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Cómo preparar a los clientes para la Ley de Equidad del Mercado

Por Sheryl Nance-Nash

Los legisladores introdujeron recientemente una nueva versión de la Ley de Equidad del Mercado que permite a los estados cobrar el impuesto sobre las ventas por las compras en línea realizadas en su estado.

Cómo preparar a los clientes para la Ley de Equidad del Mercado
Cómo preparar a los clientes para la Ley de Equidad del Mercado

“Esta propuesta de legislación federal es una victoria total para los estados”, dice Dan Effron, socio de Marcum LLP . También es un triunfo para las tiendas de venta al por menor de ladrillos y mortero que están obligados a cobrar el impuesto sobre las ventas cuando los competidores en línea no lo están.

Antes de la ley, los estados no podían recaudar el impuesto sobre las ventas en la mayoría de las ventas al por menor en línea porque los estados sólo tienen la facultad de hacer cumplir las leyes estatales a las empresas que tienen una presencia física o tienen su sede en ese estado. Los defensores de la ley argumentan que las empresas locales, que están obligadas a recaudar el impuesto sobre las ventas en cada venta, se encontraban en desventaja, ya que los compradores inteligentes podían evitar efectivamente el pago del impuesto sobre las ventas comprando los mismos artículos en línea, explica Sophia Duffy, CPA, JD, profesora adjunta del American College.

La ley otorga a los estados la autoridad para hacer cumplir los requisitos de recaudación de impuestos sobre las ventas a la mayoría de los minoristas (aquellos con más de 1 millón de dólares en ventas remotas) para las ventas en línea compradas por residentes del estado, incluso si los minoristas no tienen presencia física en ese estado. “Esto iguala el campo de juego entre los minoristas en línea y los locales”, dice Duffy.

Los estados con escasez de efectivo ven el signo del dólar. Los estados no necesitarán actualizar ninguno de sus sistemas internos en absoluto, ya que la carga será para las empresas que venden por Internet. Sin embargo, eso no quiere decir que no se enfrenten a desafíos. “La nueva ley propuesta no requiere ninguna presencia física, por lo que creo que el cumplimiento, la vigilancia y la auditoría a nivel estatal serán desafíos importantes, a menos que los estados decidan contratar a trabajadores que no harán nada más que navegar por la web todo el día mirando sitios web”, dice Effron.

Grandes perdedores

¿Quiénes son los que probablemente se verán más afectados por el cambio de la ley? “Esto va a crear un gran dolor de cabeza de cumplimiento para los pequeños minoristas en línea. Las normas relativas a los estados y el impuesto sobre las ventas difieren mucho de un estado a otro. Por lo tanto, el minorista en línea tendrá que conocer bien las reglas de impuestos de cada estado, lo que puede ser abrumador para un pequeño minorista. Los minoristas tendrán que presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas en cada estado (dependiendo del volumen de ventas, tan frecuentemente como cada mes en algunos casos) y remitir ese impuesto, creando un dolor de cabeza de cumplimiento”, dice Vince Porter, CPA, en Porter & Company, PC.

No sólo las pequeñas y medianas empresas sentirán la presión de tener que registrarse y comenzar a presentar declaraciones de impuestos sobre las ventas en muchos estados, dice Effron”,Mi temor es que los estados traten de expandir (o al menos indagar) sobre las actividades de una empresa en un estado para ver si también se les exigiría que presentaran declaraciones de impuestos sobre la renta, así como impuestos sobre las ventas”. Aunque la legislación incluye una excepción para las pequeñas empresas que las eximiría de estas nuevas normas”, podría prever una explosión de notificaciones fiscales estatales a raíz de ello”, advierte Effron.

Sin embargo, la ley exige que los Estados que la adopten proporcionen software libre para hacer los cálculos de las tasas y las remisiones. Pero el costo de integrar tal software en los sistemas de puntos de venta aún será asumido por la compañía. “Y para estar seguros, las auditorías y los registros tendrán que ser conservados, etc. Las cargas de cumplimiento son reales y tienen un costo significativo. Estas pequeñas empresas tendrán las mismas cargas de cumplimiento que los mayores minoristas del mundo, pero el impacto de estos costos en sus resultados será proporcionalmente mucho mayor”, dice Rocky Cummings, socio fiscal y director nacional de impuestos estatales y locales de BDO USA .

