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Cómo pueden los clientes mantenerse al día con las exenciones del impuesto sobre las ventas

A medida que los clientes de su pequeña empresa crecen y venden en más estados, también lo hará el reto de aprender el proceso de recaudación y presentación de los impuestos sobre las ventas y las exenciones correspondientes.

Debido a que cada estado tiene sus propias reglas (¡y certificados!) para las exenciones de impuestos puede hacer que saber qué hacer sea aún más difícil. Estas exenciones pueden estar basadas en el producto, el uso que se pretende dar al producto o incluso el estatus del comprador.

Cómo pueden los clientes mantenerse al día con las exenciones del impuesto sobre las ventas
Cómo pueden los clientes mantenerse al día con las exenciones del impuesto sobre las ventas

Aquí están los tres tipos principales:

1. Exenciones basadas en el producto

En algunos estados, por ejemplo, los artículos de alimentación están exentos del impuesto sobre las ventas. Se pone difícil porque estas exenciones pueden tener reglas dentro de las reglas: Los alimentos preparados, como el pollo asado listo para comer que se compra en la tienda de delicatessen, pueden estar sujetos a impuestos; al mismo tiempo, un paquete de pechugas de pollo que el comprador cocine en casa puede estar exento.

2. 2. Exenciones basadas en el uso

Los productos destinados a la reventa suelen estar exentos del impuesto sobre las ventas. Típicamente, esto se debe a que el revendedor cobrará el impuesto sobre las ventas cuando estos artículos sean comprados por el usuario final.

3. Exenciones basadas en el comprador

Las organizaciones sin fines de lucro o los organismos gubernamentales a menudo no están obligados a pagar el impuesto sobre las ventas (los estados no pueden cobrar el impuesto sobre las ventas de los artículos comprados por el gobierno federal, y a menudo esta exención se extiende también a los organismos estatales). Además, los compradores de los estados que no tienen un impuesto sobre las ventas a veces pueden quedar exentos del pago de impuestos cuando compran productos en otros estados.

Cómo funcionan los certificados de exención

Si una exención fiscal se aplica a todos en una jurisdicción fiscal determinada – como en el ejemplo de los comestibles arriba mencionado – los vendedores no necesitan recoger un certificado de exención para esas ventas en particular. Sin embargo, cuando una exención es más limitada, el comprador debe presentar un certificado de exención para demostrar al vendedor que no se debe cobrar el impuesto.

Los certificados basados en entidades son para organizaciones que están exentas debido a su condición de organismo gubernamental, sin fines de lucro, o alguna otra condición de calificación. Estos certificados permiten a las organizaciones comprar artículos sin pagar impuestos, independientemente de cómo se utilicen.

Los certificados de uso permiten la compra de artículos sólo si se van a utilizar para un fin determinado, por ejemplo, si se van a revender. Una organización con una exención para revendedores (a menudo llamada “permiso de revendedor” o “certificado de reventa”) sólo puede evitar el pago del impuesto sobre las ventas de los artículos que va a revender; tendría que pagar el impuesto sobre las ventas de los productos que la organización utilizaría para otros fines, como material de oficina.

Los individuos de estados sin impuestos sobre las ventas que compran artículos en un estado que sí cobra impuestos sobre las ventas normalmente necesitan probar su residencia para evitar el pago de impuestos. (Es decir, si el estado en cuestión lo permite. Washington es un estado que lo permite; sin embargo, el estado deja al vendedor la decisión de cobrar el impuesto, y hay una serie de factores que lo califican).

¿Sus clientes realmente tienen que llevar la cuenta de todos estos certificados? Sí. Los compradores no sólo usan los certificados de exención para demostrar a los vendedores que no necesitan pagar el impuesto sobre las ventas, sino que los vendedores deben mantener los certificados en archivo para demostrar a las autoridades fiscales que no necesitaban cobrar el impuesto.

Afortunadamente, el impuesto sobre las ventas simplificado (SST) facilita el proceso, ya sea que su cliente venda a organizaciones exentas de impuestos o necesite una exención para su propio negocio. El Certificado de Exención de Impuestos Simplificado es válido en 44 estados miembros y en el Distrito de Columbia, y puede ser usado para una sola compra o como un certificado general en varios estados.

Sin embargo, los vendedores aún deben saber qué exenciones se aplican en cada estado. Los compradores pueden ser acusados penalmente por el mal uso de los certificados de exención, y los vendedores pueden tener problemas también si no recaudan los impuestos correctamente.

Certificados de validación

Hay mucho en riesgo aquí, especialmente porque los auditores han estado prestando mayor atención a los certificados de exención. De hecho, una alta tasa de ventas exentas es una de las principales razones por las que las empresas son seleccionadas para una auditoría de impuestos sobre las ventas.

Algunos estados, incluso los estados miembros de la SST, requieren que las empresas se registren para utilizar el formulario. Y algunos estados que no son miembros del SST no aceptan certificados de fuera del estado. Así que es importante comprobar con cada estado para verificar las reglas y cómo validar un certificado allí.

Incluso si su cliente piensa que tiene la gestión de exenciones bajo control, hay tres cosas que debe hacer regularmente:

1. Infórmese sobre los servicios y bienes exentos en cada estado donde recaude impuestos.

2. 2. Manténgase al tanto de los cambios en las exenciones en los sitios web del Departamento de Hacienda.

3. Vigilar la legislación para estar al tanto de los cambios que se avecinan.

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