Cómo pueden trabajar las empresas con los contratistas independientes

Usar un contratista independiente para complementar la fuerza de trabajo de su empresa de contabilidad puede ayudarle a aliviar el estrés y conseguir más logros, pero hay mucho que saber antes de contratar a uno.

Debe enfocar el trabajo con individuos independientes de manera diferente a como lo hace con los empleados y el no hacerlo podría tener implicaciones legales para su práctica.

Entonces, ¿en qué se diferencian exactamente los contratistas independientes de los empleados? Algunas de las formas son:

• Proporcionan servicios por contrato a múltiples empresas o individuos.
• Ellos establecen sus propias horas y controlan cuándo, dónde y cómo hacen el trabajo.
• Emiten facturas por sus servicios en lugar de recibir una compensación a través de un cheque de pago.
• Mantienen sus propios registros comerciales y son responsables de informar y pagar todos los impuestos asociados a sus ingresos (el pagador no retiene nada de sus pagos a los contratistas independientes)

5 Consejos para prepararse para trabajar con un contratista independiente

Querrá abordar algunas cosas para asegurarse de empezar con la nota correcta y sacar el máximo provecho de su inversión en un contratista independiente.

1. Identificar las tareas que tendrán más sentido delegar

Haz una lista de las tareas que no necesitan ser hechas por ti y sólo por ti. ¿Cuáles son las que tienden a alejarte de dedicar tiempo a tu trabajo más importante? ¿Cuál es el que menos disfrutas? ¿Cuáles puede explicar fácilmente a un contratista independiente?

2. 2. Identificar las habilidades, conocimientos, capacidades y otras características necesarias

Después de saber qué tareas querrá delegar, busque un trabajador independiente con las cualidades necesarias para hacer el trabajo. Una búsqueda en LinkedIn de asistentes virtuales y contables puede ayudarte a encontrar personas con las habilidades y cualificaciones necesarias. Ten en cuenta que si los tipos de tareas que planeas delegar se pueden hacer a distancia, tu grupo de candidatos adecuados será mucho mayor que si necesitaras a alguien físicamente ubicado en tu área. Además, considere cómo los posibles contratistas independientes encajarán en la cultura de su empresa. Aunque no sean empleados, serán parte de su equipo, ¡más adelante!

3. Preparar un acuerdo de contratista independiente

A veces llamado acuerdo de «trabajo por encargo», el Acuerdo de Contratista Independiente es un contrato legal entre una empresa y un trabajador que no será empleado de la empresa. Algunos trabajadores independientes tienen su propio Acuerdo de Contratista Independiente que presentan a los clientes mientras que otros no. Considere la posibilidad de crear uno (con la ayuda de un abogado) que pueda utilizar como modelo para cuando su empresa decida trabajar con profesionales independientes. Si decide firmar uno que le haya presentado un contratista independiente, pedirle a un abogado que lo revise antes de firmarlo le ayudará a asegurarse de que ninguno de los términos y condiciones no pondrá en riesgo a su empresa.

Entre los elementos que suelen figurar en un acuerdo de contratista independiente se encuentran:

• Declaración de Relación – Definiendo el papel del autónomo como contratista y la empresa que le paga como cliente.
• Descripción del proyecto (o trabajo) – Describiendo el tipo de trabajo que el contratista independiente realizará en virtud del acuerdo, incluyendo las tareas específicas y los entregables asociados con ese trabajo.
• Términos de pago y facturación – Confirmación de los precios que el cliente ha acordado pagar por los servicios del contratista y los términos netos (para cuando el pago se deba hacer después de que el contratista envíe las facturas).
• Responsabilidades – Describir lo que el cliente y el contratista independiente son responsables. Por ejemplo, esta sección podría incluir detalles sobre las expectativas de comunicación; qué herramientas, software, equipo, etc., suministrará el contratista y cuáles proporcionará el cliente para su uso; si el contratista llevará su propio seguro; y cualquier otra cosa que sea vital para explicar de qué son responsables el cliente y el contratista cuando trabajan juntos.
• Plazos o Cronograma del Proyecto – Identificar cuándo deben entregarse las tareas o los resultados del proyecto. Dependiendo del trabajo delegado al contratista independiente, algunas tareas pueden ser diarias, semanales, mensuales o tener fechas de vencimiento específicas.
• Confidencialidad – Declara que el contratista mantendrá la información confidencial del cliente en privado y no la utilizará para ningún otro propósito que no sea realizar el trabajo para el que ha sido contratado.
• Término – Definiendo cuánto tiempo estará vigente el acuerdo. Si no se ha especificado una fecha de finalización del contrato, entonces esta sección a menudo será abierta, compartiendo que el acuerdo está en vigor hasta su finalización.
• Terminación – Describiendo cuándo (por ejemplo, inmediatamente o con 30 días de antelación, etc.) y cómo (por ejemplo, con una notificación por escrito) cualquiera de las partes puede terminar el acuerdo. Esta sección también podría incluir cómo y cuándo el contratista debe devolver cualquier equipo, archivo u otros activos de la empresa después de la terminación del acuerdo.

Su acuerdo con un contratista independiente puede tener elementos diferentes o adicionales dependiendo de lo que usted necesite que hagan y de las recomendaciones de su abogado.

4. Pide un W-9

Pida al contratista independiente que complete y presente el formulario W-9 del IRS (Solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y Certificación). Este formulario asegura que usted tiene su información correcta de identificación de contribuyente en el archivo para cuando usted les emite un formulario 1099 al final del año fiscal. Tener un W-9 firmado también sirve para identificar que el contratista no es un empleado de su empresa.

5. Trátalos como parte del equipo

Sólo porque un contratista independiente no sea tu empleado no significa que debas tratar a esa persona como un extraño. Construya la camaradería pidiéndoles su opinión, manteniéndolos al tanto de los nuevos desarrollos que afectarán su trabajo, reconociendo su duro trabajo y expresando su aprecio por sus contribuciones. Cuando usted ofrece a los contratistas independientes un ambiente de trabajo acogedor, ya sea en la oficina o a distancia, usted construye la confianza, aumenta la lealtad y fortalece su compromiso de hacer el mejor trabajo posible para su empresa.

Artículos relacionados

Cómo evitar el costoso error de una mala contratación

Una Carta Abierta a los Contratistas Independientes