Como muchos de nosotros sabemos, el fraude va en aumento, y las empresas no son inmunes a la creciente epidemia de fraude. En promedio, se estima que las organizaciones pierden alrededor del 5% de los ingresos brutos y lo que es aún más sorprendente, es que aproximadamente el 30% de los casos de fraude tuvieron lugar en pequeñas empresas (con menos de 100 empleados), según un informe sobre el fraude en 2016 publicado por Report to The Nations.
Además, el informe sobre el fraude de 2016 reveló que las pequeñas empresas sufrieron la misma pérdida media que las organizaciones mucho más grandes con más de 10.000 empleados. De esas víctimas de fraude de pequeñas empresas, aproximadamente el 60% de ellas no recuperaron ninguno de los fondos perdidos. Las pequeñas empresas en general son mucho más vulnerables al fraude que las organizaciones más grandes debido a que tienen menos herramientas de prevención de fraude o controles.
¿Cuál es la respuesta? Si bien es casi imposible prevenir todos los fraudes, sin duda es posible reducir los riesgos de fraude y detectarlos antes de que se conviertan en problemas mayores utilizando opciones tecnológicas de bajo costo, que pueden aplicarse a través del departamento de contabilidad de una organización.
Los dos tipos de fraude más importantes y cómo identificarlos
Fraude en los estados financieros
Como la mayoría de las empresas seguramente saben, el fraude en los estados financieros es uno de los tipos de fraude más costosos y se comete utilizando diversas técnicas. Por ejemplo, los asientos fraudulentos mediante el redondeo de los montos en dólares durante el fin de semana.
Para detectar estas transacciones fraudulentas, un contador puede utilizar un Microsoft Excel (una herramienta gratuita) para separar las transacciones que se redondean al dólar más cercano y las que se realizan el sábado o el domingo. Creando la fórmula correcta, las transacciones sospechosas pueden ser filtradas e identificadas.
Pagos duplicados
Otra forma común en que los estafadores cometen fraude es a través de esquemas de facturación como los pagos duplicados. La forma en que esto funciona es que hacen múltiples pagos en una sola factura. Cuando las empresas legítimas reciben pagos duplicados en una factura, suelen ponerse en contacto con el cliente y preguntarle cómo desea que se maneje el «sobrepago». El estafador entonces obviamente pedirá un reembolso, interceptará el pago y negociará el pago del cheque de reembolso.
La identificación de los pagos duplicados y la investigación de los mismos ayudarán a una organización a detectar y prevenir posibles actividades fraudulentas. Para ello, Microsoft access dispone de una herramienta llamada «query wizard», que resulta ser una característica muy eficaz para identificar las transacciones duplicadas. La mayoría de las computadoras con herramientas de Microsoft pueden acceder a esta característica de forma gratuita o por una pequeña cuota y definitivamente vale la pena comprobarlo.
Formas adicionales de usar la tecnología para atrapar y detectar el fraude
Si un contador o tenedor de libros no tiene los conocimientos o la experiencia necesarios para realizar análisis de fraude, intente comprar y utilizar un programa como ActiveData, un complemento que se puede comprar e integrar con Excel. El programa utiliza un proceso automatizado que está predefinido y esencialmente lo que hace es estratificar los datos financieros. Cuesta 249 dólares por cada usuario, pero vale la pena la inversión, ya que es casi como la detección de fraude en el piloto automático.
Si bien la detección y la prevención del fraude pueden llevar algo de tiempo, el establecimiento del sistema adecuado podría ayudar a prevenirlo y facilitar su detección. Las empresas (tanto grandes como pequeñas) pueden utilizar la tecnología a cambio de casi nada para rastrear y prevenir potencialmente las transacciones fraudulentas antes de que ocurran o antes de que se salgan de control.