En esta época del año hay un considerable margen de error, y es importante mantener tantos controles y equilibrios en sus procesos como sea posible.
Puede que no lo sepas, pero podrías ser susceptible de responsabilidad incluso por un simple error o mal cálculo. Incluso después de la temporada alta, cualquier cosa, desde los compromisos con los clientes hasta la forma en que almacena o intercambia datos, puede hacer que usted y su práctica sean objeto de una demanda. El seguro de responsabilidad civil ciertamente ayuda, pero hay mucho que saber para mantenerse fuera de problemas, incluso si usted piensa que está haciendo todo lo que está haciendo por encima de la mesa.
Recientemente hablamos con John Torvi, vicepresidente de marketing y ventas de la Agencia de Seguros Herbert H. Landy, que trabaja principalmente con profesionales de impuestos y contabilidad. Él ofreció algunos consejos sobre cómo los contadores pueden mantenerse a salvo de la responsabilidad, así como algunos de los escenarios más comunes donde pueden ocurrir problemas.
AW: ¿Por qué la responsabilidad profesional ha cobrado más importancia?
Torvi: Ha sido un tema difícil para los profesionales de la contabilidad, pero en términos de tendencias en cualquier momento la economía se estanca, las personas que prestan servicios profesionales están bajo escrutinio y a menudo pueden ser demandados. Los contadores no son inmunes a esto y la gente miró de cerca lo que salió mal. Los profesionales de impuestos que trabajan como parte de la planificación y valoración de bienes, las personas que perdieron dinero incluso en el papel volvieron a mirar dónde el contador era parte de la planificación y las demandas siguieron. En cuanto a ahora, el código fiscal es más complejo que nunca y hay más margen de error. De hecho, más de la mitad de las demandas que recibimos contra los profesionales de la contabilidad están relacionadas con la preparación de impuestos. Así que, si miras a los miles de contadores que atendemos, casi la mitad están relacionados con la preparación de impuestos. Eso incluye el incumplimiento de plazos y, lo creas o no, el no usar los formularios correctos.
AW: ¿Cuáles son algunas de las formas más comunes en que los contadores se ponen en riesgo?
Torvi: Una cosa es una excesiva confianza en el software y la tecnología, quitando la parte de pensamiento crítico donde alguien tiene que pensar en lo que hace en lugar de enchufar la información. Las auditorías también son áreas comunes de riesgo.Durante los procesos, algo podría pasarse por alto fácilmente. Además, el hecho de no detectar el fraude es un gran problema. Una cosa que les decimos a los profesionales de impuestos y a los contadores es que pueden meterse en muchos problemas cuando no hacen un buen trabajo al explicar el alcance del trabajo. A menudo, la carta de compromiso dice una cosa y se queda abierta, y no definen cuándo termina el alcance del trabajo. De repente, esa firma, ese contador se vuelve responsable. Además, una de las amenazas de más rápido crecimiento para los profesionales de la contabilidad que almacenan datos es el robo de la privacidad y la seguridad de los datos o el cibercrimen.
AW: ¿Cuáles son algunas de las principales medidas que pueden adoptar las pequeñas empresas para protegerse de la responsabilidad?
Torvi: Definir claramente las expectativas en una carta de compromiso y retirada. Otra cosa, que es difícil para las pequeñas empresas, es que tienen que ser capaces de decir «no» a los clientes. Necesitan diferenciarse y reducir parte del peso muerto. Deberías saber por qué un cliente quiere contratarte, especialmente después de haber usado otra firma por, digamos, 10 años. Averigua más sobre tu cliente potencial, los servicios que quiere, y lo que pasó en el pasado. Puedes fácilmente estar tomando un cliente problemático. Además, entrena a tu personal, si tienes personal, en lo que es nuevo (actualizaciones del código fiscal, software, preocupaciones sobre privacidad y datos, etc.). No podemos asumir que todos los profesionales de impuestos y contabilidad están haciendo esto. Hay mucha información ahí fuera.
AW: ¿Puede ofrecer asesoramiento a las empresas que amplíen sus servicios a nuevas áreas?
Torvi: Siempre que una empresa se aventura en un área donde no tienes experiencia o entrenamiento, puedes pedir problemas. Consigue el consejo de un profesional experimentado o de un mentor. Si contratas personal para aventurarse en nuevas áreas, asegúrate de que también tienen la experiencia necesaria. Si necesitas hacer un entrenamiento para ponerte al día, hazlo antes de expandirte. Los negocios quieren crecer y expandirse, y es un proceso natural, pero si no estás preparado, puedes llevarte a demandas y a la pérdida de reputación y clientes. Además, construye un equipo de asesoramiento, incluso fuera de la contabilidad, como en el ámbito legal o de los seguros. Ellos pueden ayudar a mantener su empresa en el camino correcto y potencialmente a salvo de la responsabilidad.
John Torvi hablará con más detalle en el próximo evento de Scaling New Heights, del 22 al 25 de mayo. Su sesión, » Una guía de contabilidad para minimizar la responsabilidad profesional, » proporcionará una comprensión profunda de las cuestiones y circunstancias específicas que conducen a las demandas, así como consejos sobre cómo evitar las reclamaciones o quejas por mala práctica. También cubrirá los «entresijos» de una póliza de seguro de responsabilidad profesional.