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Cómo mejorar la integridad de la hoja de cálculo con VLOOKUP

Construir hojas de cálculo complejas sin fórmulas de búsqueda, como VLOOKUP, es como poner un tornillo en la pared con un martillo. Es posible, pero los resultados no son bonitos, y lo más probable es que no mantengan la integridad. Lo mismo puede decirse de las hojas de cálculo donde se hace referencia manualmente a celdas individuales una y otra vez, en lugar de dejar que Excel haga el trabajo por ti.

Digamos que quieres ser capaz de buscar direcciones de una lista basada en un nombre. Los usuarios que no conocen VLOOKUP a menudo recurren a copiar y pegar manualmente la información, o a crear simples fórmulas que apuntan a la información. En el contexto de una factura u otra forma, estas búsquedas “manuales” pueden resultar tediosas. En su lugar, podemos darle a la función VLOOKUP de Excel cuatro piezas de información:

Cómo mejorar la integridad de la hoja de cálculo con VLOOKUP
  • Valor de búsqueda
  • Matriz de la mesa
  • Número de índice de la columna
  • Búsqueda de rango

Explicaré cada componente individualmente:

  • En este caso, el valor de búsqueda será el nombre que hayamos escrito en una celda determinada, como la celda A1 de la figura 1.
  • La matriz de tablas es la coordenada de nuestra lista de nombres y direcciones. Una limitación de VLOOKUP es que nuestro valor de búsqueda debe aparecer en la primera columna de la matriz de tablas.
  • El número de índice de la columna será típicamente 2 o mayor, y significa la posición de la columna dentro de nuestra matriz de tablas de la cual queremos devolver un pedazo de información. En este caso, mi matriz de tablas abarca las columnas C a E. Usaré el número 2 para significar que quiero devolver la dirección de la calle de la segunda columna de mi matriz de tablas.
  • El argumento de la búsqueda de rango puede tener un impacto significativo en el funcionamiento de nuestro VLOOKUP. Generalmente pongo la palabra FALSO en esta posición, lo que significa que quiero una coincidencia exacta. Si utilizo la palabra VERDADERO, entonces VLOOKUP devolverá datos basados en una coincidencia aproximada. Situaciones, como buscar una dirección, casi siempre requieren coincidencias exactas.

Con estos antecedentes en mente, usemos VLOOKUP para devolver la dirección de Ted. Como se muestra en la Figura 1, introduce un nombre de tu lista en la celda A1, como Ted Smith, y luego esta fórmula en la celda A2:

=VLOOKUP(A1,C1:E6,2,FALSO)

Figura 1: VLOOKUP puede devolver los datos de una lista basada en los criterios que especifique.

Usando la lengua vernácula de VLOOKUP, A1 es el valor de búsqueda, C1:E6 es el conjunto de tablas, 2 es el número de índice de la columna, y FALSO significa que queremos una coincidencia exacta. Una vez que la fórmula está en su lugar, escribe Jane Seyz en la celda A1, y deberías ver que la dirección cambia automáticamente.

La fórmula para devolver la Ciudad/Estado/Código Postal será casi la misma que la dirección de la calle, lo que significa que especificaremos un número de índice de columna de 3 en lugar de 2. Sin embargo, también demostraré otro de mis trucos de VLOOKUP, que es usar un cero en lugar de la palabra FALSO para significar una coincidencia exacta:

=VLOOKUP(A1,C1:E6,3,0)

Figura 2: Puedes usar el número cero en lugar de la palabra FALSO para significar un

coincidencia exacta.

Si escribes un nombre que no está en la lista, como Vera Floyd, VLOOKUP devolverá #N/A. Esto significa que el elemento que ha introducido no aparece en la columna A de la lista.

Este artículo sólo araña la superficie de lo que es posible con VLOOKUP. Para aprender muchas más formas de aprovechar las fórmulas de búsqueda, no te pierdas el Excel de Alto Impacto gratuito: Edición VLOOKUP. Los asistentes al evento en vivo pueden obtener una hora de crédito CPE gratis. Una grabación estará disponible después para cualquiera que no pueda asistir al webinar en vivo.