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Cómo reducir el riesgo de fraude en la presentación de informes financieros

Un nuevo informe publicado por el Centro para la Calidad de la Auditoría (CAQ) es esencialmente una introducción a cómo prevenir el fraude en los informes financieros y no meterse en problemas cuando se manejan los asuntos contables más complicados. Excepto que el público objetivo debería ciertamente saber cómo mantenerse fuera de problemas, ¿verdad? Pero saber y hacer son dos cosas diferentes.

Addressing Challenges for Highly Subjective and Complex Accounting Areas ofrece conclusiones y recomendaciones extraídas de los talleres organizados por la Colaboración contra el Fraude, entre cuyos miembros se encuentran la CAQ, Financial Executives International, National Association of Corporate Directors y el Instituto de Auditores Internos.

Cómo reducir el riesgo de fraude en la presentación de informes financieros
Cómo reducir el riesgo de fraude en la presentación de informes financieros

Los principales objetivos de los cursos prácticos fueron facilitar los debates sobre la eficacia de las políticas contables centrándose en esferas contables muy subjetivas y complejas, así como en la eficacia y el diseño de los controles internos de la presentación de información financiera (ICFR).

En cada paso del camino, se dejó claro a los asistentes al taller que ellos – los guardianes – son esenciales para prevenir el fraude.

Margaret McGuire, jefa del Grupo de Auditoría e Información Financiera de la División de Ejecución de la Comisión de Valores de los Estados Unidos (SEC), lo dejó muy claro en esta declaración: “En cada investigación que emprendemos relacionada con los informes financieros, la divulgación de información sobre el emisor y los fallos de auditoría, siempre miramos a los guardianes – junta directiva, comités de auditoría, auditores externos, incluso consultores externos – y lo que hicieron, lo que sabían y cómo lo documentaron. El papel del guardián debería estar en mayúsculas porque es un papel muy importante. Lo ideal sería que ese guardián se pusiera de parte de ayudar al personal de la SEC en su investigación, en lugar de ser un foco de la misma”.

Los representantes del Grupo de FRAUDE de la SEC, la Oficina del Jefe de Contabilidad de la SEC y la División de Aplicación e Investigaciones de la Junta de Supervisión de Contabilidad de Empresas Públicas (PCAOB) describieron cómo trabajan y subrayaron que trabajan juntos.

Las áreas contables a las que apuntan las medidas de aplicación de la SEC son el reconocimiento de ingresos, el reconocimiento de gastos, las cuestiones de valoración, el deterioro de los activos y la gestión de las ganancias. El reconocimiento de ingresos y las cuestiones de valoración fueron comunes entre las acciones de aplicación que identificaron al ICFR.

Aquí hay una instantánea de las recomendaciones:

  • Las políticas de contabilidad deben ajustarse a las directrices técnicas de contabilidad. Los no contadores “que pueden no estar familiarizados con los matices de la contabilidad técnica” deben comprender esas políticas.
  • Los procesos y las políticas deben estar casados.
  • Pruebe las políticas primero, y luego monitoréelas.
  • La política de reconocimiento de ingresos debería ser “granular porque incluso las diferencias de interpretación más leves pueden tener un impacto importante”, según el informe.
  • Estandarizar las condiciones de los contratos y asegurarse de que reflejan la forma en que las transacciones se relacionan con los requisitos de reconocimiento de ingresos en virtud de los PCGA de los Estados Unidos.
  • Las desviaciones de las condiciones contractuales típicas que puedan afectar al reconocimiento de los ingresos deben ser documentadas y aprobadas por el personal directivo superior.
  • Los reguladores dan “crédito sustancial” a los autoinformantes que brindan “cooperación extraordinaria” a los investigadores de la SEC. El PCAOB ve a los auditores externos de la misma manera.
  • La SEC está prestando mucha atención a la notificación de las medidas no relacionadas con el GAAP. “Las empresas deben ser conscientes de la exposición que tienen al informar sobre medidas financieras no GAAP que no cumplen con las regulaciones de la SEC”, dice el informe.

Naturalmente, ninguna discusión sobre la prevención del fraude podría dejar fuera las señales de advertencia. Aquí hay tres para considerar que el informe indica que están frecuentemente conectados con entradas de diario fraudulentas:

1. Las características de los asientos o ajustes realizados en cuentas no relacionadas, inusuales o poco utilizadas por personas que normalmente no las hacen, registradas al final del período o como asientos posteriores al cierre con poca o ninguna explicación o descripción, y que contienen números redondos o un número final consistente.

2. La naturaleza y la complejidad de las cuentas, lo que significa que se pueden hacer asientos inapropiados en cuentas que impliquen transacciones complejas o inusuales, que contengan estimaciones significativas y ajustes de fin de período, que hayan tenido errores en el pasado, que contengan diferencias no reconciliadas o que no se hayan reconciliado oportunamente en el pasado, que incluyan transacciones entre empresas o que estén “asociadas de alguna otra manera con un riesgo identificado de declaración errónea importante debido a un fraude”, se indica en el informe.

3. Entradas u otros ajustes procesados fuera del curso normal del negocio.

El informe añade este aviso: “Las normas de auditoría exigen que el auditor utilice su juicio profesional para determinar la naturaleza, el momento y el alcance de la comprobación de los asientos de diario y otros ajustes. A los efectos de identificar y seleccionar entradas específicas y otros ajustes para su comprobación, y de determinar el método adecuado para examinar el apoyo subyacente a las partidas seleccionadas, el auditor debería considerar la orientación que figura en la norma AS 2401.61 (anteriormente AU 316.61)”.