En el quinto episodio de mi serie «Fraudcast», Stephen King y yo desempacamos el fraude de gastos de empleados. Para aquellos que no están familiarizados, Steve es un contador público de la firma de servicios de contabilidad para clientes GrowthForce y el autor de The CEO’s Guide to Reducing Fraud , que ha servido como una referencia continua durante los podcasts.
Para empezar la conversación, Steve repasó los cuatro tipos de fraude en el reembolso de gastos. Estos incluyen gastos personales presentados a la compañía para su reembolso, gastos exagerados (donde alguien podría redondear o añadir un número), facturas falsas por gastos inexistentes y el mismo gasto presentado varias veces.
El fraude en los gastos de los empleados es diferente a otros tipos debido a su naturaleza emocional. Como propietario de una pequeña empresa, es difícil imaginar que un miembro del equipo le robe dinero, y es devastador que se rompa la confianza.
¿La mayoría de la gente se propone robar? Yo diría que no. De hecho, el 90 por ciento de los casos de fraude son cometidos por delincuentes primerizos. Sin embargo, el 76 por ciento de ellos fueron reportados por personas en contabilidad, ventas y operaciones, o gerencia. La Guía del CEO ofrece escenarios comunes para el fraude de gastos de los empleados en la página 23. También puede consultar el seminario web de Steve que cubre el tema y compartirlo con los clientes.
Una medida preventiva, y ya lo hemos mencionado antes, es separar las tareas de trabajo. Si una sola persona supervisa múltiples áreas profesionales, la oportunidad de fraude no sólo está abierta de par en par, sino que puede ser tentadora incluso para los mejores empleados en medio de la tensión financiera.
Sin embargo, separar las obligaciones mediante la separación de las personas es costoso y no es posible para algunas pequeñas empresas. En la página 30 de The CEO’s Guide , Steve enumera las formas de implementar la controsl interna sin agregar empleados a su equipo. Por ejemplo, puede utilizar la tecnología para crear una división de tareas y hacer responsables a los trabajadores. Receipt Bank y bill.com son recursos posibles, ambos requieren una imagen escaneada de los gastos para asegurar la legitimidad.
Otro consejo es asegurarse de que haya un recibo para todo. Tengan una política escrita donde los gastos deban ser documentados.
Además, Steve sugirió rotar las responsabilidades de los empleados para frenar la actividad fraudulenta. Tenía un cliente, por ejemplo, que robaba los impuestos de la nómina haciendo cheques impresos pagaderos a sí mismos y cambiando el destinatario al IRS en QuickBooks. A simple vista, el dinero que se gastaba así le parecía normal al CEO, y no supo de la estafa hasta que el IRS apareció en su puerta.
Cada una de las transacciones de QuickBooks va a una pista de auditoría, incluso si una transacción anterior es editada o eliminada. Si alguien cambia el beneficiario de un cheque, lo verá en el informe de la pista de auditoría. Una práctica de CPA o CAS debería revisar eso periódicamente, porque cambiar el destinatario es una señal de alerta.
Cerré el podcast preguntándole a Steve sobre los pasos más efectivos para minimizar el riesgo de fraude en los gastos de los empleados. Sugirió separar cada transacción en tres partes diferentes, enfatizando que en cualquier escenario, la persona que introduce las facturas debe ser diferente a la que las aprueba. Además, ninguna de esas personas debe controlar los registros bancarios. Esto es fundamental.
Además, reiteró el significado de los recibos. Lleva la cuenta de adónde va el dinero y tenlo por escrito. Vuelve. Arriba. Gastos. Podría ahorrarle en caso de una auditoría.
Gracias por comprometerse con Steve y conmigo, y gracias por unirse a nosotros en la lucha contra el fraude. Nuestro próximo segmento visitará los entresijos de los esquemas de facturación. Querrán sintonizarlo. Mientras tanto, siempre pueden escuchar los episodios anteriores si están ansiosos por una solución contra el fraude.