Dependiendo de su versión de Excel, la lista de Recientes del menú Archivo puede agilizar el acceso tanto a los archivos como a las carpetas. Si trabaja en numerosas hojas de cálculo, esta lista ofrece un valor marginal en Excel 2003 y anteriores. La lista obtuvo algunas nuevas funcionalidades en Excel 2007, alcanzó su cénit en Excel 2010, y retrocedió un poco en Excel 2013. Esta lista proporciona acceso con un solo clic a entre 4 y 25 archivos (y a veces carpetas). Como verás en este artículo, cada versión de Excel ofrece una funcionalidad marcadamente diferente en cuanto al acceso a las hojas de cálculo recientes.
Excel 2013
Esta versión de Excel te lanza a un conjunto de pantallas en las que debes navegar para llegar a un cuadro de diálogo abierto; sin embargo, puedes agilizar el acceso fácilmente. Para ello, elija Archivo, Opciones y luego:
- En la sección General, desactive la opción Mostrar la pantalla de inicio cuando se inicie esta aplicación.
- En la sección Guardar, habilite la opción No mostrar el backstage al abrir o guardar archivos.
- En la sección Avanzada: (1) cambie Mostrar este número de libros recientes a 50 en lugar de 25; (2) habilite el acceso rápido a este número de libros recientes; y (3) tenga cuidado de cambiar el número de carpetas recientes no fijadas por encima de 8, porque si lo incrementa demasiado, siempre tendrá que desplazarse hacia abajo para acceder al botón Examinar, lo que impedirá el acceso a sus hojas de cálculo.
Al cambiar las opciones anteriores, cuando inicie Excel se le presentará un libro de trabajo en blanco en lugar de una pantalla de inicio, y el menú Archivo contendrá una lista de los últimos archivos que haya abierto. Puedes anclar los archivos o carpetas a sus respectivos menús, lo que los mueve a la parte superior de la lista. Opcionalmente, puede hacer clic con el botón secundario en un nombre de archivo o carpeta y elegir Eliminar de la lista cuando sea necesario, o elegir el comando Borrar todos los elementos no anclados.
Excel 2010
En mi opinión, esta versión de Excel ofrece el mejor acceso a los archivos y carpetas recientes. Cuando haces clic en Archivo y luego en Reciente, se te presenta una lista de Libros de trabajo recientes y una lista de Carpetas recientes. Excel 2007 sólo lista los libros recientes, y mientras que en Excel 2013 estas listas se bifurcan en pantallas separadas. Para maximizar el menú Reciente de Excel 2010:
- Haz clic en Archivo, Reciente y luego habilita la casilla de verificación Mostrar este número de libros de trabajo recientes en la parte inferior del menú Reciente. Aumente el número de archivos hasta que aparezca el botón Salir del menú Archivo en la parte inferior de la pantalla. Esto le permite acceder a sus archivos más recientes sin tener que elegir el menú Reciente. El número de archivos variará según la resolución de la pantalla.
- Haga clic en Archivo, Opciones, y luego en la sección Avanzado, cambie Mostrar este número de documentos recientes a 50.
Al igual que en el Excel 2013, se mueven los archivos o carpetas al principio de la lista haciendo clic en la chincheta correspondiente. Puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en un archivo o carpeta no deseado y elegir Eliminar de la lista o restablecer toda la lista eligiendo Borrar todos los elementos no vinculados.
Excel 2007
Excel 2007 ofrece una funcionalidad más limitada en lo que respecta al acceso a documentos recientes. Afortunadamente, el menú Documentos recientes aparece cuando se hace clic en el botón de Office, lo que supone una mejora con respecto a Excel 2003. Sin embargo, no se pueden eliminar archivos individuales de esta lista – es una proposición de todo o nada. Para maximizar esta lista, haga clic en el botón Office, elija Opciones de Excel y, a continuación, en la sección Avanzadas, cambie Mostrar este número de documentos recientes a 50 en lugar de 17. A menos que su monitor tenga un tamaño monstruoso, no verá 50 archivos, pero el menú Documentos recientes se extenderá hasta la parte inferior de su pantalla. Cambie esta configuración a cero si desea borrar todo el menú Documentos recientes.
Puedes fijar los elementos en el menú Documentos recientes, pero no se mueven hacia arriba. Esto significa que, con el tiempo, los archivos anclados pueden llegar al final de la lista, pero permanecerán en el menú. No puedes anclar o acceder a las carpetas de la lista de Documentos recientes de Excel 2007.
Excel 2003 y anteriores
La lista de archivos de uso reciente en estas versiones es positivamente espartana en comparación con Excel 2007 y posteriores. No se pueden eliminar archivos individuales de la lista, ni tampoco se pueden anclar elementos al menú. Por defecto, el menú Archivo muestra los 4 documentos más recientes, pero puedes aumentarlo ligeramente hasta 9. Para ello, seleccione Herramientas, Opciones y, a continuación, en la ficha General, aumente la Lista de archivos usados recientemente a 9 en lugar de 4. Cambie este valor a 0 si desea borrar toda la lista.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .