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Cómo quitar el dolor del proceso de cuentas por pagar

Todos sabemos que las cuentas por pagar pueden ser un proceso engorroso y que requiere mucho tiempo cuando se hacen en papel o a través de un software mal diseñado, por no mencionar que son propensas a errores humanos, facturas perdidas, acciones retrasadas y, en última instancia, pagos atrasados que resultan en más gastos para la empresa.

Pero no tiene por qué ser así.

Cómo quitar el dolor del proceso de cuentas por pagar
Cómo quitar el dolor del proceso de cuentas por pagar

La automatización del AP puede ser dramáticamente mejorada y simplificada con un enfoque en la experiencia del usuario. Cuando el software se diseña teniendo en cuenta al usuario, puede reducir el potencial de error, acelerar las tareas y, en última instancia, hacer el trabajo más agradable. Con una función e interfaz de software bien diseñada, los profesionales de AP pueden sentirse mejor apoyados y más motivados en su trabajo.

Realmente se trata de diseñar tanto para el profesional que usa el software todos los días como para los revisores y aprobadores de facturas, que necesitan una forma rápida y fácil de entender y aprobar los pagos sin interrumpir su flujo de trabajo.

El Profesional AP

Si usted se encuentra entre el creciente número de profesionales de la contabilidad que manejan AP para sus clientes, sabe que para ser verdaderamente eficiente, necesita clasificar varias facturas a la vez, acceder y utilizar facturas antiguas como plantilla, comprobar si hay duplicados y realizar una serie de otras acciones de forma rápida y sin problemas. Es un proceso costoso, en el que cada factura manejada manualmente cuesta decenas de dólares. La automatización, como tal, aporta muchos beneficios, entre ellos la oportunidad de que el personal de AP se concentre en el trabajo de valor añadido en lugar de las rutinas sin sentido.

Es importante que alguien que trabaja con cantidades masivas de facturas tenga una sensación de dominio, comprensión y control sobre su trabajo. Es importante automatizar tanto como sea posible este proceso y ver los efectos de esa automatización a través de notificaciones e informes. Entonces los profesionales pueden concentrarse en las excepciones y facturas que necesitan atención adicional, añadiendo valor al proceso.

Entonces, ¿cómo podemos automatizar los detalles monótonos, ayudar al personal a entender la información y las facturas sin problemas, y proporcionar un verdadero valor añadido al proceso de AP? La respuesta es un software eficiente y fácil de usar.

Lo ideal sería que el software de AP fuera diseñado por personas con experiencia en el trabajo de AP. Debe provenir de profesionales de AP (como contadores o contadores públicos) para profesionales de AP. A continuación se presentan algunos ejemplos de puntos críticos de rutina que sólo la experiencia en AP puede ayudar a hacer una mejor solución de software:

Historia de la factura. Los usuarios deben ser capaces de comprobar los datos del historial de facturación sin problemas para evitar duplicar las facturas o insertar las mismas líneas – de código, flujos de trabajo, etc.- una y otra vez. Esto limita la cantidad de trabajo monótono y el tiempo que un profesional de AP debe dedicar a estas tareas y evita el error humano, eliminando cuestiones como las facturas dobles que ya han sido pagadas o quizás enviadas accidentalmente dos veces.

Aprendizaje automático y análisis. Un gran software de AP debe ser capaz de “aprender” lo que impide a los usuarios ser más eficientes. Si rutinas innecesarias que podrían ser automatizadas ocurren repetidamente, el software debería ser capaz de analizar esto y sugerir nuevas mejores prácticas.

Interfaz de usuario. El aspecto de un software puede impactar drásticamente en la calidad y velocidad del trabajo que los profesionales de AP son capaces de hacer. El hecho de poder ver fácilmente la información clave, minimizar la necesidad de escribir y ofrecer atajos de teclado eficientes son todos factores que pueden mejorar el proceso.

El resto de la organización

En algunos casos, es necesario que personal ajeno al departamento de AP apruebe o revise una factura. Estas tareas no son su trabajo principal y son vistas como una interrupción de su flujo de trabajo diario. A menudo, aprender a aprobar y revisar facturas requiere la capacitación del empleado en el sistema de software e, incluso después de la capacitación, todavía toma una gran parte del tiempo de la persona para pasar por el proceso de aprobación. A través de un sistema fácil de usar y una interfaz de usuario estéticamente agradable, revisar y aprobar una factura puede ser la tarea más sencilla que realiza un empleado.

El futuro es móvil

La forma en que trabajamos ha cambiado drásticamente. El móvil está en el centro de la experiencia del usuario, ya que el trabajo ya no está confinado a un escritorio de oficina. Trabajamos desde muchos lugares diferentes y a través de muchos dispositivos diferentes. Con esto en mente, la aprobación de facturas no debería estar atada al trabajo de escritorio.

Una buena aplicación móvil, junto con la funcionalidad de escritorio, facilita la ejecución de un gran número de facturas a través del flujo de trabajo y el cumplimiento de los pagos, asegurando que no se produzcan retrasos en los pagos y que se puedan utilizar descuentos dinámicos en todo su potencial.

Una buena aplicación para móviles obliga a los usuarios a hacer cosas y evita el amontonamiento de facturas. La versión de escritorio puede reservarse para facturas más complejas, donde el tiempo y los procesos son más intensos.

Conclusión

Está claro que el espacio de las cuentas por pagar no ha seguido el ritmo del usuario moderno, y es hora de cambiar eso. AP no debería ser un trabajo temido que se vea finalmente como ineficiente y costoso. Debería ser automatizado, interesante y gratificante. Podemos hacerlo así a través de un software bien diseñado y seguro.

Una gran experiencia de usuario crea confianza y colaboración entre las personas. No se trata sólo de datos computarizados empujados delante de ti en un papel gris; se trata de cómo los datos se comparten de una persona a otra.

Además, motiva a la gente. Le da poder a la gente. Mejora la automatización y la precisión de los datos. Aporta valor a la aportación humana, haciendo los trabajos más inteligentes y convincentes.