No sólo las pequeñas y medianas empresas pueden perder terreno. “En última instancia, el consumidor pierde, porque no sólo los precios de los bienes y servicios serán más altos, sino que potencialmente, habrá menos énfasis en el servicio al cliente de los minoristas de ladrillos y mortero si ya no necesitan diferenciarse de la competencia de precios en Internet”, advierte Thomas Torrillo, CPA, socio auditor y director de productos minoristas y de consumo en Metis Group LLC .

¿Qué deben hacer los propietarios de empresas?

La gran pregunta, sin embargo, es ¿qué aconsejan los contadores y contadores públicos a sus clientes? En primer lugar, los pequeños minoristas deben vigilar cuidadosamente esta legislación. “Necesitan saber si y cuándo entrará en vigor para poder poner en marcha los procesos para recaudar el impuesto del consumidor, de modo que no se expongan a una responsabilidad imprevista”, dice Cummings.

Conoce los hechos. El acta tiene una exención para los pequeños negocios con ingresos de ventas remotas inferiores a 1 millón de dólares anuales. Las ventas remotas son las ventas hechas a clientes en estados donde el minorista no tiene presencia física. Además, sólo los estados que son “miembros de pleno derecho” o “miembros asociados” tienen la autoridad de aplicación de la ley. Estos estados han adoptado el Acuerdo de Impuestos sobre las Ventas y el Uso Racional (SSUTA) o han adoptado los mandatos de simplificación fiscal mínimos requeridos por la ley. Si su estado no es miembro pleno o asociado, el estado no puede obligar a los propietarios de empresas a recaudar el impuesto sobre las ventas.

Si no cumple los requisitos para la exención de la pequeña empresa y su estado es miembro de pleno derecho o asociado, su estado puede exigirle que cobre el impuesto sobre las ventas. Si su estado no exige la recaudación del impuesto sobre las ventas, el momento en que debe comenzar a cobrar depende de la situación de su estado. Los estados miembros plenos pueden exigir a los minoristas en línea que comiencen a recaudar el impuesto sobre las ventas el primer día del trimestre calendario (pero al menos noventa días después de la promulgación de la ley). Los estados miembros asociados tienen las leyes requeridas en vigor, pero las leyes aún no han entrado en vigor. Las leyes deben entrar en vigor dentro de los doce meses de convertirse en miembro asociado, explica Duffy.

En la ley se ha previsto la creación de proveedores de servicios certificados (CSP) para realizar el seguimiento y el cálculo del impuesto sobre las ventas a distancia para el minorista. Los CSP deben ser certificados por el estado, y cada CSP proporciona los mismos servicios básicos. Los minoristas en línea deben elegir un CSP de una lista de proveedores aprobados. “Investigue los diversos CSP para determinar cuál es el más adecuado para su empresa. Determine si necesita actualizar o cambiar sus sistemas de venta para cumplir con los requisitos de presentación de informes de la ley”, aconseja Duffy.

Consigue un sólido software de contabilidad. Quieres estar seguro de que tienes el mejor software para registrar todas las ventas de tus clientes con precisión. “Es imperativo que los minoristas en línea tengan una pieza confiable de software de contabilidad para registrar las ventas y los impuestos sobre las ventas y las jurisdicciones de los clientes. QuickBooks es un gran programa (a un precio asequible) que puede rastrear toda esta información, incluyendo las tasas de cada estado y el agente de recaudación del estado”, dice Porter.

Entienda las ramificaciones de ventas e impuestos de su modelo de negocio. Tenga en cuenta asuntos como dónde se encuentra su servidor. “Comprenda su acuerdo de proveedor de Cloud Computing y tenga un buen entendimiento de lo que sus empleados y agentes están haciendo en las jurisdicciones fiscales fuera de su estado de origen”, dice Torrillo.

Ve a la defensa. Reexamine su modelo de negocio. “Asegúrate de que haya una razón distinta al hecho de que no cobras el impuesto de ventas por alguien que quiere comprar a tu empresa”, dice Carol Markman, CPA, socia de MayerMeinberg LLP .

Por último, dice Duffy”,Prepare su negocio contra las llamadas de consumidores enojados informándoles a través de una publicación en la web o un correo masivo para explicarles que el estado le exige ahora que cobre el impuesto sobre las ventas por las compras realizadas en la tienda online”.

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