constantemente, y eso es lo que hemos podido hacer».
Añadiendo etiquetas de trabajo a los informes de negocios
Otra característica clave que la Gestión Financiera de los Días de Trabajo ofrece a los usuarios son las etiquetas de trabajo. Las etiquetas de trabajo son palabras clave asignadas a los eventos empresariales, para que los clientes puedan agregar, informar y analizar su información empresarial dentro de la Gestión Financiera de Jornadas Laborales.
Por ejemplo, un empleado rellena una orden de compra, a la que se le puede asignar cualquier número de etiquetas, como el nombre de la persona que hace la compra y el proyecto para el que es, escribió el Vicepresidente de Jornadas Laborales Mark Nittler en un blog del sitio web de la empresa. Una etiqueta también puede ser un departamento, cliente, producto, proveedor o filial, mientras que otros tipos de eventos incluyen una factura generada, un informe de gastos presentado o un pago recibido.
«Las etiquetas de trabajo me permiten profundizar hasta el nivel de la transacción para obtener los detalles que necesito para entender lo que hay detrás de los números», dijo Sisco. «Algunas etiquetas de trabajo son necesarias para cualquier transacción que pase por el sistema porque conducen a la contabilidad. Luego puedes tener otras etiquetas de trabajo que son obligatorias u opcionales, o requeridas para ciertos tipos de transacciones y no para otras. Eso te permitirá capturar datos a nivel transaccional y etiquetarlos de una manera determinada para que puedas informar sobre ellos en el otro extremo».
En el día de trabajo, si Sisco quiere añadir un etiqueta de trabajo de la industria en el sistema, sólo le toma unos cinco minutos.
«Puedo decir que estos 10 empleados van a vivir y vender en esa industria, y luego puedo etiquetarlos con esa etiqueta de trabajo», dijo. «Una vez que los etiquete, cualquier informe de gastos o solicitud de compra que hagan también será etiquetado.»
El etiquetado también permite a los ejecutivos de Workday examinar los datos de cualquier manera basada en cómo se establecen las etiquetas de trabajo.
«Pueden mirar las cosas por región, pueden mirar las cosas por cliente, por evento de marketing, por proyecto de construcción», dijo Sisco. «Así que tienen esta capacidad de acceder a los datos que nunca han tenido antes, y es en vivo y en tiempo real.
«Si uno de nuestros ejecutivos viene a mí y me dice que vamos a crear una nueva unidad de negocio y que se va a centrar en esta industria y que queremos empezar a obtener ganancias y pérdidas en esa industria, puedo hacer eso por ellos y hacerlo muy, muy rápido», continuó. «Puedo crear una etiqueta de trabajo, puedo etiquetar a los empleados con esa etiqueta, puedo añadir clientes a ella, y eventos de marketing. Luego puedo obtener cualquier dato de ganancias y pérdidas e informar sobre esa industria, y puedo hacerlo casi inmediatamente. Si miras algunos de los antiguos sistemas heredados en las instalaciones, eso era virtualmente imposible de hacer.»
Si bien la gestión financiera de la jornada laboral ha permitido a Sisco y a su equipo obtener ganancias de productividad y eficiencia a nivel interno, también les ha permitido convertirse en socios comerciales estratégicos.
«Eso es porque nuestro sistema financiero es muy flexible», concluyó. «La empresa espera de nosotros que les proporcionemos información valiosa para tomar decisiones comerciales».