Un asistente de mi reciente seminario web de la mesa giratoria planteó una pregunta que no había encontrado antes.
Pamela tuvo un problema en el que algunos, pero no todos, los elementos de su tabla giratoria se duplicaban, con dos totales diferentes. Si eres nuevo en las mesas giratorias, puedes ponerte al día viendo una grabación gratuita del seminario web.
En este artículo explicaré cómo ayudé a Pamela a localizar y resolver un matiz en sus datos.Aunque el conjunto de datos de Pamela era mucho más grande, sólo necesito las dos columnas de datos que se muestran en la Figura 1 para ilustrar lo que ella estaba experimentando. Hay un aspecto oculto en estos datos que revelaré en un momento, pero primero vamos a crear una tabla pivote a partir de estos datos:
Figura 1 : Usaré este conjunto de datos para explicar por qué los datos duplicados pueden aparecer dentro de una tabla pivote.
- Excel 2007 y posteriores: Como se muestra en la Figura 2, haz clic en la celda A1, elige Insertar, Tabla y luego haz clic en OK. Haz clic en Resumir con tabla dinámica en la pestaña Diseño y, a continuación, haz clic en Aceptar.
- Excel 2003 y anteriores: Elige Data, List, Create, y luego haz clic en OK. A continuación, elija Datos, Asistente para tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Figura 2: Realice los pasos que se muestran para crear una tabla pivotante.
La característica de la tabla (Lista en Excel 2003) mejora enormemente la integridad de las tablas pivotantes en Excel. Si agrega filas o columnas adicionales a su conjunto de datos, la tabla pivote reflejará instantáneamente la información adicional cuando se actualice. Esto significa que no excluirá inadvertidamente datos de su análisis, además de que no tendrá que cambiar nunca manualmente el tamaño del rango de fuente de una tabla pivote.
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Como se ilustra en la Figura 3, agregue datos a su tabla pivotante:
- Excel 2007 y posteriores: Haga clic en las casillas de verificación de Cuenta y Monto para agregar estos elementos a la tabla dinámica.
- Excel 2003 y anteriores: Arrastra estos nombres de campo a las secciones Row Labels y Data, respectivamente.
Verá en mi caso que la cuenta 4000 aparece dos veces en la mesa giratoria, con dos cantidades diferentes. El objetivo de una tabla pivotante es representar uno de cada artículo, así que ¿por qué la cuenta 4000 aparece dos veces? La respuesta está en las celdas individuales de mis datos.
Figura 3: Cuando añades los campos a la tabla pivote, la cuenta 4000 aparece dos veces.
El primer paso para resolver mi problema es determinar si mis números de cuenta están almacenados de forma consistente. Para determinar esto, usaré la función de ANUNCIADOR. Como se muestra en la Figura 4, en la celda C2 agregue esta fórmula, y luego cópiela en la columna:
=ISNUMERO(A2)
Figura 4: La función ISNUMBER significa si los números se almacenan como texto o valores.
Noten que la mayoría de las filas muestran VERDADERO, pero en dos instancias muestra FALSO. Esto significa que los números de cuenta de las filas 3 y 7 se almacenan como texto. Este matiz explica por qué la tabla pivotante de Pamela reflejaba datos duplicados.
Si desea recrear este escenario, añada un apóstrofe antes de uno o más números de cuenta para convertir el número en texto. Asegúrese de dejar al menos una instancia del número de cuenta como valor. Haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla dinámica y elija Actualizar para que aparezcan los valores duplicados.
En caso de que se encuentre con esta situación en el futuro, una solución fácil se muestra en la Figura 5:
En cualquier versión de Excel: Selecciona la columna A, elige Datos, Texto a Columnas y luego Terminar.
Figura 5: El asistente de Texto a Columnas ofrece la forma más fácil de convertir un número basado en texto en valores.
A continuación, vuelva a su tabla giratoria, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier celda y elija Refrescar. Los valores duplicados deben desaparecer de la tabla dinámica, como se muestra en la Figura 6.
Figura 6: Los valores duplicados se desvanecen de la tabla pivote cuando todos los números de cuenta se almacenan como valores en lugar de una mezcla de texto y números.