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Cómo minimizar el dolor de la rotación del equipo de contabilidad

He tenido tres trabajos en mi carrera de contador público y aunque eran en firmas muy diferentes, lo que más temía era que uno de mis contadores senior renunciara y me dejara a mí para recoger los pedazos.

¿Por qué tenía tanto miedo de perder a uno de mis empleados? Porque se había invertido mucho esfuerzo en entrenar a cada uno de los miembros de mi equipo en los detalles individuales de cada compromiso con el cliente, los procesos únicos alrededor de esos compromisos, y cómo manejar todas las diversas y delicadas relaciones con los clientes.

Cómo minimizar el dolor de la rotación del equipo de contabilidad
Cómo minimizar el dolor de la rotación del equipo de contabilidad

La transferencia de ese conocimiento es una gran tarea, especialmente cuando se dirige un equipo de Servicios de Contabilidad para el Cliente (CAS), también conocido como contabilidad subcontratada, en el que cada empleado puede ser responsable de docenas de compromisos. En resumen, la rotación es un gran dolor.

Y con una inminente escasez de talento global, esperen que la retención se convierta en un problema cada vez mayor para los equipos pequeños y medianos, también. Podemos hacer todo lo posible para que nuestros empleados estén contentos en el trabajo, pero no importa lo que hagamos, el mercado laboral competitivo hará inevitable la rotación de personal.

A veces lo mejor que podemos hacer es controlar los daños. Con ese espíritu, aquí hay tres maneras de minimizar el dolor de la rotación del equipo de contabilidad.

1. Construye un modelo de dotación de personal

Culpo a la hoja de tiempo y a la facturación por hora de muchos de los problemas de la contabilidad pública de hoy en día. Cuando ves a un empleado como un paquete de 2.000 o más horas por año, es muy fácil cargarlo con horas facturables hasta el punto de que no tiene tiempo libre para hacer nada más que trabajo facturable.

¿Por qué es algo malo? Porque cuando tu personal no tiene suelto (no, no la aplicación de chat del equipo, de la que hablaremos más tarde) es un gran problema cuando uno de ellos se va.

Nadie con experiencia tendrá la capacidad de asumir el trabajo extra. Lo que significa que alguien que ya lleva una carga completa tiene que asumir la carga, o el trabajo se descarga demasiado rápido a alguien nuevo que probablemente no sabe lo que está haciendo todavía. No es lo ideal.

Otro problema con las hojas de asistencia es que incentivan a su personal para evitar mejorar y documentar los procesos, que serán los puntos #2 y #3 de esta lista. Y si no puedes conseguir que tu personal se sume al plan, no va a suceder.

Así que, o se deshace de sus hojas de tiempo o al menos adopta un modelo basado en las horas facturables que requiere que su personal sólo sea facturable en un 75 por ciento o unas 6 horas por día de trabajo del cliente.

2. Estandarizar su flujo de trabajo y procesos

Una gran razón por la que la rotación del equipo de contabilidad es dolorosa es que lleva tiempo aprender las complejidades únicas de todos los procesos en un trabajo o compromiso con un cliente en particular. Pero, ¿y si no hubiera tanto que aprender? ¿Y si sus procesos fueran en su mayoría los mismos? Seguro que sería mucho más fácil mover al personal a diferentes trabajos en el equipo e intercambiar a alguien más cuando alguien se va o está de vacaciones.

En un equipo de contabilidad subcontratado, como los que he dirigido, la clave para estandarizar el proceso es usar la misma “pila tecnológica” y los flujos de trabajo asociados para cada cliente. Por pila tecnológica me refiero al conjunto de aplicaciones en la nube que usamos para pagar las facturas, ejecutar la nómina, preparar los estados financieros y todos los demás aspectos de la ejecución de una práctica de CAS.

En mi propia empresa de contabilidad externa, usamos una aplicación para procesar todas las cuentas por pagar de nuestros clientes. Cada cliente fue configurado con el mismo flujo de trabajo de aprobación de AP y el mismo calendario de procesamiento. Lo mismo ocurría con la nómina de pago, sólo apoyábamos un procesador. Si el cliente quería usar otra cosa, estaba bien, pero ellos eran los responsables.

La estandarización de los procesos facilita el intercambio de personal por otros miembros del equipo. No hay mucho que aprender cuando se cambia de cliente o de área de responsabilidad.

Lo mismo ocurre con el personal que trabaja en la empresa. Se puede hacer mucho para estandarizar los procesos en los departamentos de contabilidad.

Por ejemplo, asegúrese de que su personal utiliza las mismas plantillas para sus reconciliaciones. Obtendrá un proceso de preparación coherente y racionalizado y todo será mucho más fácil de revisar cuando siga el mismo formato.

3. Documentar todo y mantenerlo organizado

Es increíble cuánto conocimiento sobre los equipos de contabilidad no está documentado en ninguna parte. En cambio, está archivado en las mentes de nuestro brillante personal. Y cuando se van, llevan todo ese conocimiento directamente a la puerta. Por eso es esencial que tu equipo documente todo lo que hace en una lista de control compartida que se actualiza cada mes.

Cuando se trata de revisar notas, es esencial sacarlas del correo electrónico, donde el conocimiento está aislado con sólo los individuos en la cadena del hilo del correo electrónico. En su lugar, colaborar en las notas de revisión en un espacio de trabajo compartido donde todo el equipo (y cualquier novato) pueda acceder al hilo cuando sea necesario.

Hay una serie de excelentes herramientas de colaboración como Slack y Microsoft Teams que están disponibles gratuitamente para equipos de todos los tamaños que hacen excelentes reemplazos de correo electrónico. Les aconsejo que saquen sus documentos de esa unidad de red local y los metan en el almacenamiento en la nube.

Los principales servicios de almacenamiento en la nube como Box, Dropbox, OneDrive y Google Drive son todos asequibles y seguros. En lugar de organizar los documentos en carpetas por persona, establezca una jerarquía de Entidad> Año> Mes> Cuenta/Proceso. De esta manera, alguien que no esté familiarizado con el personal (como un auditor) puede encontrar lo que necesita rápidamente.

Uniendo todo

Si su equipo está muy involucrado en el cierre mensual, también puede considerar la posibilidad de utilizar un software de gestión de cierres, que une todas sus listas de verificación, notas de revisión y documentos en una sola aplicación.

Sea cual sea la tecnología que elijas, asegúrate de que sea consistente de cliente a cliente. Déle a su equipo el tiempo para reforzar y documentar los procesos y estará mucho mejor preparado la próxima vez que un miembro clave del equipo deje su empresa.