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Cómo reiniciar una hoja de cálculo de Excel para la entrada de datos

De vez en cuando puede que quieras eliminar palabras o números de las celdas de la hoja de trabajo de Excel manteniendo las fórmulas intactas. Esto puede suceder cuando un usuario olvida inadvertidamente guardar una hoja de trabajo como una nueva copia.

En este artículo explicaré cómo reiniciar un libro de trabajo existente, pero también le mostraré una forma de minimizar la necesidad de usar esta técnica en el futuro. Como se muestra en la Figura 1, para eliminar el texto o los números de una hoja de trabajo:

Cómo reiniciar una hoja de cálculo de Excel para la entrada de datos
  1. Seleccione las celdas que contienen la información que desea borrar. Este bloque de celdas puede incluir fórmulas, lo cual es a menudo lo que plantea el desafío para muchos usuarios.
  2. Selecciona Buscar y Seleccionar en la pestaña Inicio.
  3. Elige “Ir a Especial”.
  4. Haz doble clic en Constantes para saltar el botón OK dentro del cuadro de diálogo Ir a Especial.
  5. Presiona la tecla Suprimir para borrar las celdas pero mantener el formato intacto. Ninguna fórmula dentro del rango seleccionado se verá afectada.

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Figura 1: El comando Ir a Especial de Excel permite seleccionar estratégicamente las celdas de entrada de datos.

Una vez que tu hoja de cálculo se restaure a su condición prístina, hay un par de enfoques que puedes tomar para proteger la hoja de cálculo en el futuro. La primera implica usar un menú que a menudo se pasa por alto dentro del cuadro de diálogo Abrir de Excel. Para empezar, primero toma los pasos necesarios en tu versión de Excel para llegar al cuadro de diálogo Abrir y luego:

  1. Haga clic una vez en el archivo que desea abrir para la entrada de datos.
  2. Haz clic en la flecha junto al botón Abrir.
  3. Seleccione Abrir como copia en el menú resultante.

Como se muestra en la figura 2, su libro de trabajo se abrirá con un nuevo nombre que incluye las palabras “Copy Of”, de modo que si guarda el libro de trabajo por reflejo, su copia maestra estará protegida.

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Figura 2: El comando Guardar como copia permite conservar una copia maestra de una hoja de cálculo.

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Otro enfoque consiste en guardar su libro de trabajo como una plantilla. Esto hace que sea más fácil evitar que los usuarios guarden sobre su archivo ya que a las plantillas se les asigna automáticamente un nuevo nombre. Para ello, siga los pasos necesarios dentro de su versión de Excel para llegar al cuadro de diálogo Guardar como:

  1. Cambie el nombre de su documento en el campo Nombre de archivo si es necesario.
  2. Elija Plantilla en la lista de tipos de archivo “Guardar como”.
  3. En este punto, Excel te redirigirá a una carpeta especial de plantillas en tu ordenador. En realidad, puedes guardar las plantillas en cualquier lugar que desees, como en una unidad de red compartida, así que cambia la carpeta si lo deseas.
  4. Haz clic en Guardar.

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Figura 3: Guarda tu libro de trabajo como una plantilla para evitar que los usuarios lo guarden sobre tu archivo.

Hay un poco de matiz en el trabajo con las plantillas. Si usas Excel 2013 y anteriores, cuando elijas Archivo, Nuevo, verás una versión del botón Mis plantillas. Haz un clic en él para mostrar un cuadro de diálogo que muestra todas las plantillas que has guardado. Al hacerlo, se asegura de que siempre creará una copia de la plantilla, en lugar de la plantilla misma.

En el Excel 2016 debe informar primero a Excel dónde se encuentran sus plantillas. Para ello, abre una ventana del Explorador de Windows o de Mi PC y, a continuación, en la barra de direcciones, escribe el siguiente texto y pulsa Intro:

Plantillas de Microsoft

Esto se expandirá en una dirección de carpeta “normal”, ya que %appdata% es un atajo a la carpeta AppData en cualquier ordenador. Copie la dirección completa que aparece en el portapapeles y luego en Excel 2016:

  1. Elija “Archivo”.
  2. Elija Opciones.
  3. Seleccione Guardar en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
  4. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta de ubicación de Plantillas personales predeterminadas.
  5. Elija Pegar.
  6. Haz clic en OK.

Resetting

Figura 4: Configura la ubicación de tu carpeta de plantillas en Excel 2016.

Ahora, cuando elijas Archivo y luego Nuevo en Excel, verás los enlaces de Destacado y Personal. Haz clic en Personal para acceder a la lista de plantillas que has guardado.

Alternativamente, en cualquier versión de Excel, puede hacer doble clic en un archivo de plantilla desde una ventana de Mi PC o del Explorador de Windows. Al hacerlo, se lanzará una copia de la plantilla con un nombre genérico. Si desea modificar la plantilla de cualquier manera, busque la plantilla mediante el cuadro de diálogo Abrir de Excel. Puede abrir las plantillas de la misma manera que cualquier otro libro de trabajo de Excel.